Компенсация транспортных расходов в 2024 году

В том случае, если исполнение служебных обязанностей сотрудника напрямую связано с частыми, зачастую даже ежедневными, разъездами, работодатель обязан выплачивать ему компенсацию транспортных затрат. Отправиться в поездку работник может на личном автомобиле, на служебном транспорте, на общественном транспорте — в любом случае ему будет положена компенсация транспортных расходов.

В каких случаях полагается компенсация транспортных расходов сотрудникам

В трудовом законодательстве рассматриваются все случаи, когда наниматель обязан выплачивать своим сотрудникам компенсацию затрат, понесенных из-за разъездного характера работ. Так, согласно положениям Трудового кодекса, компенсации подлежат следующие затраты работника:

• на оплату имущества, взятого в аренду, и расходов на его содержание и использование;
• на покупку билетов на проезд в общественном и междугороднем транспорте и оплату услуг такси при возникновении необходимости;
• на ГСМ и ремонт личного автомобиля во время использования в служебных целях.

Размер компенсации за эксплуатацию личного автомобиля в служебных целях должен быть прописан в локальных нормативных актах и в договоре с сотрудником. При определении суммы возмещения расходов необходимо опираться на требования Трудового кодекса.

Читайте также статью ⇒ «Компенсация расходов сотруднику».

В каком размере выплачивается компенсация транспортных расходов

Положения Трудового кодекса не обязывают работодателей устанавливать размеры компенсаций транспортных затрат в каких-либо определенных рамках — на законодательном уровне не существует минимального и максимального размера возмещения. А потому при трудоустройстве работник и наниматель должны согласовать приемлемую для них обоих величину компенсации

Работодатель может назначить компенсацию служащему, даже если его личный транспорт использовался в рабочих целях лишь единожды. Компенсация за износ транспортного средства может быть может быть обозначена отдельной строкой, как и любая из прямых затрат в ходе эксплуатации машины (бензин, масло, тормозная жидкость, антифриз, техосмотр, ремонт и т.д.). То есть можно выплачивать не общую сумму возмещения, а разбить ее по статьям расходов.

Чтобы обосновать перед налоговыми органами затраты предпринимателя на выплату компенсаций, руководитель фирмы должен прописать схему вычисления суммы компенсации в локальных нормативных актах, учитывая при этом пробег машины, СПИ, частоту эксплуатации транспорта в служебных целях и т.д.

Существуют установленные нормы по выплате компенсаций, в рамках которых работодатель вправе действовать, чтобы иметь в дальнейшем возможность списать затраты в «прочие расходы» для уменьшения налогооблагаемой базы:

• за эксплуатацию мотоцикла ему позволено списать 600 рублей в месяц, причем объем двигателя не имеет значения;
• за использование легкового авто разрешается списать 1200 рублей в месяц (объем мотора — до 2000 куб. см.) или 1,5 тысячи рублей в месяц за транспорт, объем двигателя которого превышает 2000 куб. см.

Читайте также статью ⇒ «Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2024 году».

Какие документы подтверждают понесенные транспортные расходы

Чтобы получать компенсацию транспортных затрат в полном объеме, должны быть в наличии следующие документы, доказывающие обоснованность возмещения транспортных расходов:

1. Приложение к основному трудовому договору о порядке эксплуатации личной машины в служебных целях (письменный договор о выплате компенсации за использование транспорта сотрудника).
2. Ксерокопия свидетельства о регистрации автомобиля.
3. Маршрутные листы, журналы поездок, служебные записки, путевые листы и любые другие первичные документы.
4. Чеки, квитанции, накладные на покупку бензина и прочих горюче-смазочных материалов, на оплату ремонта и платной стоянки (собираются с целью представления с авансовым отчетом для получения компенсации).

Как рассчитывается компенсация транспортных расходов: пример

Работодатель и сотрудник заключили соглашение, согласно которому работника каждый месяц получает:

• компенсацию за эксплуатацию личного автомобиля в размере 5 тысяч рублей;
• компенсацию расходов на покупку ГСМ (по нормам — 7 литров на 100 километров для марки машины, эксплуатируемой сотрудником).

За последний месяц сотрудник передал в бухгалтерию отчет и чеки с авто-заправочной станции, в которых указал пробег машины за рассматриваемый месяц (690 км). Тогда бухгалтерия выплатила работнику:

• возмещение расходов в сумме 5 тысяч рублей (из которых наниматель имеет право списать в затраты при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль только 1,2 тыс. рублей);
• компенсация оплаты ГСМ = 7л. х 690 км. : 100 км. х 48 руб. (стоимость бензина по чекам на момент выплаты компенсации) = 2 318 рублей 40 копеек.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Сотрудник, который работает курьером, вынужден пользоваться услугами общественного транспорта. Ему не выплачивается компенсация расходов на проезд.

Комментарий: Поскольку разъезды связаны со служебными обязанностями, сотруднику должны быть компенсированы затраты, связанные с оплатой проезда на любом виде общественного транспорта.

Ошибка: Сотрудник пользовался услугами такси тогда, когда можно было проехать автобусом по служебным делам. Работник требует компенсировать ему расходы на такси.

Комментарий: Работодатель обязан компенсировать только обоснованные транспортные расходы. Такси должно использоваться в крайних случаях, или если имеет место особый характер работ.

Ответы на распространенные вопросы о том, когда выплачивается компенсация транспортных расходов сотрудникам компаний

Вопрос №1: Какие расходы подлежат компенсации, если компания арендует у сотрудника автомобиль, которым он же и управляет?

Ответ: В таком случае возмещению подлежат расходы на саму аренду транспорта, на бензин и прочие горюче-смазочные материалы, техосмотр машины, ремонт, содержание авто.

Вопрос №2: Какие сведения непременно должны присутствовать в договоре между работодателем и сотрудником о возмещении транспортных расходов?

Ответ: Поскольку, Трудовой кодекс не предписывает каким-либо особым образом назначать компенсацию затрат на проезд сотрудника по служебным делам, в договоре нужно указать размер компенсации, способ расчета и особенности выплаты.

? Видео-советы. Можно ли учитывать в расходах компенсацию сотрудникам затрат на ГСМ, если они используют личные автомобили?