Инвентаризация расчетов по оплате труда + проводки в 2024 году

Ежегодно до составления годовой отчетности организации проводят инвентаризацию имущества, при этом одним из вопросов такой инвентаризации является инвентаризации расчетов по оплате труда. В статье рассмотрим как проверять расчеты с сотрудниками, оформить результат проверки, а также исправить выявленные при инвентаризации ошибки.

Порядок проведения инвентаризации

Порядок по которому проводят инвентаризацию устанавливается в Методических указаниях (утв. Приказом Минфина России №49 от 13.06.1995). Он представлен тремя этапами:

1. На первом этапе компания издает приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22), после чего его регистрируют в журнале учета контроля по выполнению соответствующих приказов (ИНВ-23). Кроме того, на первом этапе формируется инвентаризационная комиссия;
2. На втором этапе происходит непосредственная проверка расчетов. Для этого разворачивают сальдо по счета в отношении отдельных работников. После этого рассматривают документы, подтверждающие насколько правомерна задолженность в расчетах по каждому работнику;
3. На третьем этапе составляют акт (форма ИНВ-17), в котором отражаются остатки долгов по расчетам с сотрудниками, которые не были подтверждены документально. После этого результаты инвентаризации заносят в форму ИНВ-23.

Проверка расчетов по оплате труда персоналу

Все операции по начислению, выплате зарплаты, отпускных и пособий отражаются на 70 счете «Расчеты с персоналом по оплате труда». Для подтверждения остатка по этом счету проверяют обороты по нему. В случае наличия ошибки будет отражаться неверное сальдо.

По кредиту 70 счета отражается начисление выплат работникам, в том числе зарплата, отпускные и пособия. Созданная комиссия проверяет приказы по выплате премий, компенсаций, больничных, а также табель, трудовые договора и допсоглашения к ним. Расчет по зарплате отражается в одной из двух ведомостей: в Т-51, если зарплата перечисляется на карту или Т-49 (Т-53), если выдают зарплату из кассы.

По дебету 70 счета отражаются удержания из начисленных выплат (алименты, НДФЛ и т.д.), а также непосредственно выплаты (зарплата, отпускные, пособия и др.).

Для того, чтобы расчет при инвентаризации был правильным, необходимо проверить наличие документов по:

• НДФЛ, включая заявления на предоставление вычета, а также копии свидетельств о рождении;
• Иным удержаниям, например, исполнительные листы, приказы на удержание сумм из зарплаты и др.;
• Платежным документам по выплате зарплаты (отпускных или пособий).

Задолженность по зарплате

Если на 70 счете показывается кредиторская задолженность, это означает, что работникам начислена зарплата (отпускные, пособия), но еще не выплачена. Если на 70 счете дебетовое сальдо, это говорит о том, что есть задолженность за персоналом. В этом случае созданная комиссия выявляет причины, которые способствовали ее возникновению, а также оценивает возможность ее погашения. После этого принимается решение, можно ли создать ли резерв по сомнительному долгу, списать ли долг в прочие расходы (Читайте также статью ⇒ Денежная компенсация за задержку зарплаты в 2024).

Проверка расчетов с подотчетными лицами

Все расчеты с подотчетными работниками отражаются на 71 счете. Для проведения проверки формируется оборотка по этому счету. Если на конец года имеется дебиторская задолженность, это означает, что работник за полученные им суммы в полном объеме не отчитался. При этом такая задолженность может быть как нормальной, так и просроченной. Нормальная она в том случае, если рок, в течение которого работник должен был отчитаться за выданные ему суммы еще не истек. Такой срок составляет 3 дня со дня окончания срока, на который выданы деньги. То есть если срок, на который работнику были выданы деньги истечет 10 февраля, то не позднее 13 февраля работник должен по ним предоставить авансовый отчет, либо вернуть неистраченные им средства. Если работник не сделает это вовремя, возникает просроченная задолженность подотчетного лица. Инвентаризационная комиссия при проверке выявляет причины возникновения дебиторки. Это может быть авансовый отчет, который во время не был сдан, либо работником не предоставлены документы, подтверждающие его расходы (Читайте также статью ⇒ Что делать если работник не отчитался за подотчетные деньги).

