Порядок сокращения рабочего дня в связи с коронавирусом — оформление и образцы документов

Переход на неполный рабочий день в виде сокращенного рабочего дня или недели может быть выходом для работодателей в период коронавируса и карантина из-за эпидемии, главное правильно составить сокращение.

возможно сокращение рабочего времени сотрудников на основании приказа, согласовав с работником новые условия режима работы. В обязательном порядке к трудовому договору необходимо составить дополнительное соглашение, которое изменит существующие условия труда.

1. можно ли сократить день или неделю в связи с коронавирусом?
2. Порядок перехода на неполный график работы
3. Как организовать сокращение рабочего времени для сотрудника?
4. Образец заказа и дополнительное соглашение на сокращенный день или неделю
5. Меры поддержки работодателей между карантином и эпидемией в 2020 году

Можно ли сократить день или неделю в связи с коронавирусом?

Да, работодатель может сократить рабочее время сотрудника во время эпидемии, чтобы сохранить работу компании.

Президент РФ и правительство настоятельно рекомендуют стараться удерживать работников даже в разгар эпидемии коронавируса. Организациям пострадавших производств даже предлагается выплачивать бесплатную материальную помощь в случае максимального сохранения занятости в размере 12 130 рублей на каждого работника. Первые выплаты начнутся уже в мае и продлятся три месяца.

Сокращение рабочего времени может стать выходом для бизнеса, продолжающего работать в период карантина на фоне снижения интереса клиентов и снижения доходов.

Работодатель может выбрать, как именно сократить рабочее время: уменьшить количество отработанных часов каждый день или уменьшить количество рабочих дней в течение недели.

Нормой рабочего времени (ст. 91 ТК РФ) является пятидневная (реже шестидневная) рабочая неделя в размере 40 часов.

Чаще всего устанавливается пятидневная неделя по 8 часов в день. Продолжительность недели не может превышать 40 рабочих часов.

Если между работником и работодателем достигнута договоренность на основании статьи 93 ТК РФ, указанная нормальная продолжительность рабочего времени может быть сокращена. Снижение может быть временным или постоянным. Он может сократить продолжительность дня (количество рабочих часов) или неделю (количество рабочих дней).

Например, вы можете сократить свое рабочее время в 2 раза, установив 4-часовой рабочий день вместо 8-часового. Или вместо 5 дней в неделю работайте 3 дня в неделю.

В контексте коронавируса решение о сокращении дня или недели может быть принято в кратчайшие сроки с согласия обеих сторон трудовых отношений.

Кроме того, работодатель может инициировать изменения по собственной инициативе, в соответствии со статьей 74 ТК РФ, уведомив об этом работника за 2 месяца. Однако это не рационально во время вспышки коронавируса, когда требуются немедленные действия. Единственный выход для быстрого решения о сокращении рабочего времени в текущих условиях — добровольное согласие сотрудника на изменения.

Неполный рабочий день или неделя в период коронавируса могут быть очень удобными для минимизации контактов с персоналом. Например, вы можете перевести часть сотрудников на работу до обеда, вторую — после обеда. Или организовать работу разных групп работников в разные дни недели. Эти действия станут неотъемлемой частью мер по предотвращению распространения коронавируса внутри организации.

Порядок перевода на неполный график работы

Процедура перехода на сокращенный режим работы должна быть оформлена строго в соответствии с ТК РФ. Инициатором изменения может быть работодатель или сотрудник.

Рабочее время может быть сокращено в зависимости от:

• статья 93 ТК РФ — по соглашению сторон;
• статья 74 ТК РФ — по инициативе работодателя.

На основании статьи 74 ТК РФ работодатель обязан письменно информировать работника об изменении условий трудового договора в связи с сокращением (например, о неполном рабочем дне или неделя) за 2 месяца вперед. Если работник выступает против сокращения рабочего времени в связи с изменением организационных или технологических условий труда, увольнение оформляется в соответствии с п. 2 ст. 81 ТК РФ. Но применение статьи 74 ТК РФ в период коронавируса нерационально.

При согласии сотрудника возможно заключение дополнительного соглашения в более ранний срок, что особенно важно в условиях коронавируса, со ссылкой на статью 93 ТК РФ.

Условие количества часов и рабочих дней прописывается в трудовом договоре. Если этот срок сокращается, изменения в договор должны быть внесены посредством отдельного дополнительного соглашения.

В целом процедура перехода на неполный сокращенный режим работы сводится к следующим этапам:

• Шаг 1. Предложите сотруднику сократить рабочее время (желательно письменно).
• Шаг 2. Получите согласие сотрудника на работу неполный рабочий день (желательно также в письменной форме).
• Шаг 3. Составление дополнительного соглашения к трудовому договору на новых условиях.
• Шаг 4. Оформление заказа на сокращенный рабочий день или неделю (перевод на неполный рабочий день).
• Шаг 5. Ознакомление сотрудника с заказом для сокращения времени.

Как оформить сокращение рабочего времени для сотрудника?

Для записи сокращенного дня или недели необходимо оформить следующие документы:

• уведомление о переводе на неполный рабочий день;
• согласие работника на изменение условий труда;
• дополнительное соглашение к трудовому договору;
• чтобы сократить продолжительность дня или недели.

Если изменения принимаются по взаимному соглашению сторон, соглашения могут быть достигнуты в устной форме без письменного уведомления и согласия.

Дополнительное соглашение, подписанное обеими сторонами, подтвердит согласие обеих сторон на сокращенные условия труда.

Дополнительное соглашение должно содержать только те условия, которые меняются по отношению к действующему трудовому договору. В тексте дополнительного соглашения необходимо указать реквизиты трудового договора, к которому оно прилагается, реквизиты работника и организации, прописать новый график работы, продолжительность рабочего времени и отдыха, а также указать период, на который было заключено настоящее соглашение. По истечении срока дополнительный договор истекает, и трудовые отношения продолжаются в сроки, предусмотренные трудовым договором.

Договор должен быть составлен в двух идентичных экземплярах, после подписания каждая сторона получает свой документ и прилагает его к трудовому договору.

Пример дополнительного соглашения о введении сокращенного рабочего времени (его словесно можно скачать в статье ниже):

Приказ о введении неполного рабочего времени составляется после подготовки дополнительного соглашения, он может быть оформлен в отношении сотрудника или группы, подразделения или всего предприятия в целом.

В тексте постановления содержится ссылка на необходимость предотвращения распространения коронавируса на территории компании и даны поручения руководителя:

• установить неполный рабочий день (сокращенный рабочий день или неделя) с указанием рабочего времени и перерывов;
• установить срок действия изменений (можно опустить конкретные даты, но написать предложение «до введения режима повседневной деятельности»;
• определить порядок расчета заработной платы в период сокращения — пропорционально отработанному времени.

Приказ подписывается начальником, все сотрудники знают его под своей подписью.

Пример заказа на введение неполного режима работы:

Образец приказа и дополнительного соглашения о сокращенном дне или неделе

Меры поддержки для работодателей на фоне карантина и эпидемии в 2020 году

Задача руководителей во время вспышки коронавируса — попытаться сохранить рабочие места как можно дольше. В помощь бизнесу были приняты следующие меры:

• рассрочка и рассрочка по уплате налогов;
• отсрочка выплаты взносов;
• 2-кратное снижение ставок по страховым взносам;
• бесплатная финансовая помощь организациям, сохранившим свои рабочие места;
• кредитные каникулы;
• отсрочка арендных платежей;
• беспроцентные ссуды на выплату заработной платы.