В трудовой практике часто используются меры наказания в виде выговоров, замечаний, штрафов и увольнений, а вот методы поощрений, такие как благодарственные письма и грамоты, применяются гораздо реже. Хотелось бы отметить, что наш народ и сам не очень любит поощрительные меры, считает их подозрительными и приравнивает к лести и подхалимажу.
В большей части случаев негативное отношение сотрудников к благодарностям и почетным грамотам связано с неправильной их подачей кадровой службой, ответственной за применение подобных способов одобрения. Одной из таких ошибок может являться неправильно написание благодарственного письма воспитателю администрацией детского сада.
Для того, чтобы написать данный документ правильно, следует разобрать массу деталей, но, в первую очередь, перед оформлением письменной благодарности, следует обратить внимание на несколько советов:
- Благодарственное письмо следует писать на фирменном бланке.
- Желательно вручную писать благодарственное письмо – так вы выразите большое уважение данному сотруднику.
- Большое внимание стоит уделить почерку: он должен быть разборчив, понятен и красив. Писать письма может любой человек, кроме того, кому оно предназначено, но в этом случае на нем все равно должна стоять подпись руководства организации.
- Вручать документ предпочтительно лично в руки.
Далее стоит уделить внимание составу благодарственного письма.
Читайте также статью ⇒ Текст благодарственного письма за многолетний труд.
- ОБРАЩЕНИЕ К ПОЛУЧАТЕЛЮ БЛАГОДАРСТВЕННОГО ПИСЬМА
- УКАЗАНИЕ В ПИСЬМЕ ИНИЦИАТОРА – АДМИНИСТРАЦИИ ДЕТСКОГО САДА И ПОЛУЧАТЕЛЯ – ВОСПИТАТЕЛЯ ДЕТСКОГО САДА
- ПРИЧИНА ВЫРАЖЕНИЯ БЛАГОДАРНОСТИ В ПИСЬМЕ И ДЕТАЛИЗАЦИЯ ЕГО ОСНОВНОЙ МЫСЛИ
- ПОЖЕЛАНИЕ ВОСПИТАТЕЛЮ ДЕТСКОГО САДА
- ПРОВЕРКА И КОРРЕКТУРА БЛАГОДАРСТВЕННОГО ПИСЬМА
- ОТВЕТЫ НА ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ
ОБРАЩЕНИЕ К ПОЛУЧАТЕЛЮ БЛАГОДАРСТВЕННОГО ПИСЬМА
Начинать благодарственное письмо стоит с обращения к конкретному сотруднику, для которого оно предназначается. При этом первым словом стоит использовать обращения «Уважаемая…» или «Уважаемый…». Этими словами человеку будет отдана дань уважения. Более того, такие слова выглядят более официально и естественно, чем, например, «Господин…» или «Госпожа…».
Далее по тексту следует сделать уточнение, кому конкретно выражается благодарность. Уточнять следует сразу после слов «Уважаемый…» или «Уважаемая» , используя имя и отчество конкретного сотрудника.
Что касается форматирования текста, то обращение следует выделять в отдельное от остального текста предложение. Основной текст пишется ниже с небольшим отступом от обращения.
УКАЗАНИЕ В ПИСЬМЕ ИНИЦИАТОРА – АДМИНИСТРАЦИИ ДЕТСКОГО САДА И ПОЛУЧАТЕЛЯ – ВОСПИТАТЕЛЯ ДЕТСКОГО САДА
Далее после обращения следует основной текст, начать который стоит с указания инициатора и получателя благодарности. В данном случае инициатором является администрация детского сада, а получателем конкретное лицо, поэтому дальнейший текст должен выглядеть примерно следующим образом: «Администрация детского сада «Сказка» выражает Вам благодарность…».
