Новая Форма 0504421 – табель учета рабочего времени в 2024 году

Вопросу учета рабочего времени стоит уделить особое внимание хотя бы потому, что от него зависят такие показатели как рентабельность организации или продуктивность работы сотрудников. Данная статья призвана раскрыть данный вопрос, а так же пояснить, что такое Форма 0504421 и для чего она применяется.

УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ В РАЗЛИЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

Трудовым законодательством России предусмотрен единый стандарт рабочего времени, который обязаны соблюдать все организации, будь то коммерческие предприятия или государственные учреждения. Рабочая неделя любого сотрудника не должна длиться более 40 часов. Следовательно, при пятидневной рабочей неделе продолжительность рабочего должна соответствовать 8 часам. В некоторых случаях длительность рабочего дня может быть меньше установленной российским законодательством.

Режим работы организаций устанавливается самостоятельно согласно общепринятым нормам в соответствующих документах. При этом во внимание берется специфика деятельности предприятия.

Для отслеживания исполнения установленного режима и времени, проведенного сотрудниками за работой, используются табель учета рабочего времени. Данный документ может отражать количество ночных и дневных смен, переработок, больничных, а так же суммарное отработанное время с различной степенью детализации: день, неделя, месяц. Так же табеля используют при начислении заработной платы.

ВИДЫ ТАБЕЛЕЙ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Организации, занятые в той или иной сфере могут использовать любые виды табелей учета рабочего времени, поскольку форма учета обычно носит рекомендательный характер. В современной практике используют следующие табеля учета рабочего времени:

1. Табель по форме 0504421;
2. Табель по форме № Т-12;
3. Табель по форме № Т-13
4. Табеля, разработанные самостоятельно на основании вышеперечисленных форм.

Табеля учета рабочего времени, независимо от выбранного в организации варианта, заполняются, как правило, руководителями подразделения

РАЗНИЦА МЕЖДУ ТАБЕЛЯМИ УЧЕТНОГО ВРЕМЕНИ

Табель по форме 0504421 используется в государственных организациях. Его применение началось в 2010 году. Назначение этого документа – учет использования рабочего времени и расчет заработной платы.

Табель Т-12 используется, так же как и бланк по форме 0504421, для учета рабочего времени и для начисления заработной платы сотрудникам, но в отличие от него предназначен для коммерческих предприятий. Если расчеты с сотрудниками и отслеживание отработанного времени организация ведет раздельно, то в данной форме заполняется только первый раздел «Учет рабочего времени».

Табель по форме № Т-13 используется только для учета времени, проведенного сотрудником на рабочем месте. Его заполнение может осуществляться с помощью различных автоматизированных информационных систем.

Собственноручно разработанный табель может быть составлен с соблюдением всех потребностей компании. Это является его особенностью, поскольку документ не имеет четкого оформления.

Читайте также статью ⇒ Как отразить увольнения в табеле учета рабочего времени.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПРИ ОТСУТСТВИИ ТАБЕЛЕЙ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ

За отсутствие на предприятиях кадрового учета и документов, подтверждающих фактически отработанные часы, неявки и простои, по каждому сотруднику не предусмотрено отдельной наказывающей статьи. Несмотря на это за отсутствие табеля учета рабочего времени могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства на основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Размер такого штрафа колеблется от одной до пяти тысяч рублей для должностных лиц, для организации штраф составит от 30 до 50 тысяч рублей.

ФОРМА 0504421: ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ

При заполнении табеля, как любого другого документа, в первую очередь нужно указать полное наименование работодателя. Так же следует заполнить название структурного подразделения. Далее проставляется дата начала оформления документа. По центру проставляется код 0 – первичный экземпляр или 1 – корректирующий, при этом, если есть необходимость повторной корректуры, проставляется следующая цифра.

Далее заполняется основная табличная часть. В первую очередь необходимо указать работников, затем их учетные номера, должности и профессии. После чего на ежедневной основе вносятся данные об отработанном времени каждого сотрудника. Таблица условных обозначений, используемых для заполнения основной части табеля, представлена далее в соответствующем разделе.

После заполнения бланка, обычно это первый день следующего месяца, бланк необходимо заверить. Руководитель подразделения и руководитель отдела кадров должны проставить свои подписи и окончательную дату.

УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ ТАБЕЛЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ПО ФОРМЕ 0504421

Могут возникнуть некоторые обстоятельства, при которых целесообразно применение сложного буквенного кода, в котором два обозначения записываются через пробел. Так, например обозначение «К В» будет означать командировку, приходящуюся на выходные или праздничные дни.

Читайте также статью ⇒ Расшифровка сокращений в табеле учета рабочего времени.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ТАБЕЛЯ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ПО ФОРМЕ 0504421

Табеля учета рабочего времени являются документами по личному составу, которые на основании статьи 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации» должны подвергаться архивации. При этом данным законодательным актом установлены следующие сроки хранения:

• Если в табеле учитывалось отработанное время только тех сотрудников, которые были трудоустроены на нормальные рабочие условия, он должен храниться в течение пяти лет по окончании года его оформления.
• Если работник выполнял трудовые обязательства на вредных или опасных производствах, срок хранения табеля должен составлять пятьдесят лет.

ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ НА НИХ

Вопрос №1: Каким образом я могу зарегистрировать несколько отклонений в работе сотрудника, происходящих в один день?

Ответ: При условии, что работник имеет несколько отклонений от нормально протекающего рабочего дня и при этом количество этих отклонений превышает два, в табеле 0504421 необходимо продублировать запись  сотруднике без заполнения остальных полей рабочего времени. В этом случае ответственный за оформление табелей должен суммировать всю информацию о явках и отклонениях для дальнейшего расчета оплаты труда.

Вопрос №2: Нужно ли оформлять документально назначение ответственного за ведение табеля рабочего времени?

Ответ: Безусловно, при назначении ответственного за ведение данного участка учета, как и при любых других назначениях, необходимо использовать соответствующий приказ.