Служебные поездки в интересах сотрудника и работодателя должны быть грамотно оформлены в соответствии с действующими нормами трудового законодательства. Давайте выясним, какие понадобятся документы для оформления командировки.
- Документы для оформления командировки: изменения
- Документы для оформления командировки
- Общий порядок документального оформления командировки
- Какие нужны документы для оформления командировки перед поездкой и в процессе
- Документы для оформления командировки: учет работников
- Документы для оформления командировки: маршрутный лист
- Документы для оформления командировки: служебная записка
- Какие отчетные документы для оформления командировки составляются по возвращении из поездки
- Законодательные акты по теме (статьи ТК РФ)
- Типичные ошибки
- Ответы на распространенные вопросы про документы для оформления командировки
Документы для оформления командировки: изменения
В 2024 году продолжительность командировки не ограничена законом — теперь можно не стараться уложиться в положенные 40 дней (12 месяцев для подрядчиков) и устанавливать срок поездки в зависимости от сложности задания.
В настоящее время процедура оформления служебных поездок значительно упрощена за счет того, что были отменены отдельные, обязательные в прошлом, документы. Сейчас работодатели и подчиненные освобождены от оформления:
- журнала учета командировочных поездок;
- отчета о служебное поездке;
- служебного задания;
- командировочного удостоверения.
Читайте также статью ⇒ «Оформление командировок сотрудников в 2024».
Документы для оформления командировки
Несмотря на то, что некоторые документы на сегодняшний день перестали быть обязательными, руководители предприятий по-прежнему могут опираться на старую систему документооборота — о выборе работодателей должно быть сказано в локальных нормативных актах фирмы.
Общий порядок документального оформления командировки
Обязательными для оформления поездки работника в служебную командировку документами являются:
- служебная записка (если сотрудник поедет в командировку на собственном транспортном средстве);
- путевой лист (опять же, если будет задействован личный автомобиль сотрудника);
- приказ о направлении в командировку с указанием целей организации поездки, места назначения (подтверждением ознакомления сотрудника с документом является его личная подпись на приказе);
- авансовый отчет, свидетельствующий об использовании средств компании в целях оплаты командировочных расходов.
Какие нужны документы для оформления командировки перед поездкой и в процессе
Перед тем, как сотрудник выехал на предприятие принимающей стороны, нужно издать приказ о его направлении в поездку, основанием для оформления которого является график командировок. Закон не обязывает нанимателя пользоваться унифицированной формой приказа № Т-9, разрешается также утверждать собственный бланк.
Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть или скачать ⇒ Бланк приказа формы № Т-9.
Сотрудник считается ознакомленным с приказом руководителя об отправке его в служебную поездку, если приказ был представлен ему на подпись. После этого работника обращается в бухгалтерию и получает деньги авансом на оплату всех нужд, связанных с командировкой.
| Вид компенсируемых расходов | Компенсируемые затраты при поездке в пределах РФ | Компенсируемые затраты при поездке за рубеж |
| Основные затраты сотрудника | Проездные билеты на поезд или самолет к предприятию принимающей стороны и назад к основному месту работы;
оплата бензина (при поездке на личном автомобиле); аренда жилого помещения или оплата номера в отеле; суточные (на оплату питания) в размере не менее 700 рублей в сутки (больше, по желанию работодателя). |
Проездные билеты к месту прибытия и обратно;
аренда жилья или оплата гостиницы; суточные (на питание) не менее 2500 рублей в сутки. |
| Дополнительные расходы | По согласованию с руководителем | Оформление заграничного паспорта;
получение визы (пр направлении в визовые страны); оплата мед. страховки на весь период поездки; оплата аэродромных сборов; оплата консульских сборов; затраты, заранее согласованные с руководством. |
Читайте также статью ⇒ «Как оформить командировку в выходной день».
Документы для оформления командировки: учет работников
Сотрудник отдела кадров, на которого возложена обязанность по оформлению служебных поездок, должен вести учет командированных работников. Для этого сведения о командировочной поездке заносятся:
- в журнал учета сотрудников, отбывших в командировки (журнал требуется только в случае, когда форма документа утверждена локальными нормативными актами);
- в табель учета рабочего времени, где в клеточке за каждый день поездки проставляется код «К» (или числовой код «06») — командировка, код «РВ» — работа в выходной или код «В» — выходной.
Документы для оформления командировки: маршрутный лист
Если в период командировки сотрудник использует личное транспортное средство, а также если для целей поездки ему был доверен автомобиль из автопарка компании, должен быть выписан путевой лист, называемый также маршрутным. В нем должны быть указаны следующие сведения:
- день отъезда (первый день поездки);
- день возвращения (последний день поездки);
- полное наименование компании, оформившей путевой лист;
- порядковый (регистрационный) номер документа;
- персональные данные сотрудника, отметка о прохождении медосмотра, должность;
- информация об автомобиле: марка, гос. номер ТС;
- цели командировочной поездки;
- маршрут (место прибытия — населенный пункт, улица, организация).
Документы для оформления командировки: служебная записка
Служебная записка составляется и выдается командированному сотруднику тогда, когда нет документов, свидетельствующих о понесенных расходах. В такой ситуации в записке ставится отметка компании, в которую поехал работник, о времени его приезда и отъезда.
Какие отчетные документы для оформления командировки составляются по возвращении из поездки
Оформление командировки не заканчивается с отъездом сотрудника — он обязан отчитаться о проделанной работе и потраченных денежных средствах, а потому должна быть оформлена и иная документация, уже по приезду работника.
После возвращения командированного сотрудника из поездки необходимо, чтобы на предприятии хранились следующие документы:
- Авансовый отчет сотрудника с приложенными к нему квитанциями, чеками и прочими платежными документами, подтверждающими несение им расходов в период поездки. В нем указываются:
- Журнал учета командированных сотрудников с записью о возвращении из командировки.
- Служебная записка (при использовании личного автомобиля или ТС руководителя).
Законодательные акты по теме (статьи ТК РФ)
| ст. 166 ТК РФ | Определение командировки |
| ст. 116 ТК РФ | О праве работодателя на направление работников в любые служебные поездки в пределах России и за рубеж |
Типичные ошибки
Ошибка: Работодатель не оформил путевой лист сотруднику на том основании, что он использует не автомобиль, принадлежащий компании, а личное транспортное средство.
Комментарий: Маршрутный лист выдается и в случае, если используется личный транспорт сотрудника, поскольку расходы на поездку по кратчайшему до места прибытия пути должны быть компенсированы работодателем.
Ошибка: Вернувшийся из служебной поездки работник не предоставил работодателю служебную записку и авансовый отчет в течение 3 дней.
Комментарий: Авансовый отчет вместе со служебной запиской должны быть отданы руководителю в течение ближайших 3 дней по возвращении из командировки.
Ответы на распространенные вопросы про документы для оформления командировки
Вопрос №1: Есть ли разница между оформлением документов для направления сотрудника в командировку, если работодателем является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель?
Ответ: Нет, в обоих случаях обязательными документами являются приказ о командировании, служебная записка (если есть необходимость) и авансовый отчет.
Вопрос №2: Нужно ли оформлять по всем правилам командировку длительностью 4 часа?
Ответ: Если сотрудник направлен в поездку в другую местность и будет выполнять трудовые функции за пределами основного места работы, то да, командировка оформляется по всем правилам, вне зависимости от ее продолжительности. Но, в случае с краткосрочными поездками, которые длятся меньше 1 дня, работнику не выплачиваются суточные и компенсации оплаты проживания.