С недавнего времени фонд социального страхования разработал систему электронных больничных, что стало очень удобно. Уменьшилось количество бумаг, за счет этого сэкономили время на их заполнение. Теперь почти у каждого врача в кабинете есть принтер и компьютер, что позволяет пользоваться новыми технологиями.
- Понятие электронного больничного, как он работает в 2024г.
- Алгоритм действия по подготовке к оформлению электронного больничного
- Как оформляется электронный больничный
- Способ заполнения листка нетрудоспособности на cabinet.fss.ru
- Плюсы и минусы электронных больничных:
- Распространенные ошибки по заданной теме
- Ответы на часто встречающиеся вопросы
Понятие электронного больничного, как он работает в 2024г.
Электронный больничный был разработан как пилотный проект в некоторых городах РФ и вполне хорошо себя зарекомендовал. Электронный больничный, так же как и бумажный имеет право на существование. Однако если с бумажным бухгалтеру необходима программа 1с и связь с ФСС, то с новым листком нетрудоспособности больше нюансов в оформлении. Те предприятия и индивидуальные предприниматели, которые пока не перешли на новые правила, штрафам подвергаться не будут. Чтобы им воспользоваться, сотрудник пишет заявление, а работодатель и медицинское учреждение должны участвовать в электронном документообороте.
Алгоритм действия по подготовке к оформлению электронного больничного
|
Этапы |
Подробное описание |
| Регистрация на сайте cabinet.fss.ru
|
Для регистрации на сайте потребуется обзавестись личным кабинетом, придумать логин и пароль |
| Получить ЭЦП | Так же как и на всех государственных сайтах, необходима электронная подпись, для того, чтобы иметь возможность подтвердить свой статус. Сделать ее можно в любом сертифицированном центре, занимающемся оформлением данной подписи. Для этого понадобится предоставить уставные документы предприятия и подтвердить полномочия директора. После заключения договора, вам выдадут флэшку с ключом. |
| Заполнить карточку предприятия на сайте | Здесь вводятся основные данные : ИНН, КПП, полное наименования, руководитель |
| Инструктаж сотрудников о новшестве в сфере оформления больничных листов | Объясните работникам разниц и преимущества электронных больничных |
Информацию, которую работодатель найдет на сайте Фонда социального страхования, он может направить в бухгалтерский отдел или отдел кадров. Там, в связи с полученными сведениями, смогут оформить все необходимые документы и сообщат о страховых случаях в специализированные фонды. Ещё не все медицинские учреждения перешли на электронные больничные листы. Процесс перехода на подобное оформление требует времени и проводится постепенно, одна область за другой. Это связано с тем, что такие процедуры требуют множества изменений. Например, введение электронной подписи для всех врачей, которые выписывают больничные листы. Это же касается и перестройки базы данных больницы, тем более стоит заметить, что не у всех медицинских учреждений есть постоянный доступ к интернету. Достоверность электронного больничного подтверждается подписью ответственного за пациента врача. Это специальная электронная подпись, и у каждого медика она своя, что резко сокращается количество поддельных больничных листов. Также подобный документ заверяется, если возникнет такая необходимость, специалистами медицинской организации, куда обратился пациент, и, в оговоренных законодательными актами случаях, председателями врачебных и медицинских комиссий. После того, как нужные подписи появятся на электронном больничном листе, он будет отправлен в Фонд социального страхования. Введение подобных методов обработки документов сильно ускоряют весь процесс выдачи и подтверждения медицинских бумаг.
Как оформляется электронный больничный
| Пошаговая инструкция |
Характеристика |
| Оформление больничного у врача | Если вы заболели, как обычно обращаетесь в поликлинику за больничным листом. Доктор может оформить как бумажный так и электронный больничный. Если вы решили использовать электронный, тогда сообщите об этом врачу. |
| Врач входит на сайт ФСС | формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.
Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах». При выдаче листка нетрудоспособности его необходимо заверить, только уже не печатями, как раньше ,а как раз электронной подписью. Сотрудник не увидит больничного, он получит индивидуальный номер, который необходимо предоставить бухгалтеру для дальнейшего оформления. |
| Бухгалтер получает номер больничного | Бухгалтер идентифицируется в личном кабинете ФСС, находит данный больничный и может воспользоваться данными из него, а именно, о том когда он начался, когда человека выписали, вносит данные в свою программу для расчета .
Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности. |
| Выплата пособия | Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Данные сведения, поданные врачом и бухгалтером будут учтены фондом при начислении пособия.
Далее есть два варианта выплаты: если вы относитесь к регионам с пилотным проектом, то ФСС напрямую оплачивает больничный сотруднику, если нет, то работодатель. |
Для того, чтобы получить доступ к больничным листам сотрудников, работодатель обязан зарегистрироваться на сайте Фонда социального страхования. Там у него появится личный кабинет, куда будут приходить сведения о временно нетрудоспособных сотрудниках, какие именно болезни им диагностировали и в каких медицинских учреждениях были открыты больничные листы. Также там будут храниться такие сведения о пациентах, как продлевали ли они листы о нетрудоспособности, когда они будут закрыты и с какой даты сотрудник должен выйти на свое.
Способ заполнения листка нетрудоспособности на cabinet.fss.ru
1.Для начала войдем в систему, необходимо, чтобы операционная система соответствовала требованиям сайта
- Система переадресовывает нас на сайт государственных услуг, на котором вы должны быть зарегистрированы и ваша учетная запись должна быть подтверждена
3.На главной странице видим:
- Листки нетрудоспособности
- Журнал реестров
- Несчастные случаи и профессиональные заболевания
- Запросы в фонд
- Журнал обмена данными, где происходит обмен между юридическим лицом и фондом
- Журнал пособий –перечень выплаченных пособий
Важно! Три вкладки всегда активны, это сведения о страхователе, запросы в фонд и инструкции для работы. Остальные будут доступны при наличии информации в них.
