Если сотрудник уходит отдыхать, кто-то должен делать за него работу во время его отсутствия. Возможно возложение заочных обязанностей на другого сотрудника на основании постановления.
В статье рассматриваются особенности его конструкции, когда необходимо передать полномочия рядовому сотруднику, директору, главному бухгалтеру.
- Как передать функции другому сотруднику?
- Как запросить период временного отсутствия основного сотрудника?
- Регистрация в случае отсутствия генерального директора
- При замене главного бухгалтера
- Скачать образцы
- Выводы
Как возложить функции на другого сотрудника?
Если человек уходит в отпуск, его должностные обязанности могут быть возложены на другого. При этом нельзя просто словесно заставить другого сотрудника выполнять дополнительные функции, чем отсутствующий.
У каждого сотрудника есть должностная инструкция, по которой он работает. Если ему поручаются дополнительные функции, он не обязан их выполнять, если только не был издан приказ о назначении функций.
Передача дополнительных работ сопровождается соответствующим приложением, которое необходимо указать в заказе.
При выборе замены следует тщательно учитывать его уровень знаний и опыта. Необходимо сравнить требуемый уровень квалификации с фактическим.
Некоторые должности требуют специального образования, знаний и опыта работы.
Например, главного бухгалтера может заменить руководитель, а в редких случаях — другой сотрудник, если он соответствует необходимой квалификации.
Важный момент: перед передачей обязанностей сотрудника, отсутствующего в связи с отпуском, другому необходимо получить письменное согласие соискателя на замену.
Невозможно заставить сотрудника выполнять рабочие обязанности другого из-за его отсутствия.
Порядок распределения обязанностей на время отпуска должен быть добровольным.
Для получения согласия человека необходимо стимулировать, например, путем оплаты билета или предоставления отпуска в будущем.
Как оформить на период временного отсутствия основного работника?
Если сотрудник, не входящий в состав руководства, уходит в отпуск, его может выполнять другой специалист соответствующего уровня и аналогичного уровня подготовки.
Это может быть сотрудник той же должности или аналогичной должности, или того же отдела, что и отсутствующий.
То есть сотрудник должен полностью понимать суть обязанностей отдыхающего, а также должен соглашаться с возложением на него дополнительных функций.
лучше всего получить согласие в письменной форме, чтобы в будущем не было конфликтов.
требовать от замещающего исполнения обязанностей отдыхающего можно только при наличии соответствующего приказа. При этом была проведена процедура ее знакомства под роспись.
Если приказа нет или в нем нет вступительной подписи, нельзя заставлять одного сотрудника работать на другого.
В приказе о временной замене на период отпуска должны быть указаны:
- место и дата составления;
- причина регистрации и документальное обоснование;
- положение о передаче обязанностей одного работника другому на время отпуска (указываются конкретные сроки);
- приказ об установлении доплаты за выполнение дополнительного объема работ;
- подпись утверждения директора;
- вступительная подпись заменяющего.
Если выбранный человек не желает заменять сотрудника и выполнять его работу, не дает согласия и не подписывает приказ, то вы не можете заставить его это сделать.
Вы должны выбрать другого человека.
Оформление, если отсутствует генеральный директор
Глава компании выполняет определенные функции, с которыми могут справиться не все сотрудники в организации.
При выборе замены законных требований нет. Необязательно иметь определенный уровень образования или иметь большой опыт работы в сфере управления, специальных знаний и навыков не требуется.
Однако в интересах самого генерального директора выбрать себе временную замену наиболее правильным и грамотным способом, обеспечивающим нормальное функционирование предприятия и минимизирующим риски.
Обычно полномочия руководителя возлагаются на его заместителя или главного бухгалтера. В этом случае этому человеку назначается доплата за проведение увеличения объема работ.
В приказе о возложении полномочий администратора должны быть указаны:
- кто выбирает замену;
- какие обязанности возложены на него;
- как долго их придется выполнять;
- какую дополнительную оплату и другие льготы получает депутат.
Приказ утверждается директором, после чего передается заместителю для ознакомления. Если согласен, то ставит свою подпись.
Также рекомендуется получить отдельное письменное согласие замещающего лица, которое обязуется выполнять обязанности директора, отсутствующего в период отпуска.
При замещении главного бухгалтера
Большие сложности с распределением обязанностей возникает в случае, если главный бухгалтер уходит в отпуск. У такого сотрудника есть определенные обязанности, с которыми не каждый может справиться.
Лицо, выполняющее функции главного бухгалтера, должно иметь необходимое образование, знания в области налогового и бухгалтерского права.
Обычно главного бухгалтера заменяет сам руководитель компании.
В редких случаях эти функции возлагаются на других сотрудников, например, бухгалтера.
В любом случае сотрудник, которому передаются функции главного бухгалтера, должен с этим согласиться. А для дальнейшей работы необходимо внести дополнительную плату.
Скачать образцы
Скачать приказ о замене сотрудника на отпуск — образец.
Вот как выглядит образец:
Скачать приказ о возложении на директора обязанностей: образец.
Вот как выглядит образец:
Выводы
Когда сотрудник уходит в отпуск, его работу можно поручить другому сотруднику. В этом случае необходимо получить согласие заменяющего.
В приказе указано, кто будет выполнять обязанности заочного, сколько времени и за какую доплату.
обязательно ознакомить с заказом ответственного за дополнительные работы.