| Оглавление:
1. Нужна ли личная карточка в компании? 2. Входит ли форма Т-2 в состав личного дела? |
Документ:
Скачать бланк формы Т-2 Смотреть образец заполнения Т-2 |
Личная карточка работника представляет собой бланк, в котором содержатся все основные сведения, касающиеся работника: ФИО, дата и место рождения, данные документов, адрес, образование, стаж и т.д. Заполняется она при приеме на работу, а затем дополняется в течение всего времени работы.
В отличие от личного дела личная карточка обязательна для ведения.
Для нее предусмотрена унифицированная форма Т-2.
Нужна ли карточка Т-2 и обязательно ли использовать унифицированную форму?
Нигде в законодательстве не сказано об обязанности работодателя вести личные карточки Т-2 на своих работников, но на это указывают другие нормативные акты, где упоминается личная карточка:
- В Правилах ведения трудовых книжек указано, что все записи в трудовой книжке должны быть продублированы в личную карточку и доведены до сведения работника под роспись;
- В Методических рекомендациях по ведению воинского учета также указано, что сведения на каждого военнообязанного сотрудника должны быть внесены в карточку Т-2.
Таким образом, можно сделать вывод, что ведение личной карточки является обязательным. Но поскольку с 2013 года использование унифицированных форм необязательно, то организация сама вправе разработать форму личной карточки.
Личная карточка заводится на каждого работника (даже временного). Если после увольнения бывший работник вновь будет принят в эту же организацию, то на него составляется новая карточка Т-2. Когда работник совмещает две должности в одной организации, то на него заводят две личных карточки.
Некоторые организации ведут карточки в электронном виде или в специализированных программах по кадрам и распечатывают только после увольнения. Это неправильно, поскольку в этом документе необходима подпись работника, которая проставляется после приема и заполнения карточки.
Входит ли личная карточка в состав личного дела?
Если в организации ведутся личные дела, то форму Т-2 можно хранить в них. Но при этом часто можно встретить информацию о том, что личная карточка работника не должна входить в состав личного дела и ее необходимо хранить отдельно. Это утверждение основывается на том, что в Перечне типовых документов форма Т-2 выделена отдельной строкой.
Тем не менее больше нигде в законодательстве нет упоминаний о том, что карточку Т-2 стоит хранить отдельно.
Поэтому этот вопрос также остается на усмотрение работодателя.
В пользу того, что карточку Т-2 удобнее хранить в личном деле, говорят следующие факты:
- Информация, касающаяся личных данных и документов работника, дублируется в обоих документах, поэтому можно использовать только Т-2 (при условии использования унифицированной формы);
- В форме Т-2 предусмотрен раздел, где вносится информация обо всех отпусках работника и их периодах, это позволит не подшивать в личное дело копии приказов на отпуска;
- В большинстве случаев срок хранения Т-2 и личного дела совпадает (за исключением личных дел руководителей).
И наоборот, многие организации пользуются тем, что личное дело необязательный документ, и ведут только форму Т-2, в которую вкладывают все другие документы, касающиеся работника (заявление, трудовой договор и т.д.).
Инструкция по заполнению формы Т-2
Шапочная часть
Указывается полностью. Допускается в скобках внести сокращенное наименование (при наличии), как в учредительных документах. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.
Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится то же требование.
Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.
Затем идет таблица, в которую необходимо внести следующие сведения:
- Дата составления – время составления Т-2 не регламентировано, но поскольку в нее дублируется запись из трудовой книжки, то можно предположить, что личная карточка должна быть составлена как можно быстрее после приема работника;
- Табельный номер — индивидуальный код работника в данной организации, который присваивается при приеме на работу. Поскольку обязательное присвоение табельных номеров действующим законодательством не предусмотрено, то это поле заполняется только при его наличии.
- ИНН – поскольку этот документ не входит в перечень обязательных документов, предъявляемых при приеме на работу, это поле может остаться пустым;
- СНИЛС – если у работника нет этого документа, то обязанность его оформить ложится на работодателя;
- Алфавит – 1-2 первых буквы фамилии сотрудника;
- Характер работы – постоянная или временная;
- Вид работы – основное место работы или совместительство;
- Пол сотрудника.
11 разделов личной карточки
Сюда вносится следующая информация:
- Данные трудового договора, номер и дата составления (небольшое поле справа);
- ФИО полностью;
- Дата рождения;
- Место рождения, берется из паспорта;
- Гражданство – указывается страна (например, РФ или Российская Федерация);
- Иностранный язык – заполняется при наличии знаний, в противном случае это поле оставляют пустым либо ставят отметку «не владеет»;
- Образование – все данные берутся из диплома. Здесь предусмотрено место для внесения двух дипломов и одно для послевузовского образования, если у сотрудника есть ученая степень;
- Профессия – здесь данные можно взять из диплома либо внести наименование должности, на которую сотрудник устраивается;
- Стаж работы на дату приема. Здесь выделяют три вида стажа: общий, непрерывный и дающий право на льготы. Стаж берется из трудовой книжки и прочих документов, его подтверждающих. В дальнейшем его можно использовать для расчета стажа для больничного;
- Состояние в браке – делается пометка (состоит/не состоит в зарегистрированном браке);
- Состав семьи – вносятся данные о супругах и детях;
- Паспортные данные, номер, серия, когда и кем выдан;
- Адрес места жительства – согласно регистрации и фактический. Если они совпадают, то во второй строке можно сделать пометку «тот же». Здесь еще делается пометка о дате регистрации по последнему месту жительства и указывается телефон работника.
Почти напротив всех данных этого раздела имеются поля для проставления кодов. Они предназначены на случай, если документы будут обрабатываться с помощью ЭВМ, но в настоящий момент таким методом практически нигде не пользуются, и кодировка утратила свое значение.
Все данные этих двух разделов заполняются либо со слов работника, либо переносятся из предоставленных им документов. Затем кадровик ставит свою подпись и дает расписаться работнику. Расписываясь, работник подтверждает, что все данные внесены правильно.
Дублируется запись об увольнении из трудовой книжки, проставляется дата увольнения и реквизиты приказа. Ставится подпись кадрового работника и сотрудника.
Иногда можно столкнуться с такой ситуацией, что работник отказывается поставить свою подпись в конце карточки, особенно если увольнение происходит по негативным основаниям.
В этом случае необходимо составить акт об отказе от подписи и приложить его к карточке, тогда у проверяющих не будет претензий по поводу отсутствия подписи.
Срок и место хранения личной карточки
Личная карточка хранится в отделе кадров. Хранить ее нужно в месте, недоступном посторонним, поскольку в личной карточке содержатся сведения о личных данных работников, которые являются конфиденциальными.
После увольнения работника личная карточка передается в архив, где ее хранят в течение 75 лет.