Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении в 2024 году

Предоставленный авансом работнику отпуск предусматривает выплату отпускных так же, как и в общем случае. Если работник, не отработав достаточный срок за предоставленный отпуск, решает уволиться, то излишне выплаченные отпускные при увольнении можно удержать. Как это сделать правильно?

Калькулятор расчета отпускных.

Согласно статье 114 Трудового кодекса за каждым сотрудником независимо от его должности и формы собственности работодателя закреплено право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Общеустановленные правила предусматривают, что отпуска в организации предоставляются в соответствии с утвержденным графиком. При составлении такой очередности учитывается мнение сотрудника, производственная необходимость и отпускной стаж на дату начала каждого периода отдыха.

Если сотруднику отпуск предоставляется авансом, т.е. до того, как он отработает необходимое время, отпускные также выдаются авансом. В случае, когда сотрудник заявит о желании расторгнуть трудовой договор, это не обязывает его отрабатывать отпускные. Однако законодатель разрешает организации удержать суммы, которые были излишне выплачены как отпускные. Но при этом имеется ряд особенностей, которые нужно учитывать.

Как вернуть законно по ТК РФ?

По закону сумма удержаний с выплат при увольнении не должна превышать 20%. Если излишне выплаченная сумма отпускных более 20% от начислений работнику после налогообложения, то есть 2 пути возврата ранее выплаченных средств за авансом предоставленный отпуск:

1. Договориться с сотрудником о том, что он добровольно вносит требуемую сумму в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.
2. Работодатель обращается с иском в суд, в котором предъявляет платежные документы, график отпусков, заявление сотрудника с просьбой перенести отпуск, приказ на отпуск. Основным доказательством ответственности сотрудника будет заявление на перенос, которым не стоит пренебрегать, если работник идет в отпуск не в даты, указанные в графике.

Законом также предусмотрены ситуации, в которых запрещено удерживать излишне выплаченные деньги:

• Увольнение работника при его призыве на службу в армию
• Увольнение жены военнослужащего в связи с переездом в другую местность
• Увольнение в связи со смертью сотрудника
• Увольнение в связи с ликвидацией
• Сокращение на предприятии

К особым случаям можно отнести увольнение в связи с переводом работника к другому работодателю. Такое расставание не отбирает у последнего права на вычет излишне выплаченных сумм, а у работника – права на компенсацию за неотгуленный отпуск.

Как рассчитать сумму к удержанию?

Расчет излишне выплаченной суммы к удержанию выполняют по аналогии с расчетом отпускных.

Краткий алгоритм подсчетов выглядит следующим образом:

• Определяем количество дней отпуска, положенного на день увольнения. Для этого подсчитываем страховой стаж. По общему правилу минимальный отпуск сотрудника составляет 28 календарных дней, а каждый отработанный месяц приравнивается к 2.33 дня. Из полученного периода вычитаем дни, которые сотрудником уже использованы. При этом можно получившееся число округлить в пользу работника.

Важно: поскольку деньги сотрудник возвращает, а не получает, в пользу сотрудника считается округление числа в меньшую сторону. Например, не 2.33 дня, а 2 дня. Округление до 3 дней будет противозаконным в такой ситуации.

• Определяем средний заработок сотрудника за последние 12 месяцев, который необходимо рассчитать на момент выплаты отпускных. Если сотрудник работает менее года, то оставшиеся периоды рассчитывают по МРОТ.
• Рассчитываем сумму излишне выплаченных отпускных как произведение суммы среднего заработка и количества неотработанных дней отпуска.

Пример расчета

Сотрудник принят в организацию 10.05.2016. В отдел персонала поступило заявление на увольнение 01.03.2017. За отработанный период сотруднику предоставлялся отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Оклад сотрудника составляет 40 000 рублей. Производим расчет:

• Отпускной стаж работника на дату увольнения составляет 8 полных месяцев и 20 дней. Поскольку существует правило, по которому остаток равный или более 15 дней работодатель обязан засчитать за полный месяц, принимаем к расчету период в 9 месяцев. Отпуск, который на момент увольнения, должен работодатель сотруднику равен 9х2.33=20,97 дней, который мы округляем до 21 дня. Разница по излишне выплаченным отпускным в днях составила 7 дней.
• Поскольку за время работы у сотрудника не было больничных и отпуска без сохранения заработной платы, принимаем, что средний заработок сотрудника составляет 40000 рублей. Средний дневной заработок определяем по формуле: 40000/среднее количество дней в месяце 29,3 = 1365 рубль.

• Сумма излишне выплаченных отпускных к удержанию составляет: 7 дней х 1365 = 9555 рублей.

Налогообложение

Поскольку в момент выплаты отпускных на эти суммы был уплачен налог НДФЛ, в отчетности по налогообложению необходимо провести корректировку.

Важно: это делают в отчетности за период, в который было проведено увольнение, а не задним числом.

Причина в том, что на момент проведения отпуска ошибки не было. В отчете эти операции будут внесены как «внереализационные доходы». Для того, чтобы работнику вернуть эти деньги, сумму итогового расчета уменьшают на сумму налога, вычтенного с отпускных. Работника в письменном виде в течение 10 дней необходимо будет предупредить об этой операции.

Важно: общая сумма удержания из заработной платы может быть не более 20% от общей суммы выплаты после уплаты налога НДФЛ.

При этом если при увольнении есть удержания другого характера, например за порчу имущества, 20% — это общий процент по общей сумме всех удержаний. Так, применительно к вышеописанному примеру: сумма окончательного расчета составляет 40 000 к начислению и 34 800 к выплате. 20% от суммы 34 800 рублей будет составлять 6960 рублей. Сумма налога НДФЛ, возвращаемого с уплаченных отпускных составит 13% от 9457 = 1229.41.

Окончательный расчет работнику будет выглядеть так: 34 800 – 6960 + 1229.41 = 35 330,41.

Вернуть без согласия работника всю задолженность будет нарушением трудового законодательства. Если работодателю принципиально важно вернуть излишне выплаченную сумму отпускных (в данном случае это 2497 рублей), это можно сделать двумя путями — договориться с работником или решать вопрос через суд.