При приеме на работу работникам, вне зависимости от будущей должности, должны быть ознакомлены с должностной инструкцией по основной деятельности, отражающей порядок работы, то есть обязанности, которые необходимо выполнять и является основным документом, регулирующий деятельность, независимо от сферы деятельности организации. В ходе работы по инструкции работник, как и работодатель, не застрахованы от непредвиденных обстоятельств (позитивных и негативных), которые могут возникнуть в работе. Также выполнение должностных обязанностей связано с планами работ, при этом выполнение плана аналогично может зависеть от различных факторах. Исполнение или неисполнение должностных обязанностей необходимо также отразить в должностной инструкции. При их неисполнении в зависимости от понесенного ущерба предприятием, составляется объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей.
Объяснительная записка – это локальный документ, в котором отражаются причины возникновения какой-либо ситуации, составляемый работником организации, являющимся ответственным за эту ситуацию, и представляемый вышестоящему должностному лицу. Составляются они как в случае возникновения аварийных ситуаций, невыполнения плана, снижающие финансовый результат, так и конфликтные ситуации, приводящие к снижению производительности труда.
Чаще всего составляется объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей по требованию руководителя, если иное не предусмотрено в локальной документации. На основании объяснительной записки руководством принимается решение о привлечения работника к дисциплинарной ответственности.
- Нормативное регулирование о невыполнении должностных обязанностей
- Основание для формирования объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей
- Формирование объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей
- Пример объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей
- Ответы на распространенные вопросы
Нормативное регулирование о невыполнении должностных обязанностей
Согласно части первой статьи 193 Порядок применения дисциплинарных взысканий «Трудового кодекса Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ работодатель при обнаружении проступка имеет право применить дисциплинарное взыскание на основе предоставленного работником письменного объяснения, где отражаются причины и обстоятельства сложившейся ситуации посредством внутреннего документа — объяснительной записки.
В соответствии с таким нормативным документом, как «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом) объяснительная записка включена в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) по классу 0200000 и этим документом рекомендуется сформировать правила оформления такого документа.
Невыполнение должностных обязанностей также отражается в таких локальных актах, как: трудовом договоре, должностной инструкции, коллективном договоре.
Основание для формирования объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей
Неисполнение должностных обязанностей в большинстве случаев приводит к различным ситуациям и в зависимости от степени полученного ущерба работодатель принимает решение о применении взыскания на основе полученной от работника объяснительной записки. Основанием для написания объяснительной записки может быть как устное требование руководителя, например на основе отчета о выполнении плана, так и отмеченная ситуация в журнале регистрации происшествий за смену. Если работник отказывается написать объяснительную записку, то работодатель составляет акт, фиксирующий отказ и подписывается двумя и более свидетелями.
Читайте также статью ⇒ Увольнение работника за невыполнение должностных обязанностей в 2024 году.
Формирование объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей
Объяснительная записка должна быть составлена и оформлена в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003. По структуре текста объяснительная записка не содержит выводов и предложений. В объяснительной записке информация должна быть ясной, лаконичной, сдержанной, логически структурированной ив ней не предполагается эмоциональных описаний и дачи субъективных оценок. Эти требования распространяются на все организации:
- В правом верхнем углу указывается должность, наименование организации и Ф.И.О. руководителя (в дательном падеже), которому адресован документ. Далее необходимо написать должность и Ф.И.О. субъекта, который пишет объяснение (в родительном падеже).
- По центру пишется наименование документа (объяснительная записка), под которой можно кратко изложить о чем пойдет речь
- После наименования документа идет текст объяснительной записки, который должен содержать: описание факта (случая, проступка и другое), послуживших основанием к ее написанию, следующим шагом аргументируется описанная ситуация и объясняется сложившаяся ситуация. Текст записки должен содержать доказательства. Если доказательства подтверждены документально, то нужно сделать копии этих документов, оправдывающих действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства, в качестве приложений.
- По окончании объяснения указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия. Датой объяснительной записки является дата ее составления.
Объяснительная записка, которая может быть написана и от руки, и в машинописном формате, и представлена руководителю, является защитой от действий со стороны работника в ходе трудовых споров. Если в компании применяются шаблонные машинописные формы, то нужно отметить: «Объяснительная записка составлена лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись».
Пример объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей
| Директору ООО «Альфа и омега»
Родионовой Л.А. от технолога Михелевой А.В. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Об отсутствии на рабочем месте Я, Михелева Анна Владимировна, отсутствовала на рабочем месте 19 февраля 2024 года в период с 14.00 до 18.00 в связи с тем, что при возвращении с обеда на рабочее место, при переходе дороги на зеленый сигнал светофора, была сбита автомобилем. В результате происшествия получила ушибы и доставлена в травмпункт для проведения осмотра, назначения лечения. Известить работодателя не было возможности, так как телефон был разбит в аварии. Из травмпункта поехала домой, так как было 19.00. Справка медицинского учреждения получена и прилагается к объяснительной записке 20.02.2024 Михелева А.В. Михелева Объяснительная записка составлена лично с использованием персонального компьютера. 20.02.2024 Михелева |
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: В соответствии с требованием руководства, работник написал объяснительную записку, отражающую признание ошибки и объясняющую причину. Обязательно ли подвергать его дисциплинарному взысканию?
Ответ: Не обязательно. Решение принимает руководитель на основе полученной информации. За впервые совершенную ошибку дисциплинарное взыскание не накладывается, достаточно устного предупреждения. Но если это становится систематическим, то необходимо предпринимать какие-либо действия.
Вопрос №2: Если работник отказывается написать объяснительную записку о совершенном хищении, как с ним следует поступить?
Ответ: Согласно статье 193 ТК РФ работника нельзя обязать написать объяснительную записку, на это ему дается два дня со дня обнаружения проступка. Если объяснительная не предоставлена, составляется акт о непредставлении такого документа. На вынесение решения по совершенному проступку дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка
Читайте также статью ⇒ Какие документы выдать при увольнении.