Если вы являетесь работодателем или планируете открывать собственное дело и нанимать работников, то рано или поздно вам придется составлять рекомендательные письма для своих сотрудников. Что такое рекомендательное письмо, зачем оно нужно, как правильно его составить и что в нем нужно указывать — все это мы рассмотрим далее в статье.
Что такое и зачем нужно рекомендательное письмо
С точки зрения современной юриспруденции, рекомендательные письма являются своеобразным рудиментом прошлого и современные работодатели не имеют права отказывать в принятии на работу при отсутствии рекомендательного письма, а также требовать от будущего работника предоставление рекомендаций с прошлых мест работы или учебы в обязательном порядке. Несмотря на это, практика свидетельствует об обратном — некоторые западные компании, даже работающие на территории СНГ, сохраняют свои несколько архаичные требования по предоставлению рекомендательных писем (с подобными требованиями чаще всего можно столкнуться при открытии счетов в зарубежных банках), аналогичная практика присутствует и в некоторых отечественных компаниях.
Рекомендательное письмо, или reference letter (letter of reference, recommendation letter) — это, фактически, не более чем обычное дополнение к резюме, которое свидетельствует о наличии практического опыта человека на прошлых местах работы. Другими словами, рекомендательное письмо — это характеристика человека, которая составляется в произвольной форме, но сохраняется обязательное описание профессиональных качеств, полномочий и обязанностей человека на предыдущем месте работы. Основная цель такой характеристики — дать наиболее точное описание человека как потенциального работника, подкрепленное возможностью подтвердить такое описание и всю изложенную информацию. Единого установленного образца написания рекомендательных писем не существует, однако есть общие правила, которых следует придерживаться при составлении подобной характеристики.
Стиль и форматирование рекомендательных писем
При составлении рекомендательного письма следует придерживаться общей деловой стилистики изложения материала. Документ носит информационный характер, а потому информация, которая в нем содержится, должна соответствовать следующим требованиям:
- В написании используется деловая стилистика;
- При обращении к человеку (или безличностном обращении) используются общепринятые деловые обороты — Вы, коллега, Партнеры, сотрудник и т.д.;
- Следует избегать фраз, которые не несут смысловой нагрузки и информативно бесполезны. Также рекомендуется избегать художественных приемов (аллегорий, сравнений, эпитетов) для описания характеристик и качеств человека;
- Рекомендуется составлять рекомендательное письмо на фирменном бланке организации, в крайнем случае — должны обязательно присутствовать реквизиты или логотипы компании, при их наличии. Данное требование особо актуально при составлении рекомендательных писем для зарубежных банков;
- В письме должны присутствовать реквизиты компании, в том числе юридический адрес, а также данные лица, которое составило и подписало документ. При наличии печати организации, рекомендуется использовать и её.
В Интернете можно найти множество примеров составления рекомендательных писем. При необходимости, можно найти примеры составления не только для определенной организации, но и для каждой профессии.
Как написать рекомендательное письмо?
Для удобства наших читателей мы сделали небольшую таблицу, которая позволит максимально точно описать процесс написания рекомендательного письма.
| Правый верхний угол | Указываются контактные данные и ФИО руководителя (или отдела кадров) организации,
в которую планирует устраиваться человек; при отсутствии такой информации допустимо кратко указывать «По месту требования». |
| Центральная часть листа | Вписываем заголовок — «Рекомендательное письмо» или «Reference Letter» |
| Основная часть листа | Следует сразу за заголовком. С новой строки следует все «тело» письма, в котором указывается
информация, необходимая для работника. Подробно излагается основная информация о том, кто был работодателем лица, для которого готовится письмо, какие были должностные обязан- ности этого лица, а также насколько хорошо справлялся человек с этими обязанностями, как проявлял себя с профессиональной точки зрения и т.д. |
| Заключение | Также необходимо указать причины, по которым работник покинул работу. |
| Субъективная оценка | В последнем абзаце необходимо указать субъективное мнение человека, составляющего документ,
о работнике и его профессиональных качествах. |
| Заверение письма | В конце рекомендательного письма необходимо указать данные должностного лица, а также реквизиты компании — указать юридический адрес, полное наименование и дату. |
Кто и как заверяет рекомендательное письмо?
Заверением рекомендательного письма должно заниматься лицо, которое ранее считалось непосредственным руководителем. Это может быть и начальник отдела, и тимлид, и структурного подразделения. На сегодняшний день подобные полномочия передаются, как правило, менеджеру по персоналу.
Если соискатель является студентом, то рекомендательное письмо может подписывать заведующий кафедрой, декан, или, в исключительных случаях, документ может быть подписан ректором.
Заключение
В заключении мы хотели бы добавить, что составлением рекомендательного письма может заниматься человек, которому оно необходимо. Во-первых, это значительно упрощает работу бывшему работодателю (нет необходимости самостоятельно составлять рекомендательное письмо), во-вторых — работник сам может указать те должностные обязанности и профессиональные качества, которые были у него на прошлом месте работы. Предыдущему работодателю останется только проверить соответствие текста действительности, а после этого — подписать документ, однако в данном случае может быть проблема в отсутствии фирменного бланка для рекомендательного письма.
Мы рассмотрели, как правило составлять рекомендательные письма для работников и надеемся, что наши читатели смогут найти все необходимые примеры, при необходимости, в Интернете, а также с легкостью составить такие документы самостоятельно.