Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития № 69 от 10.10.2003 г.) – это книга, в которой регистрируются (учитываются) принятые от работников при поступлении на работу и выданные сотрудникам трудовые книжки и вкладыши. Вести эту Книгу обязаны и работодатели-организации, и работодатели–индивидуальные предприниматели.
Принятие нового сотрудника на работу сопряжено с предоставлением работодателю необходимых документов и оформлением трудового соглашения. Факт занятия вакантной должности новым сотрудником отображается в приказе о приеме на работу, после чего в его трудовой книжке делается соответствующая запись.
Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.
В книге делаются записи о следующих событиях:
- Получение от принятого работника его трудовой;
- Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
- Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
- Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
- Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.
Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.
- Требования к регистрационным журналам
- Правила заполнения книги
- Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек. Срок и условия хранения
- Ошибки в книге: их исправление
- Штрафы за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек
- Вопросы – ответы
- 1. Можно ли вести книгу учета трудовых книжек электронно?
- 2. Можно ли пропускать строчки?
Требования к регистрационным журналам
Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:
- Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
- Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
- Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
- После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись, которая содержит:
- названия книги;
- количества прошитых, пронумерованных листов или страниц цифрами и прописью;
- должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- даты оформления журнала.
Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.
В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.
Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.
Правила заполнения книги
Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:
- трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
- впервые оформленных документах,
- вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.
Заполнение книги учета трудовых книжек представим в таблице:
| № граф | Содержание |
| 1 графа | вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. |
| 2,3,4 графы | содержат данные о календарных датах поступления сотрудников на работу, регистрации книжки и вкладыша к ней. Даты могут не совпадать, поскольку статьей 66 ТК РФ оговорено, что трудовые книжки могут быть оформлены на работников, выполняющих свои обязательства на предприятии более 5-ти дней. Правилами ведения (хранения) трудовых книжек установлено (пункт 8), что оформление книжки при первичном оформлении на работу проводится на протяжении недельного срока с момента приема работника на должность. В этой связи рекомендуется отражать в книге учета дату приема сотрудника на работу, а не день заполнения книжки. |
| 5 графа | должна содержать полные данные фамилии, имени и отчества владельца трудовой книжки. Указание инициалов исключено. |
| 6 графа | вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами. |
| 7 графа | содержит сведения о должности, специальности или профессии сотрудника, которая указана в штатном расписании и на которую принимается работник. |
| 8 графа | содержит сведения о названии структурного подразделения (службы, отдела), в которое принимается сотрудник на работу. |
| 9 графа | Вносится дата и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу. |
| 10 графа | содержит подпись ответственного лица работника службы кадров, который провел процедуру принятия и регистрации трудовой книжки. Кадровый специалист несет ответственность за движение и хранение трудовых книжек. |
| 11 графа | Сумма, полученная от работника за заполнение документа. Сумма указывается в рублях. Если за подобные услуги организация не взимает плату, в графе ставится прочерк. |
| 12 графа | Дата выдачи на руки трудовой книжки при прекращении трудового договора |
| 13 графа | следует поставить подпись увольняемого лица, которая удостоверяет получение трудовой книжки и вкладыша. Документ в некоторых случаях может быть отправлен почтой владельцу , в этом случае ставится дата документа почтой. |
Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек. Срок и условия хранения
Книга обычно хранится в том отделе или подразделении предприятия, в чьи функции входит оформление на работу новых сотрудников или их увольнение.
Что касается срока хранения документа, то он довольно длительный и составляет 75 лет. После окончания Книги она сдается на хранение в архив предприятия или любой другой отдел, который выполняет функции хранения документов.
Ошибки в книге: их исправление
Так как журнал заполняется вручную, избежать ошибок не всегда удается.
Если подобная ситуация случилась, необходимо выполнить такие действия:
- в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»}
- ниже указать достоверную информацию}
- чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.
За исправление ошибок в таких документах отвечает определенное приказом руководства организации должностное лицо, чаще всего это сотрудник кадрового отдела, но бывает, что организация малочисленная и в таких случаях роль «кадровика» может выполнять один из секретарей, бухгалтеров или даже руководителей, в случае индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.
Штрафы за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек
В случае отсутствия документа или его неправильного оформления руководитель может быть привлечен к административной ответственности, которая устанавливается ст. 5.27 КоАП.
Размер штрафа в этом случае составит:
- для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
- для лиц, которые осуществляют трудовую деятельность без создания юридического лица — от 1000 до 5000 руб.;
- для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Вопросы – ответы
1. Можно ли вести книгу учета трудовых книжек электронно?
Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается.
Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности. В документ должны быть внесены оригинальные подписи лиц – руководителя предприятия, ответственного работника и сотрудника, получившего документ.
2. Можно ли пропускать строчки?
Записи, внесенные в документы, производятся в хронологическом порядке с соблюдением сквозной нумерации.
Ведение кадровым работником записи с пропуском строк не считается нарушением при условии сохранения порядка нумерации.
- Можно ли в 5 графе бланка писать сокращенное имя и отчество?
Нет, нельзя. Необходимо полностью писать без сокращений.