С каждым годом появляются все больше новых программных обеспечений для упрощения работы с документооборотом организации, которые упрощают ведение учета, а также увеличивают скорость поиска и обработки данных. На законодательном уровне уже не первый год обсуждается создание единой электронной базы для учета данных по трудовым книжкам. Читайте также статью ⇒ «Как восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд России«.
Общие сведения по заполнению бумажной версии трудовой книжки
Каждая организация, которая ведет документооборот, знает о существовании, как гласных, так и негласных правилах оформления документов. Они могут немного видоизменяться в рамках существующего законодательства и деловой этики. При этом общие принципы остаются неизменными для всех. Это же и касается правил заполнения и ведения трудовой книжки, так как данный документ является собственностью самого работника, а внесенные данные должны быть понятны всем без исключения и не вызывать вопросов:
- Фамилия и инициалы работника должны полностью соответствовать паспортным данным или любому другому документу подтверждающему личность сотрудника. Некорректность даже в одной букве приведет к тому, что документ будет признан не действительным.
- На первом листе должна стоять печать организации, которая завела данную книжку для своего нового работника и внесла все сведения о нем. Отсутствие печати также привести к признанию данного документа не действительным.
- Каждая запись должна сопровождаться проставлением печати организации и подписи уполномоченного лица. При этом все записи должны вносить ручкой одного цвета (желательно не гелиевыми ручками).
- Даты должны проставляться без ошибок, так как это может быть признано мошенничеством. Даты в трудовой книжке свидетельствуют о трудовом стаже работника, и умышленное искажение может аннулировать данный документ.
- Все записи вносят в полном формате без каких-либо сокращений, каждая запись должна ссылаться на соответствующую статью в трудовом кодексе.
Читайте также статью ⇒ «Исправления в трудовой книжке в 2024«.
Преимущества использования трудовой книжки в электронном виде
Электронный документооборот уже давно признан более эффективной системой учета первичных документов, чем обычный бумажный. Он не требует специальных помещений для хранения, обеспечивает быстрый доступ к любому документу, не покидая рабочее место. А если этот формат электронного документооборота еще и в выведен в формат электронной открытой базы, доступ к которой может получить любая организации при оформлении специального разрешения, то это упрощает передачу данных в разы. Поэтому можно выделить следующие преимущества электронных трудовых книг:
- Хранение данных об опыте работы сотрудника и быстрый доступ к ней. Исключается возможность утери данных о предыдущем опыте работе, работодатель всегда может обратиться к электронной версии и внести необходимые данные о трудовых изменениях своего работника.
- Данная система не обременит работодателя дополнительными обязанностями. Электронная база будет вестись на основе данных пенсионного фонда и сведения, которые работодатель передает в данный фонд дополняться незначительными пунктами.
- Электронная система учета трудовой деятельности будет направлена на защиту персональных данных, и без ведома работника данные сведения о его опыте работы никто не сможет получить, кроме уполномоченных органов власти.
- Также данная система упростит трудоустройство граждан, которые занимаются удаленной трудовой деятельности. Работодатель просто сможет передать се данные о его новом работника по номеру в пенсионный фонд, не требуя от работника предоставления трудовой книжки.
Трудовые книжки бумажные или электронные
Как и любые нововведения не все воспринимают их с должным энтузиазмом. Это обусловлено тем, что все новое необходимо внедрять в рабочий процесс, обучать персонал, адаптировать внутреннюю систему учета и т.д. И руководители начинают задумываться, стоит ли оно того. Поэтому чтобы разобрать в преимуществах и недостатках, ниже приведена сравнительная таблица.
| Характеристики трудовой книжки | Бумажная версия | Электронная версия |
| Отражение информации о трудовой деятельности: наименование организации, дата начала работы и завершения, должность и т.д. | Данные заполняются сотрудником отдела кадров в личную трудовую книжку сотрудника, не допускается совершение ошибок | Информация предоставляется в пенсионный фонд по форме, утвержденной специально для данного случая. Данные могут быть скорректированы при необходимости |
| Исправление ошибок (на предыдущем и настоящем рабочих местах) | Для исправления ошибки совершенной сотрудниками отдела кадров с предыдущего место работы, работнику придется лично обращаться на прежнее место работы для получения уточняющего документа | Исправление вносится через отправку уточняющей формы в пенсионный фонд, при наличии бумажной версии уточнение вносится сотрудником отдела кадров |
| Передача информации о трудовом опыте работника | Передача данных происходит через самого сотрудника посредством предоставления им в отдел кадров трудовой книжки. В случае ее утери, заводится новая книжка, а восстановить старую достаточно проблематично и занимает много времени и сил | Вся информация хранится на сервисе пенсионного фонда, и передача информации происходит через специальный запрос после получения согласия самого сотрудника. Даже при утере документа все данные можно легко восстановить |
Стоит ли внедрять электронный документооборот в организацию
Система ведения электронного документооборота все больше и больше используется многими организациями. Это своеобразные бизнес процессы, которые во многом упрощают всю деятельность организации. Хотя стоит отметить, что такие системы обычно достаточно дорогостоящие при всех их преимуществах, поэтому прежде чем внедрят ту или иную систему необходимо оценить целесообразность таких нововведений:
- Когда бумажный документооборот теряет свою эффективность: документы теряются, номера путаются, не доставляются адресату в положенные сроки и т.д. Руководители должны задуматься о начале внедрения элементарных вещей документооборота, передача данных через электронные почты с сохранением переписок на сервера, создание электронного архива с фильтрами на доступ (в зависимости от должностных обязанностей сотрудника и его правами доступа к разного рода документам).
- Ускорение процесса передачи документов и производственных задач напрямую влияют на эффективность и прибыльность организации в целом. Скорость обработки входящей и исходящей информации для многих организаций очень важна, это один из показателей конкурентоспособности и умение быстро реагировать на всевозможные ситуации.
- Необходимость создания более сложной системы бизнес процессов на основе электронного документооборота позволяет разработать пассивную систему оценки персонала на основе бизнес задач. Это дает доступ ко всей документации с рабочего места, позволяет устанавливать сроки выполнения и обработки входящей информации, удаленное отслеживание рабочего процесса руководителем и т.д. Но чем сложнее такие системы, тем они дороже, так как требуют разработки огромного количества возможных алгоритмов действия, которые должны обеспечивать целостность работы без выпадений и задержек. Поэтому для внедрения чаще всего привлекают сторонние организации, которые собирают все положения руководителей и обычных сотрудников и далее учитывает все это в единой системе.