Несомненно, в современном деловом мире нет необходимости ехать в другой регион, чтобы пообщаться с начальством или должностными лицами — достаточно выйти в интернет. Но далеко не все дела можно решить дистанционно, к примеру, провести проверку можно только лично. Поэтому командировки по-прежнему актуальны, и для их оформления закон требует написания заявлений сотрудниками. Если заявление заполнено на компьютере, нужно хотя бы собственноручно поставить дату и подпись. Из статьи вы узнаете, как заполнить документ, а также увидите образец заявления на командировку.
Как написать заявление на командировку
Наиболее незащищенные категории работников защищены законом в особом порядке — их нельзя направить в командировку по желанию работодателя и принудить к поездке под угрозой увольнения.
Отдельные категории сотрудников не могут быть направлены в командировку, пока не дадут свое письменное согласие на поездку. Если же поехать в служебную командировку они не могут, то принуждать таких работников к написанию заявления нельзя. К таким подчиненным относятся:
- сотрудники, вынужденные по завершении трудового дня по основному месту работы ухаживать за тяжело больными членами семьи или престарелыми родителями;
- одинокие родители, воспитывающие детей в возрасте младше 5 лет;
- работники, на содержании которых имеются дети с инвалидностью;
- сотрудницы, воспитывающие ребенка младше 3 лет.
Такие работники должны написать заявление с указанием ФИО руководителя, направляющего их в служебную поездку, полное наименование компании и суть обращения — согласие на оформление командировочной поездки при осведомленности о возможности отказа от нее без риска быть уволенным.
Перейдите по ссылке, чтобы открыть ⇒ Образец заявления сотрудника на командировку для особых категорий работников 2024.
Закон также запрещает работодателям в принципе оформлять командировку некоторым другим категориям сотрудников — даже если они согласны на поездку, направить их по служебным делам нельзя. К таковым относятся:
- сотрудники, не достигшие возраста 18 лет (за некоторыми исключениями, о которых говорится в ст. 268 ТК РФ — в отдельных случаях подросток не младше 16 лет может быть направлен в поездку);
- беременные сотрудницы;
- сотрудники, с которыми был заключен договор гражданско-правового характера;
- работники, подписавшие при приеме на работу ученический договор.
Эти подчиненные не пишут об отказе от поездки — им необходимо написать, что они знают о своем праве не соглашаться на командировку на основании статьи 259 ТК РФ.
Перейдите по ссылке, чтобы увидеть ⇒ Образец заявления об отказе от командировке для сотрудников, которые не могут быть направлены в поездку по ТК РФ
Если сотрудник не относится к упомянутым выше группам подчиненных, то заявление на командировку им писать вообще не нужно — работодатель имеет право направить их в поездку и без их согласия. Но работники составляют другой документ — на выдачу им денег под отчет. Сюда относятся выплаты для возмещения затрат на покупку билетов, на оплату проживания и прочие нужды. Выплаты оформляются бухгалтером через расходный кассовый ордер, и для того, чтобы выдать наличные, необходимо заявление работника на получение денег.
Читайте также статью ⇒ «Оплачиваются ли выходные в командировке».
В каких еще случаях требуется заявление на командировку
Помимо перечисленных выше случаев, так называемое заявление на командировку требуется в следующих ситуациях:
- если сотрудник допустил прогул в период служебной поездки;
- если работник вернулся из командировки раньше, чем предполагалось;
- если из заработной платы подчиненного необходимо вычесть деньги в счет неверно потраченных в период поездки средств из выданного командировочного аванса.
Если требуется написание такого заявления, в его тексте необходимо упомянуть о следующих моментах:
- Кому адресовано заявление работника — как правило, документ пишется на имя непосредственного руководителя, директора подразделения, заместителя директора, генерального директора, главного бухгалтера и пр. Также необходимо уточнить наименование компании, в которой трудится работник.
- От чьего имени составлено заявление — нужно только указать личные данные сотрудника, должность.
- Наименование бумаги, цель ее написания.
- Текст заявления должен содержать следующие сведения: сотрудник просит о том, чтобы было учтено некоторое количество дней, в течение которых он будет пребывать в служебной поездке.
- Затем следует просьба — выплатить работнику суточные.
- Далее указывается основание для выплаты — приложенные к заявлению проездные документы, посадочные талоны, авансовый отчет и служебная записка от начальника, прочие бумаги.
- В конце указывается дата написания заявления и должность составителя, ставится подпись с расшифровкой.
Перейдите по ссылке, чтобы открыть ⇒ Образец заявления сотрудника на командировку.
Заявление на компенсацию командировочных расходов
По возвращении из поездки сотрудник обязан написать заявление, в котором просит компенсировать ему затраты, которые имели место быть в период пребывания в командировке. Если работника потратил определенное количество выданных авансом денег на свои нужды, он излагает просьбу об удержании средств из своей зарплаты.
Данное заявление должно быть завизировано главным бухгалтером и директором. Первый сообщает о своем согласии с выплатой средств в связи с отсутствием долгов за работником, а второй позволяет бухгалтеру выплатить сотруднику деньги (сумма указывается повторно, чтобы не было лишних начислений).
Посмотреть ⇒ Образец заявления на выплату компенсации понесенных в период командировки расходов.
Перед поездкой сотрудник тоже должен просить бухгалтерию выдать ему деньги под отчет в качестве командировочного аванса.
Посмотреть ⇒ Образец заявления на выплату командировочного аванса.
Читайте также статью ⇒ «Командировка за счет принимающей стороны».
Законодательные акты по теме (статьи ТК РФ)
| ст. 259, ст. 264 ТК РФ | О категориях работников, которых нельзя направлять в командировку без их письменного согласия |
| ст. 259 ТК РФ | О невозможности направления в командировку беременной женщины |
| ч. 3 ст. 203 ТК РФ | О невозможности направления в командировку сотрудника, принятого по ученическому договору |
Типичные ошибки
Ошибка: Сотрудник не написал заявление о предоставлении ему отгула в счет отработанного им в период командировки выходного дня.
Комментарий: Сотрудник, работавший в выходной день в период служебной поездки, имеет право на дополнительный отгул по возвращении из командировки (или на оплату выходного в двойном размере).
Ошибка: Сотрудник не приложил оправдательных документов к заявлению о выплате ему компенсации понесенных в ходе командировочной поездки расходов.
Комментарий: Все затраты сотрудника, которые тот понес в период командировки, должны быть документально подтверждены, иначе компенсация выплачена не будет.
Ответы на распространенные вопросы про образец заявления на командировку
Вопрос №1: Как указать дату отбытия сотрудника в служебную командировку?
Ответ: За день отбытия следует принять день отправления поезда или вылета самолета. То есть первый день поездки должен совпадать с днем отправления транспорта, указанным в билете.
Вопрос №2: Какой день принять за дату прибытия работника из командировочной поездки?
Ответ: Многие ошибочно указывают в качестве для прибытия дату, на которую сотрудник появился по основному месту работы, вернувшись из поездки. Но следует указывать день прибытия транспортного средства, на котором вернулся работник.