Аудит расчетов с подотчетными лицами в 2024 году

При проведении внутреннего или внешнего аудита, в обязательном порядке проводится аудит расчетов с подотчетными лицами. Данный участок учета небольшой, однако проведение данного аудита необходимо для выявления его слабых мест. В статье рассмотрим порядок, по которому проводится аудит расчетов с подотчетными лицами компании.

Для чего нужен аудит расчетов в подотчетными лицами

Под подотчетными лицами понимают работников компании, у которых есть возможность получения и использования денежных средств организации, которые выдаются им наличными или по безналу. Денежные средства подотчетникам могут выдаваться как в кассе так и путем перевода на карту. В данные виды расчета включаются:

  • выдача денежных средств на командировки (по РФ и за пределы РФ);
  • покупку материалов с целью обеспечения производственного процесса;
  • расходы, понесенные при осуществлении деятельности (представительские расходы, транспортные расходы);
  • приобретение запчастей, мелкой бытовой техники;
  • иные затраты согласно действующих норм законодательства.

Несмотря на то, что данный участок учета кажется на первый взгляд простым, нарушения по нему встречаются довольно часто. Поэтому как кассир, так и бухгалтер должны учитывать некоторые особенности, соблюдать кассовую дисциплину, проводить проверку подлинности предоставленных документов, а также отсутствие мошенничества. При проведении аудита проверке подлежат не только авансовые отчеты, но и все документы, на основании которых производится выдача денежных средств (Читайте также статью ⇒ Аудит кассовых операций 2018).

Какие вопросы рассматривает аудитор

Аудитором рассматривается следующий ряд вопросов:

  • право лица на получение подотчетных сумм;
  • отсутствие задолженности по взятым ранее обязательствам (отчеты, которые подтверждают трату денежных средств, чеки, накладные должны быть предоставлены);
  • порядок оформления первичных документов, в том числе сроки оформления, порядок оформления, а также порядок предъявления;
  • сроки предоставления отчетности, а также сдачи остатка денежных средств;
  • подлинность всех предъявленных документов.

Данный перечень вопросов не является исчерпывающим, он может быть расширен. Главное в данном случае знать, что расчеты с подотчетными лицами дают довольно много лазеек для мошеннических схем. Поэтому проведение аудита является важным и даже необходимым в каждой организации мероприятием.

Законодательная база

Для осуществления проверки данного участка учета, следует полагаться на законодательные акты и нормы. К основным нормативно-правовым актам, регламентирующим данный вопрос, относят:

  1. Закон «О бухгалтерском учете».
  2. Налоговый кодекс РФ.
  3. Трудовой кодекс РФ.
  4. Постановление 749 «Об особенностях направления работников в командировки».

Основные принципы аудита

К основным принципам аудита расчетов с подотчетными лицами относят:

Оптимальность Все используемые способы и методы должны проводиться с минимальными затратами труда и времени, а также с максимальной пользой.
Комплексность Все вопросы должны изучаться комплексе. Например, авансовый отчет проверяется на правильность составления самого документа, а также на наличие документов, подтверждающих трату денег и РКО.
Непрерывность Аудит необходимо проводить бесперебойно, анализируя участки учета, взаимосвязанные и дополняющие друг друга.

Важно! В качестве объектов аудита расчетов в подотчетными лицами рассматривается дебиторская и кредиторская задолженность организации по сотрудникам в рамках данных расчетов.

Источники аудита

В качестве источников для проведения аудита выступают:

  • приказ об утверждении учетной политики;
  • авансовые отчеты.
  • РКО и ПКО;
  • выписки с расчетного счета;
  • приказы на командировку, журнал выбытия сотрудников;
  • командировочные документы;
  • иные документы, если это требуется.

