Для получения копии трудовой сотруднику нужно обратиться к своему работодателю с письменным заявлением. Работодатель в свою очередь обязан выдать заявителю требуемый документ в 3-дневный срок со дня обращения (ст. 62 ТК РФ).
Если гражданин не работает, и трудовая книжка, соответственно, находится у него на руках, то копию можно заверить у нотариуса или непосредственно в той инстанции, которой требуется данный документ, предъявив оригинал.
Как заверить копию трудовой книжки
Копия трудовой оформляется следующим образом:
- копируются все листы, содержащие какие-либо сведения (копировать пустые листы бессмысленно, поскольку все записи в трудовую вносятся в порядке сквозной нумерации и изъять часть данных невозможно);
- на одном листе формата А4 располагается один или два разворота книжки, при этом должен быть соблюден оригинальный масштаб (100%);
- применяется односторонняя печать, оборотная сторона листа не используется;
- если запись с последнего места работы располагается в самом конце разворота, рекомендуется отксерокопировать следующий пустой лист в качестве подтверждения отсутствия на нем каких-либо записей;
- каждый лист копии заверяется записью: «Копия верна», подписью ответственного должностного лица с указанием занимаемой должности и печатью работодателя (при наличии);
- на копии последнего листа трудовой книжки должна быть внесена дополнительная запись: «Работает в настоящее время на должности _____________.». Проставляется текущая дата, печать работодателя (при наличии) и подпись ответственного лица;
- последняя страница копии заверяется в общем порядке. Таким образом, последний лист будет содержать две заверительные записи.
Примечание: копию трудовой книжки можно не заверять постранично, а пронумеровать все листы, прошить и вынести заверительную запись на оборот последней страницы с указанием общего количества прошнурованных и пронумерованных листов.
Если гражданин в настоящее время не работает, дополнять последнюю страницу копии дополнительными записями не требуется.
Обратите внимание: с 01.07.2018 вступает в силу новый ГОСТ Р 7.0.97 – 2016, согласно которому в копиях документов, предназначенных для передачи в другие организации, дополнительно нужно указывать место хранения подлинника (например: «Оригинал документа хранится в ООО «Омега» по адресу: г. Москва, ул. Валовая, 35»).
Срок действия копии трудовой
Никаких единых законодательных сроков действия для данного документа не предусмотрено.
Но любая инстанция, требуя заверенные копии или выписки из различной документации, как правило, устанавливает правила их приема. Поэтому в разных ведомствах сроки действия могут разительно отличаться: от 3 дней до одного месяца и более.
Если неработающий гражданин заверил копию трудовой книжки у нотариуса, то в обычном порядке такая копия считается действующей до момента внесения в оригинал новых сведений.
Для чего нужен этот документ
Для подтверждения факта трудовой деятельности. Сведения о работе могут потребоваться гражданину в разных ситуациях, например: взаимодействие с государственными ведомствами (оформление пособий, пенсий, субсидий; получение загранпаспорта или визы иностранного государства), заключение кредитного договора с коммерческим банком.
Однако если нужны сведения лишь за какой-то определенный период, потребуется сделать выписку.
ГОСТ Р 7.0.8-2013, действующий с 01.03.2014, содержит следующие определения:
- Копия – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий сведения из подлинника.
- Выписка – это заверенная в установленном порядке копия части документа.
Основная разница между этими документами – их объем: выписка всегда меньше копии. При этом оба документа имеют одинаковую юридическую силу при условии, что они оформлены и заверены должным образом.