Работник не появился на работе? Явление не приятное. Что делать работодателю в случае прогула работника? Как это оформить документально? Об этом поговорим в статье ниже.
Прежде всего, нужно определиться, в каком случае отсутствие работника можно назвать прогулом. Прогул – отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительной причины более 4-х часов.
Как оформить документально?
Итак, рабочий день начался, а вашего сотрудника на рабочем месте нет. Что делать?
Прежде всего, нужно попробовать связаться с ним. При трудоустройстве все работники, как правило, оставляют свои контактные данные, так что отдел кадров должен располагать подобными сведениями.
Если связаться с работником не удается, а 4 часа уже прошли, значит, нужно оформить прогул документально.
Прежде всего, начальнику подразделения, в котором трудится отсутствующий работник, необходимо составить докладную записку о прогуле на имя руководителя. Форма докладной записки произвольная.
В правом верхнем углу указывается ФИО, должность руководителя, которому адресуется записка. В тексте бланка нужно указать суть вашего обращения к руководству: написать ФИО и должность отсутствующего сотрудника, а также продолжительность его отсутствия. В качестве образца вы можете скачать пример оформления докладной записки о прогуле по ссылке ниже.
Образец докладной записки о прогуле – скачать.
Составленный бланк докладной записки послужит основанием для оформления акта о прогуле. Форма акта также произвольная. Примерный образец бланка акта можно скачать ниже. Обратите внимание, акт должны подписать как минимум три свидетеля, зафиксировавших факт прогула.
Образец акта о прогуле сотрудника – скачать.
Далее докладная записка и акт попадают в отдел кадров или к работнику, ответственному за персонал. При необходимости на виновного сотрудника может быть наложено взыскание или объявлен выговор. Также на основании этих документов делается пометка в табеле учета рабочего времени о прогуле.
Рано или поздно работник появляется на рабочем месте. Встает задача, выяснить у него причину неявки.
Вполне возможно, что причина прогула будет уважительной. Как правило, с работника требуется написание объяснительной записки с указанием причин отсутствия на рабочем месте. Работник может также предъявить документы, подтверждающие уважительную причину. Например, человек попал в автомобильную аварию, в связи с чем, попал в больницу. В этом случае оправдательным документом будет служить больничный лист или справка из медицинского учреждения.
Объяснительная записка о прогуле и подтверждающие документы прикладываются к докладной записке и акту.
Далее уже руководитель принимает решение о возможном наказании сотрудника. Только руководитель окончательно определит, насколько уважительной является указанная причина. Ни в Трудовом кодексе, ни в других законодательных документах не приведен список уважительных или неуважительных причин неявок на работу.
Как правило, к уважительным причинам отсутствия на рабочем месте относят:
- Тяжелые погодные условия (снегопад, ураган);
- Болезнь;
- Затрудненное дорожное движение;
- Технические поломки транспорта;
- Административный арест;
- Уход за больными родственниками;
- Стихийные бедствия;
- Аварийные ситуации;
- Экстренные ремонтные работы дома.
Если работодатель определит, что указанная работником причина недостаточно уважительна, то к виновному может быть применимо наказание, например, лишение премии, неоплата рабочего времени, когда сотрудник отсутствовал. Также может быть применим штраф, может быть вынесено предупреждение или выговор с занесением в личное дело. И, наконец, может быть применено увольнение за прогул по статье.
Как правильно уволить за прогулы?
Процедура увольнения работника за прогул по статье
Если работодатель примет решение прогулявшего сотрудника уволить, то сделать он это может с помощью оформления традиционного приказа на увольнение, например, с использованием унифицированной формы Т-8.
В приказе указывается, по какой причине увольняется сотрудник и приводится номер статьи ТК РФ. В случае увольнения за прогул применяется статья 81 ч.1 п.6 пп.а ТК РФ.
Дата приказа — это дата его оформления. Тут надо быть внимательным, если сотрудник отсутствовал более, чем 1 день, то приказ издается не задним числом, когда был 1-й день прогула, а текущей датой, когда он оформляется.
Часто встает вопрос: что считать днем увольнения?
Если работник на рабочем месте так и не появился, то день увольнения — это день, предшествующий первому дню прогула.
Если он на работу вышел и предоставил объяснительную, но все равно уволен, то день увольнения — это последний день выхода сотрудника на работу.
Увольняемый сотрудник должен ознакомиться с приказом и подписать его. Если делать он это отказывается, то на бланке приказа делается запись, что сотрудник отказывается подписывать приказ, и ставится подпись ответственного лица.
В табеле учета рабочего времени отсутствие на рабочем месте по неустановленной причине указывается буквенным обозначением НН или цифровым кодом 30. Если факт прогула подтвержден, то запись в табеле учета рабочего времени заменяется на буквенное ПР или цифровой код 24. Исправление должно быть заверено подписью ответственного лица, вносившего изменения в табель.
Далее процедура увольнения за прогул предполагает внесение записи в трудовую книжку и личную карточку о том, что человек уволен за прогул по ст.81 ч.1 п.6 пп.а ТК РФ.