Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется на основании заявления работника в случаях:

1) Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность по вине работника.

В такой ситуации за получением дубликата лицо должно обратиться по последнему месту работы.

Работодатель должен оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих трудовой стаж. Например: помочь с обращением в архивные службы, если один из предыдущих работодателей физического лица был ликвидирован.

2) Если книжка была утеряна по вине работодателя.

Причиной могут стать чрезвычайные ситуации: стихийные бедствия, массовые беспорядки, катастрофы и иные обстоятельства. В таком случае восстановление документа является обязанностью работодателя.

Установление стажа работника производится специальной комиссией, создаваемой органами региональной исполнительной власти, на основании документов, имеющихся у сотрудника.

Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

В результате работы комиссии оформляется акт, содержащий периоды работы, профессии (должности) и продолжительность стажа работника. На основании данного акта работодатель оформляет дубликат трудовой книжки.

3) Если в трудовую была внесена запись об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанная недействительной.

В данном случае дубликат оформляется по желанию сотрудника. Т. е. работодатель может либо аннулировать ошибочную запись в установленном порядке, либо оформить дубликат, в который переносятся все сведения, за исключением записи, признанной недействительной.

Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки в течение 15 рабочих дней со дня получения заявления сотрудника.

Инструкция по заполнению дубликата

Заполнение производится следующим образом:

1) В правом верхнем углу титульной страницы делается запись «Дубликат».

Если предыдущая трудовая книжка имеется в наличии (например: содержащая ошибочную запись об увольнении), в ней так же на титульном листе записывается: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

2) Титульная страница дубликата заполняется на основании сведений о работнике, актуальных в настоящее время, т. е. дублировать старую информацию со всеми изменениями и дополнениями не нужно.

3) Если сотрудник до поступления к данному работодателю уже работал, то в гр. 3 сведений о работе сначала заносится подтвержденная документально информация об общем (непрерывном) стаже на предыдущих местах работы.

Общий стаж записывается суммарно: указывается общее количество лет, месяцев и дней работы.

Ниже расшифровываются отдельные периоды работы, на которые имеются подтверждающие документы:

• в гр. 2 — дата приема на работу;
• в гр. 3. – наименование работодателя, структурное подразделение и должность, на которую был принят сотрудник. Если имеются данные о переводе внутри указанной организации, также вносятся соответствующие записи;
• далее в гр. 2 и 3 указывается дата и причина увольнения с данного места работы;
• в гр. 4 записываются наименование и реквизиты документа, на основании которого заполнены сведения (справка от работодателя, выписка из архива, судебное решение и т. д.);

Примечание: если сотрудником представлены документы, подтверждающие получение награждений, данная информация также заносится в соответствующий раздел дубликата.

Затем нужно снять копии с представленных документов, заверить их и подшить на хранение в личное дело работника, а оригиналы вернуть владельцу.

4) После восстановленных сведений в общем порядке заносятся стандартные записи о работе сотрудника в компании, которая выдает дубликат.

Образец дубликата трудовой книжки

Титульный лист

Сведения о работе