Как работать с электронными больничными работодателю в 2024 году

Переход на электронные больничные позволит начислять и производить выплаты больничных и декретных пособий без лишнего документооборота с ФСС. Кроме того, риск, что ФСС откажет в выплате пособий по электронному больничному минимальный. В статье рассмотрим как перейти на электронные больничные и как работать с электронными больничными работодателю.

Электронный больничный листок

С июля 2017 года в нашей стране наряду с бумажными больничными листками действуют и электронные листки. Выдавать такие листки могут не все медучреждения, а только те, которые подключены к системе взаимодействия с ФСС РФ. Врач не будет в этом случае заполнять больничный на бумаге, а внесет все данные в электронную карту или базу и после окончания лечения сообщит работнику только номер больничного (Читайте также статью ⇒ Определение размера пособия по временной нетрудоспособности в 2024).

Важно! Электронный больничный имеет такую же юридическую силу, как и бумажный.

Условия для перехода на электронные больничные

В электронном виде больничные листы формируют в системе ЕИИС «Соцстрах». Для того, чтобы работодатель мог перейти на такие листы, необходимо соблюдение следующих условий:

• Работодатель является участником ЕИИС «Соцстрах»;
• Медучреждение должно быть подключено к ЕИИС «Соцстрах»;
• Работник в медучреждении заполнял согласие по формированию больничных листов в электронном виде, а также на обработку своих персональных данных.

Стать участником ЕИИС «Соцстрах» работодатель может, установив ПО с подключенными сервисами ФСС. Причем, компании могут разработать программу самостоятельно, а могут воспользоваться программой, которую ФСС предоставляет бесплатно. Это программа «Подготовка расчетов для ФСС», ее необходимо сказать с сайта ФСС и установить на рабочий компьютер. Кроме самой программы также можно скачать и инструкцию по работе с ней.

Помимо этого, потребуется заключить соглашение с ФСС об информационном взаимодействии. Как правило, соцстрах всем страхователям отправляет письма с информацией по заключению соглашения на обмен данными в электронном виде. Работодатель может подать его с подписью руководителя в свой ФСС на бумаге.

Регистрация работодателя на портале Госуслуг

Прежде чем начать работать с электронными больничными, работодателю необходимо получить электронную подпись. Причем она должна подходить для системы ЕИИС. Приобрести подпись можно в удостоверяющем центре. Если компания уже использует электронную подпись для отправки отчетов по ТКС, то необходимо поинтересоваться у оператора, подойдет ли она для взаимодействия с ФСС по вопросам больничных.

После получения подписи, необходимо пройти регистрацию на портале Госуслуг. Для этого сначала регистрируется как физлицо руководитель компании и получает учетную запись. Через запись руководителя уже создается учетная запись компании, либо ИП.

Регистрация работников на сайте Госуслуг

Помимо работодателя, на портале госуслуг зарегистрироваться должен и работник. Оформить больничный в электронном виде смогут только те граждане, которые имеют учетную запись на сайте Госуслуг. При этом учетная запись должна быть подтвержденная. Если компания хочет перейти на электронные больничные, потребуется сделать рассылку всем сотрудникам в предложением пройти регистрацию на этом портале. Те работники, кто откажется от прохождения регистрации получать больничные смогут только на бумажном носителе.

Порядок приема электронного больничного

На сайте ФСС необходимо зайти на страницу «ФСС: Электронные кабинеты» (cabinets.fss.ru) и выбрать «Кабинет страхователя». После этого нажимаем кнопку «Вход в кабинет». После этого для входа в «Кабинет страхователя» необходимо ввести логин и пароль учетной записи, созданной на Едином портале гос- и муниципальных услуг. При этом нужно, чтобы созданная учетная запись была подтвержденной.