Этапы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

Аудит расчетов с подотчетными лицами включает в себя несколько этапов:

Этапы проведения аудита Что включает в себя этап
Этап 1: Подготовительный На этом этапе проводится знакомство клиента и аудитора. При этом собирается необходимая информация о компании, для того, чтобы принять решение о стоимости и периоде проведения аудита. Если аудитор готов проводить проверку, то сторонами составляется обязательство, определяющее цели аудита, а также права и обязанности заказчика и исполнителя.
Этап 2: Составление плана проверки Аудитор составляет график проверки и подбирает специалистов для проведения работы.
Этап 3: Аудит На данном этапе происходит сбор информации, после чего она подвергается анализу.
Этап 4: Составление заключения После проверки аудитором всей информации, он составляет заключение. Заключение составляется в письменном виде. Оно может быть абсолютно положительным, если противоречивых факторов не будет обнаружено, либо содержать указание на ошибки.

Аудит расчетов с подотчетными лицами: порядок проведения

Важно! Аудит расчетов с подотчетными лицами включает в себя мероприятия, необходимые для проведения аудита с целью убедиться в правильности отражения фактов хозяйственной деятельности в бухучете и отчетности.

При проведении аудита происходит сопоставление сальдо 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» с суммами главной книги и кредитовые обороты данного счета с дебетом счетов затрат, материалов, прибыли. После установления соответствия по указанным счетам, проверке подвергаются суммы в авансовых отчетах с суммами документов, которыми подтверждаются расходы.

При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами специалист выполняет следующие процедуры:

  1. Проверяют соответствие перечня сотрудников, получающих в подотчет денежные средства с перечнем лиц, которые имеют на это право (в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем).
  2. Проверяют, соблюдается ли запрет на выдачу денежных средств сотрудникам, не отчитавшимся за предыдущие средства, полученные в подотчет.
  3. Осуществляют проверку соответствия расходов тем целям, которые заявлены в отчетах.
  4. проверяют наличие подтверждающих документов по командировочным расходам.
  5. Проверяют правильность оформления приказов о направлении в командировку работников.
  6. Осуществляют проверку соответствия сумм суточных и иных командировочных расходов тем суммам, которые утверждены в компании.
  7. Проверяют правильность начисления НДФЛ и НДС.
  8. Осуществляют наличие счетов-фактур для возмещения НДС.
  9. Проверяют правильность отнесения представительских расходов на себестоимость.
  10. Сверяют остатки на конец периода по 71 счету «Расчеты с подотчетными лицами» и движения по этому же счету в журнале ордере №7 на соответствие суммам в авансовых отчетах.

Важно! При проведении аудита расчетов с подотчетными лицами в большинстве случаев применяется сплошной метод проверки, при котором анализу подлежит каждый авансовый отчет.

После того, как все перечисленные процедуры выполнены, аудитор убеждается в том, что авансовые отчеты и все сопроводительные документы правильно оформлены и представленная в них информация соответствует действительности. Либо выявляются какие-либо недочеты.

Ошибки при расчетах с подотчетными лицами

К возможным нарушениям в расчетах с подотчетными лицами относят:

  1. Ошибки в оформлении документов, включая отсутствие части реквизитов.
  2. Исправления в документов (особое внимание следует уделять суммам и срокам).
  3. Отсутствие в пустых ячейках прочерков.
  4. Отсутствие необходимых дат, в частности в командировочных документах.
  5. Отсутствие подписей, печатей, штампов.
  6. Некорректное оформление НДС.
  7. Выдача денежных средств лицам, не входящим в перечень, утвержденный руководителем.

Кроме того, при аудите возможно выявление намеренного хищения, оформление ложных командировок и других мошеннических схем.

Заключение

Аудит расчетов с подотчетными лицами – это процедура, которую компании могут проводить как внепланово, так и согласно плана – ежегодно при проведении ежегодной инвентаризации перед составлением годовой отчетности. Данная проверка направлена на то, чтобы устранить возможные ошибки на данном участке учета, а также выявить возможные мошеннические схемы. Проводить аудит может как внутренний специалист компании, так и представитель аудиторской организации. С приглашенными аудиторами компания должна будет заключить договор на проведение аудита и оплатить определенную сумму за услуги.

Оцените статью
Права пенсионеров и инвалидов
Добавить комментарий

Adblock
detector