Любой работник по своему желанию имеет право подать заявление на отпуск без сохранения заработной платы. Но работодатель не всегда обязан давать его. Однако есть исключения для некоторых категорий, речь о который пойдет далее. Указывать причину человек не обязан, хотя по просьбе руководителя он и может озвучить ее ему.
Оформление производится в два этапа: написание заявления сотрудником и выпуск приказа. А также отгул должен быть отражен в других документах и учитывается при расчете некоторых показателей. Регулирует процесс предоставления подобного отпуска ст. 128 Трудового кодекса Российской Федерации и некоторые другие его разделы (в меньшей степени): ст. 173, 174 ТК РФ.
Кому работодатель обязан предоставить отпуск
Статья 128 указывает, что неоплачиваемый отпуск предоставляют при наличии уважительных причин. По причине того, что это понятие не раскрыто к законе, многое зависит от доброй воли руководителя фирмы. Продолжительность отпуска также устанавливается по согласованию с руководством.
Но есть ряд людей, которые имеют право на него, и отказать им организация не вправе. При нарушении своих прав данные сотрудники могут обратиться в суд и в соответствии с его решением получить отгул, который положен им по закону. Однако, несмотря на свое право использовать отпуск, они могут им и не воспользоваться. Поэтому отправлять их в него насильно нельзя — только по их собственному желанию, подтвержденному заявлением.
| Вид сотрудника | Срок, на которые дается отпуск |
| участник ВОВ | до 5 календарных дней в году |
| инвалид | до 60 календарных дней в году |
| родители и жены (мужья) военнослужащих, которые погибли вследствие увечья или болезни, которая была получена при исполнении служебных обязанностей | до 14 календарных дней в году |
| рождение малыша, заключение брака, смерть родственников (близких) | до 5 календарных дней в году |
| пенсионеры | до 14 календарных дней в году |
| совместители (если на основном месте работы их оплачиваемый отпуск больше, чем так, где человек работает по совместительству) | Продолжительность отпуска в этом случае зависит от длительности отпуска по основному месту работы |
| сдающие экзамены в высшие учебные заведения | до 15 календарных дней в году |
| сдающие экзамены в средние профессиональные заведения (колледжи, техникумы) | до 10 календарных дней в году |
| те, кто участвуют в подготовительных курсах для поступления в вуз и должны сдавать экзамены на этих отделениях | 15 календарных дней |
| учащиеся вузов | 15 календарных дней для сдачи экзаменов и зачетов, 4 месяца для написания диплома, 1 месяц для сдачи государственных экзаменов |
| учащиеся учреждений среднего профессионального образования | 10 календарных дней для сдачи экзаменов и зачетов, 2 месяца для написания диплома, 1 месяц для сдачи государственных экзаменов |
Минимальный и максимальный срок отпуска за свой счет
Минимальный срок, на который издается приказ — 1 день. Отпуск за свой счет не рассматривается в часах; такого подхода не предусматривает законодательство. Существует судебная практика на этот счет, которая встает на сторону работников в таком случае.
Порядок оформления отпуска за свой счет
Порядок оформления неоплачиваемого отпуска должен быть следующим:
- сотрудник пишет заявление и передает его в отдел кадров;
- заявление уходит на рассмотрение руководству;
- работодатель ставит на заявлении визу со своим решением (положительное или отрицательное);
- если решение положительное, отдел кадров выпускает приказ о предоставлении отпуска;
- работника знакомят с приказом, он ставит свою подпись об ознакомлении;
- сотрудники отдела кадров вносят запись о том, что сотруднику предоставили отпуск за свой счет, во-первых, в личное дело, и, во-вторых, в табель учета рабочего времени сотрудника.
Процедура предоставления отпуска за свой счет
Куда делать запись в личном деле? Это раздел VIII «Отпуск». Допустимо использование типичной формы №Т-2 или собственной организационной. Для табеля берут форму Т-12 или Т-13, и в соответствующих днях проставляют обозначения:
— отпуск за свой счет по согласованию между работником и работодателем — «ДО» или «16»;
— отпуск за свой счет для работника категории, которой он положен по закону — «ОЗ» или «17».
Пример оформления отпуска за свой счет в табеле учета рабочего времени
Нарушения в процедуре, ведущие к последствиям
Самым частым нарушением, которое вызывает проблемы при предоставлении неоплачиваемого отпуска, является уход в него без получения приказа. Некоторые сотрудники считают, что их заявления достаточно, и не понимают, что в нем может быть отказано (если они не относятся к некоторым вышеупомянутым категориям). В результате их может ожидать увольнение по статье 81 ТК РФ за прогул. Поэтому работники должны быть оповещены, что отсутствовать на рабочем месте они могут только после выхода приказа.
В то же время некоторые сотрудники считают, что они имеют право выйти из отпуска, когда им захочется. В этом случае работодатель может пойти им навстречу, а может нет, особенно если на это место был взят временный сотрудник, и фирма не хочет брать на себя двойную нагрузку по выплате заработной платы обоим работникам. Однако по своему желанию фирма может разрешить сотруднику выход. Для этого также пишется заявление и оформляется соответствующий приказ.
Если руководитель фирмы хочет, чтобы его работники ушли в неоплачиваемый отпуск, он не может заставлять их это делать. С ними можно только договориться. В ряде случаев сотрудникам проще выплатить компенсацию, чтобы не иметь проблем с трудовой инспекцией. Но если отпуск руководитель считает все же наилучшим вариантом, то каждый работник должен написать заявление на него.
Отпуск за свой счет оказывает влияние на оплачиваемый отпуск, среднюю зарплату и страховой стаж
Если неоплачиваемый отпуск 14 дней или больше, то очередной оплачиваемый отпуск предоставляется в обычное время. Но если сотрудник берет его больше, чем на 14 дней, то все время сверх отсрочивает период очередного отпуска на то количество дней, на которое превышен установленный законом срок. Например, если это был 21 день, а новый отпускной период должен был начаться 15.02.2017, то он начнется позже на 7 дней, то есть 22.02.2017. Также отгул за свой счет не учитывают при расчете средней заработной платы, например, при выдаче справок 2-НДФЛ, и не входит в страховой стаж, который считается для выхода на пенсию.