В соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность предоставления отпусков ежегодно определяется графиком отпусков, составление которого является обязательным на любом предприятии независимо от формы собственности, вида трудового договора и обязанностей работника. Действие данной статьи распространяется в равной мере на всех сотрудников, независимо от того трудятся ли они полный рабочий день или работают по совместительству.
Каждое предприятие обязано ежегодного составлять график отпусков, распределяя ежегодные отпуска сотрудников. Для оформления удобно применять унифицированный бланк Т-7, введенный в действие Госкомстатом. При желании документ можно оформить по собственному образцу.
Оформляя график, нужно учитывать мнение сотрудников и потребности предприятия. Задача кадровика, распределяющего отпускные периоды персонала — подобрать наиболее удобный вариант, который бы устроил всех. Читайте также статью ⇒ Можно ли работнику предоставлять отпуск не по графику в 2018.
Для чего нужен график отпусков
В соответствии с ТК РФ, основное назначение графика отпусков – установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам. При этом график отпусков, утвержденный работодателем, является обязательным к исполнению, как для самого работодателя, так и для работников.
Работодателю график позволяет решать ряд вопросов:
- Осуществлять контроль за своевременным предоставлением отпуска и не допускать накапливание неиспользованных периодов;
- Заранее оформлять отпуск и вовремя начисление отпускных (за три дня до отпуска)
- Найти замену на время отпуска основного работника для обеспечения непрерывной работы.
Работнику график отпусков помогает заранее организовать свой отпуск.
Важно!!! работодатель вправе предложить сотруднику перенести отпуск, если возникает производственная необходимость. При отказе работника отпуск необходимо предоставить в соответствии с графиком.
Когда составляется график отпусков
График очередности отпусков составляется один раз в год и должен быть утвержден не позднее 16 декабря, то есть за две недели до окончания календарного года. Далее в течение года в график вносятся данные о фактически полученных отпусках, а также о возможных переносах и иных обстоятельствах. В обязанности руководителя входит предупреждение каждого сотрудника под роспись о предоставлении отпуска за две недели до определенной в графике даты.
Порядок составления графика отпусков
Оформление графика отпусков как документа происходит не в произвольной форме, а на унифицированном типовом бланке формы № Т-7 — шаблоне графика отпусков. Убирать из него графы и строчки не допускается, но его можно при необходимости дополнять. В графике указывается время предоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику организации.
Работник должен в обязательном порядке ежегодно уходить в отпуск, при этом минимальный период отпуска составляет 28 календарных дней. Об отпуске работника необходимо извещать заранее, не позже, чем за 2 недели до его начала.
Если у работника накопились неиспользованные дни отпуска их можно присоединить в текущем периоде только по согласию работника. И только после согласования эти дни включаются в график отпусков.
Перед составлением графика отпусков необходимо проанализировать и учесть следующие пункты:
- Дополнительный отпуск согласно законодательству.
- Замена работника на период отпуска без ущерба для производства.
- Длительность работы на данном предприятии.
В график отпусков включают:
- ежегодные основные оплачиваемые отпуска;
- дополнительные отпуска;
- сведения о переносе отпусков.
Отпуска без сохранения заработной платы в графике отпусков не указываются.
График отпусков формы Т-7 оформляется следующим образом:
| № п/п | Содержание |
| Графа 1 | Наименование структурного подразделения |
| Графа 2 | Должность согласно штатному расписанию |
| Графа 3 | ФИО работника |
| Графа 4 | Табельный номер |
| Графа 5 | Количество дней положенного отпуска |
| Графа 6 | Запланированная дата отпуска |
| Графа 7 | Фактическая дата отпуска |
| Графа 8 | Указывается на основании, которого производится перенос отпуска |
| Графа 9 | Дата начала использования отпуска(или части) |
| Графа 10 | Указывается дополнительная информация( причина переноса, отзыва из отпуска и др.сведения) |
Заполненный образец формы Т-7 заверяется кадровым специалистом, его составившем.
Читайте так же статью ⇒ Заявление на ежегодный отпуск.
С составленным графиком отпусков необходимо ознакомить работников под роспись. Также на графике отпусков должны присутствовать подписи начальников структурных подразделений предприятия, работника кадровой службы и непосредственно самого руководителя, который и утверждает составленный график.
Если в течении года необходимо внести изменения в график, то сначала необходимо получить следующие документы:
- Получить заявление от работника о переносе даты отпуска с указанием причины.
- Получить подписан приказ о переносе и о изменении графика отпусков.
И только после этого вносить поправки в график отпусков Т-7.
Образец заполнения бланка Т-7 – график отпусков:
Ответственность работодателя за отсутствие графика отпусков
Составление графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, независимо от численности работников. Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены следующие меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).
Работодатель ИП — имеет право не составлять график отпусков. Определять порядок предоставления ежегодно оплачиваемых отпусков должен согласовывать с работником. Но лишним не будет его составить, так как ИП несет ответственность за использование работником ежегодного оплачиваемого отпуска в срок и предусмотренном законодательством объеме.
| Лицо, привлеченное к ответственности | Размер штрафа |
| Должностные лица | От 1000 до 5000 рублей |
| Юридические лица | От 30000- 50 000 рублей или приостановка деятельности на 90 суток |
| Индивидуальный предприниматель | От 1000 до 5000 рублей |
Типичные ошибки при составлении графика отпусков
- Несвоевременное уведомление о начале отпуска
Многие кадровики считают, что достаточно за несколько дней до отпуска работника издать соответствующий приказ и подписать его у отпускника. Забывая при этом, что о времени отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее, чем за 14 дней до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). - Не учитывается мнение особых категорий работников
Распространенная ситуация: работник просит предоставить внеочередной отпуск. Большинство работодателей отказывает таким сотрудникам. Ведь в соответствии с ч. 2 ст. 123 ТК РФ утвержденный график отпусков обязателен к исполнению как работодателем, так и работниками.
При этом многие забывают о том, что существуют категории сотрудников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Прежде чем отказать сотруднику в отпуске нужно убедиться, не относится ли к такой категории данный работник.
3.Увольнение во время отпуска.
Некоторые работодатели считают нормальным увольнять работников во время их отпусков. Это является грубейшим нарушением. Установлен законодательный запрет на увольнение сотрудника по инициативе работодателя во время пребывания его в отпуске. Исключение составляют случаи ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (ч. 6 ст. 81 ТК РФ). Читайте также статью ⇒ Кто вправе взять удлиненный отпуск.