Компенсация за использование имущества в 2024 году

Бывает так, что сотрудник предприятия использует личное имущество в служебных целях. Закон позволяет работодателю пользоваться имуществом работника с его согласия при условии заключения договора. Служащему полагается компенсация за использование имущества, если только между ним и нанимателем не было заключено соглашение о безвозмездном пользовании.

Как оформить использование личного имущества сотрудника в служебных целях

Чтобы эксплуатация имущества сотрудника в интересах работодателя признавалась законной, нужно оформить такие отношения. Законом разрешается:

• заключить договор аренды имущества (выплачивается арендная плата);
• подписать договор ссуды (безвозмездной эксплуатации — компенсация и арендная плата не положены);
• договориться о компенсации затрат, имеющих отношение к эксплуатируемому имуществу.

Компенсация за использование имущества работника

Чаще всего за эксплуатацию личного имущества сотрудника в интересах предприятия ему выплачивается компенсация и возмещаются затраты, имеющие отношение к его использованию. При таком раскладе имуществом распоряжается владелец — оно не передается прочим сотрудникам компании.

Под компенсацией понимается денежная выплата, которая начисляется сотруднику с целью возмещения его расходов, имеющих отношение к выполнению его должностных функций. Величина компенсации устанавливается положением письменного договора, заключенного между служащим и работодателем.

Читайте также статью ⇒ «Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2024 году».

Как документально оформляется компенсация за использование имущества

Компенсацию за использование имущества работника не стоит выплачивать, пока не будут оформлены следующие бумаги:

1. Документы, которые свидетельствовали бы о необходимости для предприятия эксплуатации имущества сотрудника:
   • справки из бухгалтерии с вычислениями экономической обоснованности эксплуатации;
   • должностная инструкция сотрудника.
2. Отдельное соглашение, прикрепляемое к трудовому договору с указанием:
   • периода эксплуатации имущества;
   • характеристик и вида эксплуатируемого имущества (технических показателей, сведений о регистрации, акт о состоянии на момент подписания договора и т.д.);
   • порядок выплаты компенсационных сумм, размер выплаты, сроки перечисления средств, метод вычисления суммы (с уточнением, фиксированная будет сумма или переменная);
   • условия обслуживания имущества;
   • порядок возмещения затрат на использование имущества в служебных целях, порядок подтверждения понесенных затрат.
3. Акт об использовании имущества, составленный в произвольной форме и подписанный обеими сторонами соглашения.
4. Приказ руководителя о выплате компенсационной суммы сотруднику (в качестве основания для совершения выплаты бухгалтером).

К указанным документам следует приложить также бумагу, доказывающую законность использования имущества сотрудником. Это может быть товарный чек, тех. паспорт, договор купли-продажи.

Читайте также статью ⇒ «Компенсация мобильной связи».

Как рассчитывается компенсация за использование имущества

Размер ежемесячной компенсации за применение имущества работника на работе зависит от того, сколько именно дней за этот период сотрудник использовал это имущество — должен быть составлен Акт о количестве дней, в течение которых оно фактически использовалось.

Трудовое законодательство не регулирует вопрос размера компенсации за эксплуатацию имущества сотрудника в служебных целях — величину суммы устанавливает руководитель фирмы, заручившись согласием служащего. Чтобы оправдать расходы на выплату компенсационной суммы именно в указанном размере, работодателю следует поручить бухгалтеру оформить справку с расчетом суммы.

Обычно компенсационная сумма перечисляется сотруднику в размере суммы износа (амортизации), вычисленной на основании официально утвержденных норм, если имущество причислено к основным средствам. Нужно посмотреть Классификацию основных средств, которые должны быть включены в амортизационные группы. Бухгалтер должен отнести затраты по выплате компенсаций к расходам по обычным видам деятельности.

Дополнительные затраты, которые несет фирма при эксплуатации личного имущества сотрудника, возмещаются отдельно в сумме фактических расходов, подтверждаемых документально.

Читайте также статью ⇒ «Компенсация бензина».

Пример того, как рассчитывается компенсация за использование имущества работника

Диспетчер строительной фирмы для составления заявок и использования программы по составлению маршрута доставки приносит с собой на работу личный ноутбук. Его рыночная стоимости на момент его использования в служебных целях равнялась 35500 рублей.

Бухгалтер компании обратился к Классификации ОС, согласно которому ноутбук относится ко 2-ой амортизационной группе (его код — 14 302000). Срок полезного использования составляет 2-3 года.

Допустим, в учетной политике фирмы для ОС 2-ой амортизационной группы определен срок полезного применения, равный 24 месяцам. Норма амортизации за месяц составляет 4%.

Итак, каждый месяц диспетчер будет получать компенсацию за использование ее ноутбука в размере: 35500 руб. х 4% = 1 420 рублей.

Читайте также статью ⇒ «Компенсация транспортных расходов».

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Сотрудник жалуется работодателю на то, что компенсация за использование его личного имущества была выплачена не в полном объеме за месяц, в котором работник находился на больничном.

Комментарий: Если в течение месяца служащий уходит на больничный или в отпуск и не эксплуатирует свое имущество, компенсация за эти дни не начисляется.

Ошибка: Работник, подписавший договор ссуды, требует компенсации за использование предоставленного им имущества в служебных целях.

Комментарий: Договор ссуды является договором безвозмездного пользования, а значит работодатель не должен выплачивать компенсацию или арендную плату.

Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается компенсация за использование имущества работника

Вопрос №1: Я вынуждена использовать свой ноутбук на работе, поскольку работодатель не предоставил мне компьютер для выполнения служебных обязанностей. Я получаю компенсацию в размере 1,5 тысяч рублей в месяц. В прошлом месяце сломалась клавиша на клавиатуре, и я потратила 600 рублей на ремонт. Достаточно ли компенсации в полторы тысячи для оплаты таких расходов, или наниматель должен оплатить ремонт дополнительно?

Ответ: Если Вы предоставите в бухгалтерию авансовый отчет, кассовый чек и акт о проделанном ремонте, Ваши затраты будут признаны обоснованными, и компания должна будет возместить расходы.

Вопрос №2: Должен ли работодатель удерживать с компенсационной суммы за использование имущества работника НДФЛ и страховые взносы?

Ответ: Размер компенсации должен быть указан в соглашении к трудовому договору. Если она выплачивается в установленном размере, не более, тогда наниматель не должен удерживать ни НДФЛ, ни страховые взносы на пенсионное, социальное и медицинское страхование, ни взносы на страхование от несчастных случаев и заболеваний, поскольку тогда компенсация не является доходом работника.

? Видео-советы. Какие есть компенсации работникам за использование личного имущества?