График отпусков обязателен для работодателя и сотрудников. Однако часто случаются ситуации, когда работники просят перенести отпускные дни на другой период. Решение о переносе принимает руководитель.
График ежегодных оплачиваемых отпусков утверждается заранее, при этом работодатель учитывает пожелания сотрудников и выбранные ими даты для отдыха. Иногда бывает так, что работники по личным причинам в силу возникших обстоятельств хотят изменить запланированный период отпуска. Как быть в такой ситуации работодателю, и какие документы нужно. Читайте также статью ⇒ Кто вправе взять удлиненный отпуск в 2024
Оформление предоставления отпуска не по графику
Чтобы пойти в отпуск не по графику необходимо оформить несколько этапов этой процедуры.
1 Этап – Получение заявления работника о предоставлении отпуска.
- В заявлении указывает даты начала и окончания отпуска, а также его продолжительность. Если у работника есть определенные основания для использования отпуска, при наличии которых работодатель не может отказать в его предоставлении в указанные даты, их также необходимо привести в заявлении;
- Заявление должно быть зарегистрировано в специальной учетной форме, разработанной для регистрации внутренних документов, например в Журнале регистрации заявлений работников. Заявление регистрируется в день поступления. Присвоенный регистрационный номер проставляется на заявлении.
- Для принятия решения по существу изложенной просьбы заявление направляется руководителю организации или иному должностному лицу, имеющему право принимать решения о предоставлении отпусков.
- Получаем заявление с резолюцией руководителя. В резолюции руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица на заявлении определяется сотрудник, которому поручено оформить проект приказа о предоставлении отпуска.
- После ознакомления сотрудника, ответственного за составление проекта приказа о предоставлении отпуска, с заявлением работника и резолюцией работодателя на заявлении проставляется отметка о направлении его в дело. Она включает слова «В дело», а также номер дела, где будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована работником, направляющим документ в дело.
2 – Этап — Издание приказа о предоставлении отпуска работнику не по графику
- Составляется проект приказа о предоставлении отпуска не по графику.
- Приказ подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.
- Регистрируется приказ в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов о предоставлении отпусков. Срок хранения приказа составляет 5 лет.
- С приказом о предоставлении отпуска работник должен быть ознакомлен под роспись.
- Направляется приказ в дело.
3 этап — Оформление записки-расчета.
Данный документ позволяет произвести расчёт выплат, причитающихся в отпускной период работнику. Записка-расчет оформляется по стандартизированной форме Т-60. Форма представляет собой двухсторонний бланк. На первой стороне указывают основные данные об отпуске (даты, начало и окончание отдыха). На второй стороне производятся бухгалтерские расчёты для положенных выплат.
4 этап Оформление табеля учета рабочего времени
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. С этой целью применяется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда, в котором отражаются рабочие дни, ежегодный оплачиваемый отпуск и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск и т.д.
Этап 5 Оформление личной карточки работника
Учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику, ведется в разделе VIII «Отпуск» личной карточки работника. В этом разделе содержатся сведения:
- вид предоставленного работнику отпуска;
- период работы, за который был предоставлен отпуск;
- продолжительность отпуска в календарных днях;
- даты начала и окончания отпуска;
- основание (приказ о предоставлении отпуска).
6 этап – Заполнение графи отпусков.
После предоставления работнику отпуска в графике должны быть зафиксированы фактические даты его использования. Когда фактическая и запланированная даты отпуска не совпадают, в графике отпусков необходимо сделать об этом отметку и указать реквизиты документов, в соответствии с которыми отпуск был предоставлен не по графику (Читайте так же статью ⇒ Заявление на ежегодный отпуск).
Кому предоставляется отпуск не по графикув обязательном порядке с сохранением заработной платы
Очередной отпуск предоставляется каждому работнику в любое время года, по графику отпусков, согласованному и утвержденному данным работодателем. Но есть, некоторые категории работников имеют право на предоставление отпуска не по графику отпусков. В частности, к таким категориям работников относятся:
- сотрудницы, собирающиеся пойти в отпуск по беременности и родам или намеревающиеся выйти из такого отпуска.
- работники, чей возраст не достиг 18 лет
- работники, имеющие знак «Почетный донор России»
- сотрудники, которые прошли процедуру усыновления одного или нескольких детей, не достигших трехмесячного возраста
- сотрудники, являющиеся супругами военнослужащих
- работники, пострадавшие в ходе одной из следующих катастроф: на Чернобыльской АЭС, Семипалатинском полигоне
- работники, имеющие звания Героев Социалистического труда, Героев Труда РФ, полных кавалеров ордена Трудовой Славы
Категории сотрудников, имеющие право на получение отпуска вне графика, могут подать соответствующее заявление в любые сроки: какие-либо требования в этом отношении законодательством не установлены.
Предоставление вне графика отпуска без сохранения заработной платы
Предоставление отпуска для отдельных категорий работников является не правом, а обязанностью работодателя. На это указывает ч. 2 ст. 128 ТК РФ. Итак, работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы следующим категория граждан:
| Категория граждан | Количество календарных дней отпуска |
| участникам ВОВ | До 35 дней в году |
| Работающим пенсионерам по возрасту | До 14 дней в году |
| Работающим инвалидам | До 60 дней в году |
| работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников | До 5 дней |
| родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел,
федеральной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы) |
До 14 дней в году |
Оплата отпуска не по графику
При предоставлении отпуска работнику вне графика, на него распространяются требования о порядке выплаты отпускных, предусмотренные действующим законодательством.
Статья 136 ТК РФ определяет, что причитающиеся сотруднику денежные средства должны быть выплачены ему не позднее, чем за три дня до ухода в отпуск. Действующее законодательство допускает выплату отпускных в более ранние сроки.
Работодатели, сотрудники которых уходят в отпуск не по графику, могут столкнуться с ситуацией, когда заявление об уходе в отпуск работник подает менее, чем за три дня до планируемой даты начала отдыха. В этом случае к работодателю, который не смог соблюсти установленные законодательством сроки выплаты отпускных, не будут применяться меры административной ответственности.