Исправления в трудовой книжке в 2024 году

Трудовая книжка до сих пор сохраняют свою значимость на постсоветском пространстве. Это документ, который хранит в себе информацию о трудовой деятельности человека и до сих пор является важным основанием для расчета трудового стажа человека. Это объясняет важность корректного ведения трудовой книжки и ту значимость, которую придают ей сотрудники отдела кадров, кропотливо вписывая все трудовые изменения работника на страницы данного документа. В данной статье будет рассмотрено, как корректно вносить исправления в трудовую книжку, в каких случаях неправильную запись можно оставить без изменения. Читайте также статью ⇒ «Можно ли иметь две трудовые книжки«.

Общие сведения по заполнению трудовой книжки

Каждая организация, которая ведет документооборот, знает о существовании, как гласных, так и негласных правилах оформления документов. Они могут немного видоизменяться в рамках существующего законодательства и деловой этики. При этом общие принципы остаются неизменными для всех. Это же и касается правил заполнения и ведения трудовой книжки, так как данный документ является собственностью самого работника а внесенные данные должны быть понятны всем без исключения и не вызывать вопросов:

• Фамилия и инициалы работника должны полностью соответствовать паспортным данным или любому другому документу подтверждающему личность сотрудника. Некорректность даже в одной букве приведет к тому, что документ будет признан не действительным.
• На первом листе должна стоять печать организации, которая завела данную книжку для своего нового работника и внесла все сведения о нем. Отсутствие печати также привести к признанию данного документа не действительным.
• Каждая запись должна сопровождаться проставлением печати организации и подписи уполномоченного лица. При этом все записи должны вносить ручкой одного цвета (желательно не гелиевыми ручками).
• Даты должны проставляться без ошибок, так как это может быть признано мошенничеством. Даты в трудовой книжке свидетельствуют о трудовом стаже работника, и умышленное искажение может аннулировать данный документ.
• Все записи вносят в полном формате без каких-либо сокращений, каждая запись должна ссылаться на соответствующую статью в трудовом кодексе.

Читайте также статью ⇒ «Общее понятие о трудовой книжке, каково ее предназначение«.

Типы некорректных записей в трудовой книжке

Сделать ошибку может каждый даже при заполнении такого важного документа, как трудовая книжка. Главное в данной ситуации во время и корректно это исправить. Все возможные типы ошибок можно сгруппировать:

• Ошибки в записи об увольнении или принятии на работу. Самые распространенные ошибки, которые встречаются при заполнении трудовой книжки. Вольности в формулировках либо ошибки в указании должности, отдела (департамента) и т.д. При этом такие ошибки очень легко исправить.
• Ошибки в данных о награждения за трудовые заслуги. Записи о награждениях должны обязательно вноситься в трудовую книжку. Исправления должны вноситься со ссылкой на соответствующий документ с указанием верных сведений, и закрепляться подписью и печатью.
• Ошибка в реквизитах документах, на которые ссылаются записи в трудовой книжке. Это может быть проблема для организации в случае проведения проверки. Поэтому исправляться они должны тут же, запись дублируется с указанием корректных реквизитов.
• Исправления по предписания суда. Такие ситуации тоже случаются, когда увольнение по статье оспаривается в суде и в случае получения предписания о неправомерности действий работодателя должны быть внесены исправления в трудовую книжку со ссылкой на данный документ.

Внесение исправлений в трудовую книжку

Ошибки в таких документах являются скорее редкостью, чем чем-то регулярным. Поэтому исправления являются своеобразным правовым актом, который должен основываться на существующих внутренних документах, которые подтверждают данную ошибку. Существует ряд правил, которые должны соблюдаться при внесении исправлений в трудовую книжку:

• Исправление вносит работник отдела кадров на основании соответствующего документа. Если ошибочная запись была внесена на предыдущем месте работы, сотрудник должен представить документ, подтверждающий некорректность данной записи.
• Корректирующая запись вносится по порядку со ссылкой на ошибочную запись с указанием на то, что данная запись недействительна. Не допускается перечеркивание ошибочной записи.
• Корректирующая запись должна визироваться исполнителем, также должна указываться дата внесения исправления и проставляться печать организации. Если исправление вносится на основании какого-либо документа, то обязательно должна быть ссылка на данный документ.
• Внесение исправлений на титульном листе никак не регламентируется, и по большей части не является легальным. Но в некоторых случаях допускается аккуратное исправление (зачеркивание тонкой линей) и внесение корректной записи со ссылкой на документ, подтверждающий корректность исправления и проставляется печать организации.

Читайте также статью ⇒ «Запись в трудовой при аннулировании трудового договора«.

Порядок внесения исправления в трудовую книжку

Внесение исправлений в трудовую книжку – это определенный правовой акт, который должен сопровождать определенный процедурой. По общему принципу данная процедура должна включать в себя следующие шаги:

• Уведомление руководителя о существующей ошибки и необходимости внести в трудовую книжку исправления. Обычно уведомление происходит через заявление от владельца трудовой книжки, если ошибку заметил лично он либо от сотрудника отдела кадров.
• Получение от руководителя одобрения о возможности внесения исправления. Конечно, эта процедура формальна и может не соблюдаться, но так как в трудовую книжку ставится подпись и печать, которые принадлежат работодателю, он должен заранее согласовать данный действия.
• Внесения исправления в соответствии с установленным регламентом проведения данной процедуры. Это важно, так как для каждого типа ошибки существуют свои нюансы, каким образом они могут быть исправлены в трудовой книжке.

Ошибки, которые не требуют исправлений в трудовой книжке

Как уже говорилось, что трудовая книжка является очень важным документом, который должен заполняться аккуратно и без ошибок. Но ошибки, тем не менее, встречаются, при этом существует такие ошибки, которые не нуждаются в исправлении либо не могут быть исправлены:

• Некорректно вносить все данные записи в одну строку, но при этом такие записи не считаются критичной ошибкой;
• Ошибки на титульном листе исправлять не рекомендуется, хотя в некоторых ситуациях исправление могут быть приемлемы;
• Если ошибка совершено в новом документе либо на вновь заведенном вкладыше, ошибка не исправляется, просто заводится новый документ.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие исправления в трудовой книжке