Если по 71 счет на конец года имеется кредиторская задолженность, то это означает, что работником было потрачено денег больше, чем ему выдали. В течение какого срока необходимо возместить работнику перерасход законодательство не устанавливает, однако предусмотреть его работодатель может самостоятельно, закрепив его в локальном нормативном документе компании.

Проверка расчетов с работниками по прочим операциям

Для отражения прочих расчетов с работниками используется счет 73, например выданные работнику займы, либо возмещение ущерба, связанного с недостачей в кассе или производственного брака. Если по этому счету возникает дебиторская задолженность, это означает, что за работником числится непогашенный заем или ущерб. Размер ущерба и порядок его погашения устанавливается по одному из документов: приказу, решению суда, ПКО или расчетно-платежной ведомости. Для сверки остатков по займу, комиссией будут рассматриваться документы о погашении работником долга, а также сам договор займа. Документами, подтверждающими факт гашения долга являются: ПКО, заявление работника, в котором он просит произвести удержание из зарплаты, расчетно-платежная ведомость, а также выписка со счета компании, если погашение долга происходит не наличными.

Долг работников сверяют с данными бухгалтерских справок и приходными документами. После этого комиссия оценивает вероятность погашения задолженности.

Остаток по кредиту 73 счет показывает, что у компании есть долги перед персоналом. Например, работодатель выплачивает работнику компенсацию за пользование его автомобилем. Такая задолженность также может быть нормальной или просроченной. Комиссия при проверке сверяет сумму задолженности с суммами компенсаций, прописанных в договоре аренды или в допсоглашении к трудовому договору.

Исправление ошибок по итогам инвентаризации. Проводки

Проводится инвентаризация на конец отчетного года, то есть на 31 декабря (№402-ФЗ от 06.12.2011, письмо Минфина России №07-02-18/01 от 09.01.2013). Все выявленные при инвентаризации ошибки фиксируются 31 декабря. Этим же числом необходимо ошибки исправить.

Исправление излишне начисленных сумм зарплаты оформляется следующей проводкой:

Д20 К70 – сторнирована начисленная излишне зарплата

Если необходимо доначислить недостающие суммы, то проводка будет такая:

Д20 К70 – доначислена заработная плата.

Резерв по сомнительным долгам

Если при инвентаризации выявляются дебетовые остатки, то это означает, что сотрудники задолжали работодателю. В зависимости от конкретной ситуации, в результате которой образовалась задолженность, применяется то или иное правило ее погашения. Указаны они в статье 811 ГК РФ и следующих статьях ТК РФ: 137, 138, 248, 392.

В некоторых случаях задолженность относят к сомнительной. Например, если она не обеспечена никакими гарантиями, либо если задолженность в срок не погашена или не будет погашена в срок с высокой вероятностью. Отнести к сомнительным долгам задолженность можно в срок до трех лет с даты его возникновения. Если исковой срок истек, а задолженность так и не погашена, его можно списать. Создают резерв по сомнительным долгам следующей проводкой:

Д91 субсчет «Прочие расходы» К63

Какова величина сомнительного долга – это определяется по каждому такому долгу. Если долг работник все же возвращает, это оформляется такой записью:

Д63 К91 субсчет «Прочие доходы».

Когда срок исковой уже прошел, дебиторку можно списывать. При этом проводки будут зависеть от того, был ли создан резерв сомнительного долга под эту дебиторку. Если да, то проводка будет следующая:

Д63 К70 (71, 73)

Если нет, то долг списывается на финансовые результаты компании, проводка при этом будет такая:

Д91.2 К70(71, 73)

Помимо этого задолженность отражается на 007 счете «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных кредиторов», где она учитывается 5 лет. Чтобы списать задолженность оформляется акт инвентаризации, а также приказ директора.

Списание кредиторской задолженности

Если в результате инвентаризации остатки отражаются на 70, 71 или 73 счет по кредиту, то это означает, что существует задолженность перед персоналом. В этом случае по возможности задолженность необходимо погасить. Проводка при этом будет следующей:

Д70 (71,73) К50 (51)

Когда задолженность погасить невозможно, ее следует списать в прочие расходы. Это оформляется такой записью:

Д70 (71,73) К91 субсчет «Прочие расходы».

Законодательная база