Если произошли существенные обстоятельства, в результате которых работнику необходим отпуск, он может попросить своего работодателя предоставить ему неоплачиваемый отпуск.
Дело в том, что работающий гражданин имеет право уйти в отпуск, во время которого не жалеют заработную плату. Заявление соответствующего сотрудника может утвердить руководитель организации. Важный нюанс: необходимо правильно оформить остальное за свой счет по правилам статьи 128 ТК РФ (ТК).
- Пошаговая процедура оформления отпуска без сохранения заработной платы
- Как написать заявление?
- Скачать образец
- Как оформить заказ?
- Скачать пример
- Как заполнить личное дело?
- Какие обозначения я должен поставить в табель успеваемости?
- можно ли задним числом организовать отдых за свой счет?
- Полезное видео
- Выводы
Пошаговый порядок оформления отпуска без содержания
Чтобы документально оформить предоставление работнику неоплачиваемого отпуска соискателю, необходимо постоянно выполнять следующие действия:
- Сотрудник, которому необходимо дополнительное свободное время, составляет акт правильного содержания. К заявлению прилагается документальное подтверждение имеющегося основания — обоснование причины ухода в неоплачиваемый отпуск за свой счет.
- Заявление и приложения с документами предоставляются в одном пакете уполномоченному лицу: руководителю организации работодателя, кадровому специалисту или, по желанию, бухгалтеру. В этом случае заявитель должен убедиться, что эти документы получены правильно.
- После утверждения запроса работника соискателя администрация составляет административный акт (постановление), регулирующий предоставление работнику отпуска без сохранения заработной платы на определенное время и по определенным причинам.
- Информация, относящаяся к указанному выше порядку, фиксируется в регистре регистрации (согласно действующим правилам документооборота).
- Данные об расчетном времени отдыха без удержания заработной платы отражаются в личной карточке сотрудника.
- Соответствующие записи заносятся в бухгалтерский отчет.
Работодатель должен помнить, что некоторым категориям сотрудников он не может отказать в отпуске без заработной платы. Это особые группы работников, указанные в статье 128 ТК РФ (участники ВОВ, инвалиды, пенсионеры). Кому и на сколько дней отдыха за свой счет они имеют право?
Эти люди имеют право в любое время потребовать неоплачиваемого отдыха, а руководитель организации-работодателя обязан предоставить им этот отпуск. Претендент, не относящийся к этим категориям, должен указать причину, то есть обосновать запрос на выходные без зарплаты.
также необходимо учитывать, что работник, заболевший во время пребывания в неоплачиваемом отпуске за свой счет, не вправе ходатайствовать о больничном, переносе периода отпуска, продлении отпуска. Читайте также: оплачивается ли больничный без зарплаты?
Как написать заявление?
Заявление о предоставлении неоплачиваемого времени отдыха составляется работником в свободной (произвольной) форме. Однако некоторая информация (точки) все же должна присутствовать в этом документе:
- Информация об организации-работодателе (ФИО, основные реквизиты).
- Данные о получателе: руководитель предприятия (должность, ФИО).
- Сведения о сотруднике соискателя (должность, ФИО).
- Содержание запроса. При этом необходимо уточнить дату начала и желаемую продолжительность неоплачиваемого отпуска (количество дней отпуска).
- Обоснование запроса. Указываются серьезные причины, обстоятельства, законы, реквизиты документов происхождения.
- Дата выдачи документа.
- Подпись заявителя.
Желательно подкрепить запрос, указанный в поданном заявлении, официальными документами, справками и другой документацией. Это увеличит шансы на то, что ваша петиция будет одобрена. Претендент имеет право подавать документы через своего уполномоченного представителя при необходимости.
Оформленная декларация с документальными приложениями регистрируется в кадровой службе.
В качестве альтернативы сотрудник может подготовить две копии этого заявления. Копию заявитель оставляет себе со специальной отметкой о регистрации (акцепт). В случае острой необходимости заявку можно подать напрямую получателю, руководителю компании. Это ускорит процесс с одобрения чиновника.
Скачать образец
Как составить приказ?
Когда руководитель организации получит заявление на отпуск от своего сотрудника, он представит на этом документе соответствующее постановление, поскольку оформление неоплачиваемого отпуска должно осуществляться по общепринятым стандартам делопроизводства.
Для кадровых специалистов предприятия такое увольнение является основанием для исполнения соответствующего распорядительного акта — приказа.
Приказ о предоставлении работнику неоплачиваемого отдыха обычно оформляется по стандартному образцу формы Т-6. В этом случае руководство компании вправе использовать собственные бланки документов (образцы).
В любом случае заказ должен отражать следующие данные:
- Название организации-работодателя, ее основные реквизиты.
- Название административного акта с регистрационным номером и датой выдачи.
- Укажите, кому предоставляется свободное время (имя и должность соискателя).
- Тип отпуска (неоплачиваемый), причины предоставления (причины), дата начала и общая продолжительность периода отпуска.
- Подпись директора организации-работодателя.
- Подписи непосредственных руководителей запрашивающего сотрудника (например, руководителя конкретного отдела).
- Подпись самого сотрудника (подтверждает ознакомление с приказом).
Этот административный акт фиксируется в специальном журнале, предназначенном для учета кадровой документации.
Скачать пример
Как заполнить личную карточку?
После публикации вышеуказанного приказа кадровый специалист организации-работодателя отражает необходимую информацию в личной карточке работника. В качестве альтернативы можно заполнить раздел VIII стандартной формы Т-2, в котором фиксируются предоставленные разрешения, в том числе выданные без содержания:
- Вид отдыха неоплачиваемый.
- Срок работы — не заполнен.
- Продолжительность праздничного периода — указывается количество дней.
- Дата начала отдыха.
- Дата окончания отдыха.
- Основанием является соответствующий административный акт (указать подробности).
Какие обозначения проставить в табеле?
Заключительный шаг — запись табеля успеваемости. Он должен отражать необходимые обозначения.
Затем для дней неоплачиваемого отпуска в табель учета рабочего времени вставляются следующие символы:
- ОЗ — это обозначение проставляется ко всем дням неоплачиваемого отпуска, который должен быть предоставлен по желанию работника в соответствии с требованиями статьи 128 ТК РФ (например, для пенсионеров или инвалидов).
- ОБЯЗАТЕЛЬНО — этот код проставляется на все свободное время за свой счет, согласованный с руководством организации.
После завершения процедуры работник может отдыхать на законных основаниях. Поскольку эти выходные дни работнику не оплачиваются, бухгалтерские документы не заполняются бухгалтерией.
Можно ли оформить отдых за свой счет задним числом?
Для предоставления работнику неоплачиваемого отпуска без сохранения заработной платы руководитель организации должен оформить приказ, зачастую оформленный по образцу Т-6.
Сотрудник соискателя обязан ознакомиться с данным административным актом, подписав его.
Таким образом, исполнение данного приказа задним числом может повлечь наложение административного штрафа на организацию-работодателя (юридическое лицо) и на самого руководителя (должностное лицо). Адекватная ответственность предусмотрена положениями статьи 5.27 КоАП РФ.
Полезное видео
О нюансах записи отпусков без зарплаты смотрите в видео:
Выводы
Неоплачиваемый отпуск сотрудника оформляется по общепринятой процедуре, которая предполагает заполнение определенных документов и регистрацию соответствующей информации на самом предприятии.
В этом случае важными документами являются заявление сотрудника и приказ руководителя.
Без этих правил предоставление свободного времени не будет считаться законным.