Бухгалтерский и налоговый учет расходов на тестирование на коронавирус и других затрат в связи с COVID-19

Распространение коронавирусной инфекции среди граждан РФ вызывает обеспокоенность и необходимость принятия профилактических мер на предприятиях.

Работодатели обязаны покупать антисептики, дезинфицирующие средства, маски, термометры, сдавать анализы на коронавирус, все эти расходы составляют имеющуюся сумму, как их учесть в налогах и бухгалтерии? Можно ли получить от государства возмещение понесенных расходов?

1. Расходы работодателей на борьбу с коронавирусом
2. Учет затрат на Covid-19
3. Налоговый учет
4. возможно ли возмещение затрат через ФСС?
5. Возмещение затрат на тестирование сотрудников
6. Как можно получить компенсацию сотруднику за сдачу тестов?

Расходы работодателей на борьбу с коронавирусом

Чтобы сдержать распространение COVID-19, компании несут следующие расходы:

• на покупку дезинфицирующих средств для уборки помещений;
• на приобретение средств защиты в виде масок, перчаток, бахил, халатов;
• на приобретение дезинфекционных устройств и оборудования — рециркуляторов и тд;
• приборы для измерения температуры — термометры, тепловизоры;
• на антисептики и распространители к ним;
• проверять персонал на коронавирус — самостоятельно, по собственной инициативе или по закону.

Все эти расходы необходимо правильно учитывать как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Бухучет затрат на Ковид-19

Минфин объяснил, как именно расходы, связанные с коронавирусом, следует учитывать в бухгалтерском учете — ссылка.

Согласно этим объяснениям:

• расходы на дезинфекцию, обследование сотрудников, транспортировку персонала на работу и домой, общение при удаленной работе следует рассматривать как расходы по обычным видам деятельности в соответствии с ПБУ 10/99;
• оплата за нерабочие дни, заявленные в связи с коронавирусом, вынужденные простои, штрафы за непринятие мер профилактики COVID-19, расходы, понесенные в связи с отмененными командировками, должны учитываться как прочие расходы в соответствии с ПБУ 10/99;
• деньги, потраченные на приобретение средств индивидуальной защиты (масок, перчаток, бахил), антисептиков, дезинфицирующих средств, бактерицидных ламп, следует учитывать в бухгалтерском учете как товарно-материальные запасы согласно ПБУ 5/01;
• приобретение устройств для обеспечения стандартов здоровья при коронавирусе, которые могут быть отнесены к основным средствам, должно рассматриваться как ОС согласно ПБУ 6/01;
• установка программного обеспечения, необходимого для обеспечения условий безопасности в отношении covid, учитывается как нематериальные активы в соответствии с ПБУ 14/2007.

Налоговый учет

Во время налогообложения расходы, понесенные на тестирование, дезинфекцию, СИЗ и другие, связанные с коронавирусом, также могут считаться уменьшением налоговой базы при расчете налога на прибыль.

Затраты на маски, перчатки, бахилы, антисептики, дезинфицирующие средства, приспособления могут быть учтены при расчете налога на прибыль как материальные затраты на основании п. 3 п. 1. Ст. 254 Налогового кодекса РФ.

Другими расходами, связанными с коронавирусом — дезинфекция, оплата тестирования сотрудников на COVID, можно считать прочими расходами на основании п. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, то есть за счет обеспечения нормальных условий труда на предприятии. При желании все расходы на СИЗ и дезинфицирующие средства могут быть включены в ту же категорию.

Все эти расходы можно вычесть из суммы дохода при расчете налога на прибыль.

Можно ли возместить затраты через ФСС?

Есть правила. 580н, согласно которому устанавливается порядок возмещения расходов работодателям за счет ранее уплаченных страховых взносов от несчастных случаев. Приказом Минтруда России № 365n от 23.06.2020 в настоящие правила внесены изменения, которые добавляют виды расходов, подлежащих возмещению со стороны ФСС.

В частности, в список добавляются:

• стоимость СИЗ, необходимых для защиты от коронавируса;
• затраты на дезинфицирующие и антисептические средства;
• расходы на различные устройства и оборудование, необходимые для профилактики COVID-19 (рециркуляторы, тепловизоры, термометры и т д.);
• затраты на тестирование сотрудников на Covid-19 в случае, если в регионе установлен обязательный периодический скрининг персонала на коронавирус.

