Все записи в трудовой книжке делаются в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденных Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.
Общие правила ведения и заполнения трудовой книжки
В соответствии с вышеуказанными правилами распоряжением руководителя организации назначается сотрудник, ответственный за ведение, а также хранение трудовых книжек. Обычно таким сотрудником является кадровик.
Все записи вносятся шариковой, гелевой или перьевой ручкой синего или черно цвета. Не допускается использование сокращений, названия распорядительных документов указываются целиком. Даты и номера документов указываются только арабскими цифрами. Нумерация записей — сплошная, то есть если последняя запись об увольнении с предыдущего места работы сотрудника идет под номером 11, следующей записи присваивается номер 12.
Стандартная запись о приеме на работу
При приеме на работу сотрудник предоставляет новому работодателю свою трудовую книжку, если она имеется, или работодатель оформляет новую трудовую при ее отсутствии, в этом случае работник компенсирует работодателю ее стоимость.
Чтобы сделать запись о приеме на работу, работнику кадровой службы необходим приказ о приеме на работу сотрудника, так как именно реквизиты этого документа будут внесены в графу 4 трудовой книжки.
Сначала кадровик в графе 3 указывает полное и сокращенное (в скобках) наименование работодателя. Также разрешается ставить штамп организации.
Затем вносится сама запись с порядковым номером и датой, указанием должности, квалификации в соответствии со штатным расписанием и подразделения, в которое принимается работник (если оно прописано в его трудовом договоре), а также документ, на основании которого работник принят на работу – приказ по утвержденной форме.
Если сотрудник устраивается на работу к индивидуальному предпринимателю, в 4 графе указываются реквизиты трудового договора, заключенного с ИП, так он не обязан издавать приказы.
Если сотрудник принят на работу по срочному трудовому договору, то в записи не нужно делать отметку о временном характере работы, то есть запись о приеме делается по стандартному образцу.
Если сотрудник принят на работу дистанционно, трудовое законодательство разрешает работодателю не делать записи о дистанционной работе, если между сотрудником и работодателем имеется об этом письменное соглашение. Например, в трудовом договоре это обстоятельство может быть сформулировано так: «Стороны трудового договора договорились не вносить в трудовую книжку работника сведения о дистанционной работе». Оговоренное таким образом условие поможет работодателю избежать возникающих претензий со стороны сотрудника по поводу отсутствия в трудовой книжке сведений о периоде его дистанционной работы у работодателя, а также сможет защитить его от ответственности за несвоевременное оформление трудовой книжки, если на момент заключения договора трудовая книжка отсутствовала.
Запись о приеме на работу подписью и печатью заверять не требуется.
Запись вносится не позднее недельного срока со дня издания приказа.
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| Число | Месяц | Год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной ответственностью «Мечта» (ООО «Мечта») | |||||
| 12 | 24 | 01 | 2018 | Принята на работу в финансово-экономический отдел на должность кассира-операциониста | Приказ №28-К от 24.01.2018 |
Запись о приеме на работу по совместительству
Работник имеет полное право потребовать у основного работодателя, у которого хранится трудовая книжка, внести сведения о работе по совместительству. Для этого он должен предоставить в кадровую службу справку или копию распорядительного документа о приеме на работу организации, где он трудится по совместительству.
В трудовом законодательстве нет жесткого требования к основному работодателю вносить сведения о работе по совместительству в трудовой книжке в хронологическом порядке сразу после записи о приеме на работу по основному месту работы. Ведь сотрудник мог начать работу по совместительству и до того момента, когда с ним заключили трудовой договор по основному месту работы у вносящего запись работодателя. Возможно, предыдущий работодатель по основному месту работы не сделал соответствующей записи о такой работе по совместительству, а сотрудник уволился, продолжая работу по совместительству. Читайте также статью ⇒Трудовой договор на условиях совместительства.
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной ответственностью «Мечта» (ООО «Мечта») | |||||
| 12 | 24 | 01 | 2018 | Принята на работу в финансово-экономический отдел на должность кассира-операциониста | Приказ №28-К от 24.01.2018 |
| 13 | 18 | 02 | 2018 | Принята на работу по совместительству в Общество с ограниченной ответственностью «Звезда» на должность оператора | Приказ ООО «Звезда» №7-К от 18.02.2018 |
Запись о приеме на работу в форме перевода
Работник в организацию может быть принят переводом от бывшего работодателя.
Информация в трудовой книжке о том, что сотрудник поступил на работу в порядке перевода от другого работодателя, оформляется исключительно лишь в том случае, если со своего предыдущего места работы он уволился переводом в новую фирму.
То есть последняя запись должна содержать сведения об увольнении со ссылкой на номер статьи ТК. Кадровик в таком случае обязан проверить, есть ли ссылка в предшествующей записи об увольнении на соответствующую статью. Читайте также статью ⇒Перевод срочного трудового договора в бессрочный.
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 11 | 23 | 01 | 2018 | Трудовой договор расторгнут в связи с переводом с согласия работника в Общество с ограниченной ответственностью «Мечта» (ООО «Мечта»), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ № 46-У от 23.01.2018 |
| Специалист Иванова Иванова И. И. | |||||
| Печать Петрова | |||||
| Общество с ограниченной ответственностью «Мечта» (ООО «Мечта») | |||||
| 12 | 24 | 01 | 2018 | Принята на работу в финансово-экономический отдел на должность кассира-операциониста в порядке перевода из общества с ограниченной ответственностью «Звезда» | Приказ №28-К от 24.01.2018 |
Скачать Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу
Внесение исправлений в трудовую книжку
Если при заполнении книжки кадровик ошибся, зачеркивание неправильно внесенной записи не допускается, исправления вносятся строго оговоренным Правилами способом.
Изменение записи в трудовой книжке производится кадровым работником следующим образом. Сначала неверная запись признается недействительной. Записи, которая фиксирует внесение исправлений, также присваивается порядковый номер. Правильная запись начинается со слов «Запись № __ недействительна». Затем вносится верная запись.
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной ответственностью «Мечта» (ООО «Мечта») | |||||
| 12 | 24 | 01 | 2018 | Принята на работу в финансово-экономический отдел на должность кассира-операциониста | Приказ №28-К от 24.01.2018 |
| 13 | 25 | 01 | 2018 | Запись № 12 недействительна. Принята на работу в финансово-экономический отдел на должность старшего кассира с 24.01.2018 | Приказ №28-К от 24.01.2018 |
Если запись внесена ошибочно, то в третьей графе указывается только, что она недействительна, а 4 графа не заполняется, так как документ, на основании которого вносится запись, отсутствует.