После входа в «Кабинет страхователя» появится диалоговое окно, где необходимо выбрать сертификат электронной подписи, если у работодателя их более, чем один. После чего нажать кнопку «ОК». «Кабинет страхователя» имеет 4 вкладки:

• «Электронные листы нетрудоспособности», где содержатся все больничные листы по сотрудникам работодателя;
• «Журнал обмена данными» с ФСС;
• «Журнал реестров», которые работодатель отправил в ФСС;
• «Журнал пособий», которые работодатель выплатил работникам.

В журнале «Электронные листы нетрудоспособности» будут отражаться данные по сотрудникам (ФИО, СНИЛС), дата выдачи больничного, а также период нетрудоспособности по каждому сотруднику.

Через «Кабинет страхователя» работодатель может осуществлять следующие действия:

• своевременно получать информацию о новом больничном, закрытым медучреждением;
• Заполнять больничный в разделе «Заполняется работодателем»;
• Просматривать больничные в электронном варианте, а также их распечатывать;
• Отправлять электронные больничные на экспорт для загрузки в ПО, к помощью которого будет создаваться реестры и отправляться больничный в ФСС;
• Просматривать реестры тех больничных, которые уже отправлены в ФСС;
• Просматривать журнал по обмену данными с ФСС.

Как работать с электронными больничными

Для заполнения больничного для начала его необходимо запросить в базе данных ФСС, для чего вводится номер больничного, а также СНИЛС сотрудника и нажимается кнопка «Получить ЛН». После этого будет выведен запрашиваемый работодателем больничный лист, с которым можно выполнить некоторые действия:

• Удалить его из журнала – для этого нужно нажать кнопку «Отвязать»;
• Уничтожить больничный – для этого нажимают кнопку «Прекратить действие»;
• Экспортировать в файл и др.

Для выгрузки больничного нужно нажать кнопку «Экспорт в файл». Заполнить электронный больничный можно на вкладке «Заполняется работодателем». Здесь заполняются все необходимы сведения:

• Наименование работодателя;
• Реквизиты работодателя (регистрационный номер, код подчиненности, ИНН);
• ФИО руководителя и главного бухгалтера;
• Данные по среднему заработку работника, а также по среднедневному заработку;
• Страховой стаж работника;
• Период нетрудоспособности, за который начисляется пособие;
• Сумма пособия, подлежащая выплате за счет ФСС и за счет работодателя – расписываются отдельно, а затем общая сумма пособия.

Заполнив требуемые сведения, необходимо нажать «Сохранить», после чего в программе будут сохранены данные, а затем отправлены в ФСС.

Порядок взаимодействия с ФСС

Взаимодействие между ФСС, работником и работодателем представляет собой следующий порядок действий:

• Работник в поликлинике или больнице подписывает согласие на оформление ему больничного в электронном виде. По окончании лечения врач сообщит работнику номер больничного листа;
• Сотрудник сообщает своему работодателю номер электронного больничного;
• Работодатель запрашивает больничный у ФСС по номеру и СНИЛС;
• Работодатель производит расчет пособия, после чего заполняет электронный лист и направляет его в ФСС, а также выплачивает работнику пособие.

Важно! Через «Личный кабинет» работник может отслеживать о собственных больничных, а также о размерах пособий, начисленных по ним.

Если работодатель не работает с электронными больничными

Важно! Работник или работодатель могут отказаться от электронных больничных, в этом случае листок оформляется на бумаге и как прежде передается в ФСС для проверки и возмещения пособия.

Работодатель не обязан формировать больничный в электронном формате, как и прежде он имеет право работать с бумажными листками, но об этом стоит предупредить своих работников. В этом случае работник оформит больничный на бумаге, а не в электронном виде. А если он все же оформил больничный лист в электронном виде, работодатель может направить работника заменить его на бумажный. Работник обратиться в медучреждение, выдавшее ему электронный больничный, после чего он будет недействительным, а работнику выдадут больничный на бумаге (Письмо ФСС РФ №02-09-11/22-05-13462 от 11.08.2017) (Читайте также статью ⇒ Справка расчет по временной нетрудоспособности).

Законодательная база