На данном этапе предоставлено 4 уровня доступа в личном кабинете.
- Руководитель, который имеет право на все функции
- Бухгалтер, для него должен быть доступ к перечню электронных листков, реестру переданных данных, он ответственен за исправления в электронном больничном
- Специалист службы поддержки – человек, который может просматривать историю, то есть архив передачи сведений от работодателя к фонду
- Специалист по страховым случаям – должностное лицо с доступом к страховым случаям
Для просмотра ЭЛН на главной странице выберем «Листки нетрудоспособности» , откроется список с перечнем ФИО,СНИЛС, дата выдачи, период нетрудоспособности, количество дней и статус.
Плюсы и минусы электронных больничных:
|
Плюсы |
Минусы |
| доктор экономит время при приеме пациента на оформление электронного больничного | возможные неполадки и сбои в системе, напрямую отражающиеся на оформлении бланка;
|
| поскольку данные вносятся в программу, сохраняется конфиденциальность информации между врачом и пациентом
|
медперсонал должен будет пройти спецкурсы, что может быть крайне тяжело для медиков пожилого возраста, из-за чего они могут легко попасть под увольнение |
| исключаются форс-мажорные ситуации: кражи, потери, подделки | по всей стране необходимо будет наладить компьютерное обеспечение |
| процесс ускоряется и выплаты происходят гораздо быстрее, в течении одного-двух дней с момента поступления в ФСС
|
существенная реорганизация ведомственных учреждений с целью вменения им обязанностей по работе с новым видом больничных |
| сокращается бумажная работа, меньше бумаг- больше времени | невозможность полного устранения человеческого фактора |
| снижается нагрузка на работодателя насчёт расчёта выплаты, автоматизируется процесс расчёта;
|
|
| оптимизируются расходы Фонда социального страхования: нет необходимости в проверке страхователей и медучреждений, в распечатке бланков, доставлении их, ведении учёта, хранении и тому подобное. Отчётность формируется автоматически |
Важно! Организации среднего и малого бизнеса могут не использовать систему электронных больничных, если для них удобнее пользоваться бумажными, то их никто не пытается вытеснить, наоборот, данное нововведение сделано для упрощения процедуры документооборота и облегчения труда сотрудникам.
Распространенные ошибки по заданной теме
Ошибка №1:
В предоставлении электронного больничного много минусов в оформлении
Комментарий:
Наоборот, больше плюсов, сокращается бумажная работа, время приема пациента у врача увеличивается за счет сокращения его отвлечения на заполнение больничного, бухгалтеру не требуется ведение расчета, рассчитывает Фонд, данный вид больничного более защищен от подделок и мошеннических махинаций, из минусов можно назвать то, что необходим доступ в интернет, регистрация в личном кабинете ФСС, но это не должно вызвать трудностей у людей, работающих с компьютером.
Ошибка №2:
Для регистрации в личном кабинете юридическому лицу не нужна электронная подпись
Комментарий:
Нет, это заблуждение. Без ЭЦП ни бухгалтер, ни директор не смогут ничего осуществить в плане заполнения, редактирования в заполнении листка нетрудоспособности, поскольку электронная подпись является заменителем собственноручной.
Ошибка№3:
Если я принесу работодателю бумажный больничный, мне его не оплатят
Комментарий:
Не оплатить его причине того, что он на бумажном носителе не имеют право, поскольку легитимен и тот и другой, если же проблема в ошибках при заполнении, это другой вопрос. Очень часто бухгалтер сталкивается с некорректным заполнением листка нетрудоспособности, так, например, отсутствует печать медицинского учреждения либо подпись главного врача, по данным причинам его могут вернуть для устранения замечаний. Другая ситуация может возникнуть, если вы принесете электронный больничный, а ваше предприятие не перешло на данный проект и не заключило договор с Фондом, тогда придется бежать к врачу и делать его бумажным либо чтобы бухгалтер в срочном порядке занимался оформлением данной услуги, получал электронную подпись и регистрировался на сайте фсс. А лучше всего предварительно прояснить ситуацию, по каким листкам работает ваша бухгалтерия, чтобы не создавать трудности ни себе ни остальным.
Ответы на часто встречающиеся вопросы
1.Вопрос №1:
Как получить электронную подпись для личного кабинета?
Ответ: Для этого необходимо ознакомится с перечнем сертифицированных центров вашего города, которые этим официально занимаются. Подъехать туда с полным комплектом документов по предприятию, а именно устав, свидетельства о регистрации и постановке на учет, выписка, приказ о назначении директора, протокол создания. После чего заполнить заявление и определить круг лиц, на кого данная подпись будет оформляться.
2.Вопрос №2:
Как пользоваться системой ЭБ?
Ответ: После регистрации на сайте ФСС, заключив с фондом соглашение вы заходите в личный кабинет, где видите множество функций. Ваша задача найти интересующий вас больничный, проверить введенные данные, предоставить необходимый расчет и отправить в ФСС
3.Вопрос №3:
Я предоставила в бухгалтерию бумажный больничный, необходимо ли предоставлять электронный?
Ответ: Нет, если вы оформили его на бумаге, значит его вам и оплатят, если предоставить еще электронный, произойдет задвоение и неразбериха.