Когда нужно писать заявление о предоставлении ежегодного отпуска работнику – правила оформления и образцы

Гражданин, работающий по трудовому договору, имеет право на отдых. При этом он должен предоставляться ежегодно, минимальный срок установлен ТК РФ и составляет 28 дней.

Компания должна разработать график, определяющий последовательность ухода сотрудников из ежегодного отпуска. При отсутствии такого документа условия согласовываются с каждым сотрудником отдельно на основании его заявления.

1. Должен ли я подавать, если есть расписание?
2. Сколько дней обрабатывать?
3. Как написать, чтобы предоставить сотруднику оплачиваемый ежегодный отдых?
4. Как виза проставляется в анкете?
5. Где хранить — сроки хранения
6. Скачать образец для дней, не использованных за предыдущие периоды (год)
7. Пример на 2 недели, 1 день
8. Полезное видео
9. Выводы

Нужно ли подавать, если есть график?

Не всегда нужно писать заявку на следующий отпуск. В большинстве случаев работодатель заранее планирует, как персонал будет отдыхать в следующем году.

Такое планирование удобно как для сотрудников, так и для руководства. Человек может заранее определиться с планами на будущий отдых, а директор будет уверен в плавности рабочего процесса.

Если график составлен и определяет даты начала и продолжительность рабочего отдыха, то сотруднику не нужно писать заявление.

Заявление необходимо подавать в следующих случаях:

1. Даты праздников в расписании не указаны.
2. Сотрудник хочет пойти отдыхать в другое время, чем планировалось.

Первый случай может быть связан с отсутствием самой программы на предприятии или с тем, что в нее не был включен сотрудник. Это могло быть связано с наймом в этом году.

Второй случай может возникнуть как по инициативе работника, так и работодателя. Изменения могут быть внесены в запланированное время, если обе стороны согласны.

В этом случае выписка может быть написана либо по запросу сотрудника, либо в ответ на предложение руководства перенести сроки отпуска на другой период для производственных нужд.

Если график составлен и сотрудник уходит на отдых ровно в указанное в нем время, этот график послужит основанием для ухода в отпуск.

Сотрудник не пишет заявление.

В то же время работодатель должен гарантировать, что он проинформирует человека о начале его отпуска по крайней мере за 2 недели до начала.

Нарушение этого правила является нарушением трудового законодательства для работодателя.

Если менеджер не сообщит о начале отпуска по графику за 2 недели, сотрудник будет вправе по своему усмотрению выбрать даты отпуска и перенести его на удобные даты.

Уведомление будет считаться письменным документом о начале следующего отпуска или ознакомлении с программой под роспись во время ее подготовки.

За сколько дней оформлять?

В ТК РФ до сих пор нет четких сроков подачи заявления на ежегодный отпуск. Однако говорят об обязательстве работодателя оплатить следующий плановый отпуск не позднее, чем за 3 дня.

При последующей выплате отпускных на работодателя ложится ответственность, в том числе обязанность рассчитать надбавку за дни просрочки.

Теоретически у сотрудника нет ограничения по времени для подачи заявления, но на практике рекомендуется учитывать эту обязанность работодателя и подавать заявление не менее чем за 3 дня до начала желаемого отпуска.

В зависимости от ситуации, работодатель может согласиться предоставить другой оплачиваемый отпуск в указанные в заявке даты или подать предложения по отпускным периодам.

По результатам составляется отпускной, который служит основанием для внесения изменений в кадровые документы и расчета отпускных.

Как написать для предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха работнику?

Заявление можно оформить на обычном листе, указав в его верхней части ФИО и должность руководителя, а также информацию о себе.

Текст может содержать следующую информацию:

• заявление на оплачиваемый ежегодный отпуск;
• продолжительность отдыха в календарных днях;
• дату начала отпускного периода, дату окончания написать нельзя, кадровик рассчитает сам;
• причина предоставления отпуска — должна быть написана в случае, если работник желает отдохнуть в период, отличный от указанного в программе. Чтобы убедить работодателя в необходимости изменения сроков отпуска, лучше указать наиболее вескую причину;
• подпись и дата.

Как ставится виза на бланке?

Составленная форма передается в отдел кадров, вашему руководству или другому руководителю.

Вопрос о предоставлении следующего отпуска согласовывается с начальником. Директор не всегда обязан предоставлять отпуск по работе.

ТК РФ прописывает случаи, когда по требованию работодателя работник обязан предоставить отдых. Например, когда подает заявление беременная работница, при условии, что отпуск отпускается непосредственно перед указом.

Виза менеджера практически всегда указывается в анкете.

Он служит сигналом для выдачи приказа или отказа сотруднику.

Специалист по кадрам, получив заявление с постановлением от начальника, сможет разобраться, что делать дальше.

В случае согласия директор может написать «Мне не жаль» или «Подарите отпуск на 14 календарных дней с 16 июня 2019 года» или другими словами.

Строгих требований к разрешению директора по заявлению на отпуск нет.

Работодатель не обязан его носить, если в этом нет необходимости.

Где хранить – сроки хранения

Работодатель должен обеспечить сохранность кадровых документов. Заявления сотрудников на ежегодный отпуск хранятся в течение 5 лет.

Вы можете сохранить его в личном деле, если он зарегистрирован у сотрудника. Вы можете создать отдельную папку для архивирования.

Заказы на предоставление очередных выходных также подлежат удержанию, срок составляет 5 лет.

Скачать образец на неиспользованные дни за прошлые периоды (год)

Если работник не использовал оплачиваемый отдых в текущем году, он не теряется и не исчерпывается, а переносится на следующий год.

Его можно добавить к отпуску в следующем году или предоставить отдельно.

Если неиспользованный отпуск за предыдущие периоды не был включен в программу, для его использования работник пишет заявление, в тексте которого необходимо указать, на какой рабочий год соискатель желает получить отпуск.

Рабочий год — это не календарный год, а тот, который начинает исчисляться с момента присоединения к организации.

Скачать заявку на отпуск за предыдущие периоды (год) — пример.

Пример на 2 недели, 1 день

Работник может ходатайствовать о предоставлении отпуска менее минимального по ТК РФ.

Необязательно использовать все 28 дней одновременно.

Время отдыха можно разделить на части, но хотя бы одна из них должна составлять 2 недели.

Остальную продолжительность можно выбрать по согласованию с директором, например, вы можете отдохнуть еще неделю и использовать последние 7 дней как однодневный отдых в течение года.

Ниже приведены примеры оформления при предоставлении двухнедельного и однодневного отпуска.

Заявление на отпуск 2 недели — образец.

Вот как выглядит образец:

Заявление на ежегодный оплачиваемый бесплатный день на 1 день — образец.

Вот как выглядит образец:

Полезное видео

Образец заявления на предоставление ежегодного отпуска, а также заявление на отпуск за свой счет и отпуск с последующим увольнением можно посмотреть в этом видео:

Выводы

Не всегда пишется вопрос на следующий отпуск. Если работодатель устанавливает в программе даты отпусков, сообщая об этом сотруднику, то писать что-либо отдельно не нужно.

Если расписания нет, или нет заявителя, или сотрудник желает отдохнуть в другие даты, составляется заявление с просьбой предоставить ежегодное оплачиваемое время отдыха в определенные дни.