| Оглавление:
1. Общие требования к приходно-расходной книге 2. Инструкция по заполнению + образец |
Документ:
Скачать приходно-расходную книгу Скачать образец заполнения книги |
Действующее законодательство обязывает работодателя вести учет чистых формуляров трудовых книжек (вкладышей). С этой целью постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 была утверждена форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Приложение № 2 к данному НПА).
Книга (журнал) учета, как правило, ведется в бухгалтерии лицом, уполномоченным распоряжением руководителя (ИП). В ней фиксируются все операции, связанные с получением и расходованием бланков, с обязательным указанием серии и номера каждого отдельного формуляра.
Общие требования к приходно-расходной книге
1) Сквозная нумерация. Нумеровать книгу можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.
2) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае может вызвать претензии со стороны проверяющих органов.
3) Заверительная запись.
На задней обложке книги делается заверительная запись, которая должна содержать:
- название документа;
- количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
- дату начала ведения журнала;
- подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.
Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение журнала, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.
Срок хранения приходно-расходной книги составляет 5 лет (подп. «г» ст. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
В связи с этим целесообразно ежегодно заводить новый журнал. Такой порядок позволит своевременно утилизировать документы с истекшим сроком хранения.
Инструкция по заполнению
Унифицированная форма представляет собой таблицу из 12 столбцов, которые заполняются следующим образом:
|
Порядковый номер столбца |
Содержание |
|
1 |
Проставляется порядковый номер записи |
|
2, 3, 4 |
Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ |
|
5 |
Заполняется название организации — поставщика бланков или должность и ФИО кадрового сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек и вкладышей, по заявке которого производится выдача формуляров |
|
6 |
Указывается наименование и реквизиты документа, на основании которого были оприходованы / списаны формуляры (товарная накладная, заявка от сотрудника отдела кадров, акт уничтожения формуляра) |
|
7, 8, 9 |
Заполняются при поступлении бланков в организацию.
В этом случае нужно в соответствующем столбце (7 – трудовые книжки, 8 – вкладыши) записать общее количество экземпляров и перечислить реквизиты (серию и номер) каждого отдельного бланка, а в столбце 9 указать общую стоимость партии (с учетом НДС) |
|
10, 11, 12 |
Заполняются при списании формуляров.
В соответствующем столбце (10 – трудовые книжки, 11 – вкладыши) указывается количество израсходованных бланков и их реквизиты, а в столбце 12 — их стоимость, подлежащая возмещению работниками компании (с учетом НДС) |
Сотрудник, ответственный за ведение приходно-расходной книги, должен ежемесячно составлять отчет о количестве чистых формуляров, имеющихся в наличии, количестве списанных бланков и суммах, полученных от работников в качестве компенсации затрат работодателя.
Примечание: если кадровик испортил бланк в процессе заполнения, непригодный документ подлежит утилизации. При этом составляется акт об уничтожении в свободной форме, в который нужно вклеить идентификатор испорченного бланка (вырезанное поле с серией и номером).
Образец заполнения приходно-расходной книги
Как внести исправления в журнал
Исправления в приходно-расходную книгу заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:
- в чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
- строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
- под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.
Ответственность за отсутствие приходно-расходной книги
За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права работодателю грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
- предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.
Читайте более подробно: Приходно-расходная книга трудовых книжек