В случаях значительного вклада в развитие организации благодарность может исходить конкретно от руководителя. Например, «Я, как заведующий детским садом «Сказка», хочу искренне Вас поблагодарить за…»
ПРИЧИНА ВЫРАЖЕНИЯ БЛАГОДАРНОСТИ В ПИСЬМЕ И ДЕТАЛИЗАЦИЯ ЕГО ОСНОВНОЙ МЫСЛИ
Формулировка причины благодарности должна быть конкретной и четкой, так как именно она выражает основную мысль благодарственного письма. Расплывчатые причины, такие как «…благодарность за все, что Вы для нас сделали» могут привести к неправильному восприятию письма, поскольку в такой ситуации поощряемый воспитатель не почувствует индивидуального подхода.
Сотрудника детского сада можно поблагодарить за профессионализм или достижение успехов в сфере воспитания молодого поколения.
В дальнейшем текст письма стоит дополнить деталями, которые наиболее сильно повлияли на решение руководства о такой поощрительной мере. При этом стоит следить за тем, чтобы письмо не превратилось в откровенное выражение лести, потому что именно эта часть делает данный документ наиболее индивидуальным и ценным для получателя.
ПОЖЕЛАНИЕ ВОСПИТАТЕЛЮ ДЕТСКОГО САДА
Поскольку благодарственное письмо по своей сути отличается позитивным настроем, необходимо так же высказать сотруднику пожелания от лица управления детского сада. В сложившейся ситуации имеет место следующая формулировка: «Желаем Вам неиссякаемого оптимизма и профессиональных успехов!»
Если при написании благодарности так и не удалось найти слов для пожелания, необходимо добавить фразу, которая будет нести в себе надежду на дальнейшее сотрудничество, иначе документ приобретет менее позитивный смысл прощального письма.
Читайте также статью ⇒ Благодарственное письмо учителю от родителей текст.
ПРОВЕРКА И КОРРЕКТУРА БЛАГОДАРСТВЕННОГО ПИСЬМА
Заключительным этапом является проверка и корректура составленного письма.
Поскольку вначале статьи был дан совет о написании благодарности от руки, следует обратить внимание, что при этом текст должен быть написан заранее в любом формате, позволяющем его перечитать и откорректировать.
Итак, при корректуре следует соблюдать следующие правила:
- Объем благодарственного письма не должен превышать половину листа формата А4;
- Следует осуществлять проверку текста на наличие пунктуационных и грамматических ошибок;
- Письмо должно быть немногословным и целостным, без лишних выделений каждого пункта;
- Письмо пишется в определенной стилистике делового письма;
- Документ не должен быть слишком фамильярным и чрезмерно детализированным;
- Письмо не должно содержать чисел и статистики.
Признаком отсутствия такта будет так же считаться наличие описания ошибок сотрудника, возникавших в процессе работы. Ведь благодарственное письмо должно все-таки содержать в себе только лучшие моменты, возникшие в период сотрудничества.
| Уважаемая Валентина Владимировна!
Администрация детского сада «Звездочка» искренне выражает Вам благодарность за ваш профессионализм и достижение успехов в сфере дошкольного образования. Спасибо Вам за ваше терпение, внимание и индивидуальный подход к каждому ребенку. Ваше отношение способствовало созданию комфортной обстановки в группе, что повлекло за собой привлечение в наш детский сад новых воспитанников, что особенно важно для деревенских детских садов. Желаем Вам крепкого здоровья, большого оптимизма и профессиональных успехов и надеемся на дальнейшее продуктивное сотрудничество с Вами. Администрация детского сада «Звездочка» в лице заведующей Михеевой А.М. ____________________________________ (подпись) |
ОТВЕТЫ НА ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ
Вопрос №1: Какова польза от благодарственных писем воспитателям для руководства детского сада?
Ответ: Применение благодарственных писем необходимо для организаций, потому что они несут в себе некую силу влияния. Письменное выражение искренней благодарности руководителем повышает лояльность сотрудника к детскому саду и позволяет расположить его к более длительному сотрудничеству.
Вопрос №2: Имеет ли отличие благодарственное письмо сотруднику детского сада от администрации от обычного делового письма?
Ответ: Благодарственное письмо имеет такую же структуру, как и деловое письмо и включает в себя:
- Обращение
- Основной текст письма
- Подпись инициатора
- Печать (если инициатор – организация)
Так как состав документа идентичен, следует сделать вывод, что отличие состоит лишь в самих словах письма и не более.