В 2020 году возмещению не подлежит полная сумма понесенных расходов, но в установленных пределах:

• 20% отчислений от несчастных случаев за 2019 год (в этом случае необходимо вычесть суммы, уже полученные ФСС в рамках страхования из НСиПФ);
• 20% отчислений от несчастных случаев за 2017-2019 годы, но не более суммы уплаченных взносов за 2020 год, если в 2017-2018 годах работодатель не получил возмещения от ФСС.

Срок подачи заявки в Фонд на возмещение расходов на коронавирус продлен до 1 октября 2020 года.

Возмещение расходов на тестирование сотрудников

Некоторые работодатели периодически отправляют сотрудников на тесты на коронавирус, чтобы обеспечить безопасность компании.

Если в регионе установлена ​​обязанность периодически проверять сотрудников на Covid-19, работодатели должны это делать, получая при этом страховое возмещение своих расходов от ФСС в рамках обязательного страхования от несчастных случаев и болезней. Для возмещения необходимо подать заявление в ФСС и список отправленных на тестирование.

Например, в Москве введено правило обязательной проверки сотрудников, при которой не менее 10% сотрудников должны проверяться каждые 15 дней.

Если работодатель по собственной инициативе желает отправить сотрудников на обследование для выявления больных и своевременного отстранения их от работы, то это придется сделать за его счет. Заключен договор с медицинским учреждением на оказание соответствующей услуги; Расходы на прохождение теста работодатель оплачивает за свой счет.

Это бремя нельзя переложить на сотрудников. Нельзя заставлять их одних за свой счет периодически проводить тест на Covid и приносить на работу справки об отсутствии коронавируса.

Организации не имеют права запрашивать такие справки у сотрудников. Единственное исключение — иностранные граждане, которым необходимо предъявить медицинский документ, подтверждающий отсутствие коронавируса. Документ необходимо подготовить не позднее, чем за 3 дня до въезда в РФ. Если иностранец не предоставляет такую ​​справку, работодатель имеет право запретить ему работать.

Если гражданин России уезжает за границу, например, в отпуск, по возвращении он также должен самостоятельно пройти тест на COVID в течение 3 дней. Работодатель должен сообщить об этом работнику, но не имеет права требовать у него справку. Роспотребнадзор должен контролировать граждан, въезжающих из других государств.

Как работнику выплатить компенсацию за сдачу тестов?

Если работник проходит тестирование на коронавирус, он имеет право обратиться к работодателю для получения от него денежной компенсации за понесенные расходы. Для этого вы можете написать заявление на имя менеджера о возмещении затрат на тестирование.

Работодатель должен действовать следующим образом:

• если тесты проводятся в рамках тестов, требуемых по закону, компания в обязательном порядке возместит работнику все его расходы;
• если тесты проводятся по заказу самого работодателя, чтобы гарантировать безопасность на предприятии, расходы работника также должны быть возмещены в полном объеме;
• если работник добровольно представляет анализ или делает это в связи с возвращением из-за границы, работодатель не обязан возмещать эти расходы. В этой ситуации менеджер сам решает, возмещать сотруднику потраченные средства или нет.

Если организация компенсирует работнику его расходы на прохождение теста на коронавирус, человек получает деньги, в связи с чем возникает вопрос: есть ли это доход и с него нужно удерживать НДФЛ и взимать страховые взносы?

Налогообложению подлежат те суммы, выплачиваемые работнику, которые можно считать экономической выгодой для гражданина — доход.

Если проверка проводится в рамках обязательной процедуры в соответствии с законом, это не дает сотруднику никакой выгоды, поэтому нет необходимости облагать налогом НДФЛ и взносы.

Если тесты проводятся в рамках тестов за счет работодателя, ситуация неоднозначная. Если работодатель правильно оформит эту процедуру в документах, возмещаемую работнику сумму можно будет рассматривать не как доход физического лица, а как необходимость, связанную с обеспечением безопасности на предприятии.

Если нет документальной записи, вам нужно будет рассматривать ее как доход — взимается НДФЛ и страховые взносы.

Надлежащая регистрация включает обработку заказа на периодическое тестирование с обоснованием, например, обеспечение стандартов здоровья на коронавирус, включая это правило в местные законы.

Если работник сам проводит проверку и работодатель компенсирует ему затраты, из суммы выплаченного пособия вычитается подоходный налог и начисляются взносы.

Выходом в этом случае будет выплата компенсации в виде материальной помощи, которая к 4000 не облагается страховыми взносами и НДФЛ.