Основным документом для зачисления работника в штат является приказ о приеме на работу. Документ оформляют в кадровой службе на основании данных трудового договора с будущим сотрудником. Бланк приказа имеет обозначение – форма Т-1. Имеет свои правила оформления. Кадровые специалисты должны четко знать, как составить приказ, и нужна ли печать на форме Т-1.
Условия оформления приказа формы Т-1
Условия установлены положениями Трудового кодекса РФ. Форма была стандартизирована Постановлением Госкомстата №1 от 05.01. 2004 г. В этом Постановлении приняты две формы, согласно которым составляется приказ о приеме на работу:
- бланк № Т-1, составляемый при приеме на работу одного служащего;
- форма № Т-1а для одновременного приема нескольких человек.
Обе формы просты и удобны для заполнения. Важно знать, что руководитель имеет право вносить изменения в порядок заполнения бланка, который является отчетным первичным документом. Он может дополнительно внести или убрать некоторые поля, но оставить в приказе необходимые реквизиты в соответствии с законодательными актами.
Составляется приказ на основании заключенного трудового договора. Соответственно, сам приказ служит основанием для:
- составления учетной карточки сотрудника (формы бланков N Т-2 или N Т-2ГС (МС);
- записи начале о трудовой деятельности в трудовой книжке;
- открытия лицевого счета в бухгалтерии (форма бланка N Т-54 или N Т-54а);
- присвоения табельного номера.
Составляет документ сотрудник, ответственный за прием работников на предприятии. Важным условием является то, что бланк приказа должен быть заполнен на каждого сотрудника. Еще одно условие заключается в обязательном ознакомлении работника с текстом приказа. Это необходимо сделать не позднее 3-х дней с даты, когда он приступил к выполнению своих обязанностей (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Доказательством совершенных действий служит подпись принятого на работу служащего на бланке.
Порядок оформления бланка формы Т-1 о приеме на работу
Приказ содержит перечень полей, обязательных для заполнения
| Поле документа | Информация, которая указывается |
| Шапка | Наименование и код предприятия или структурного подразделения |
| Персональные данные сотрудника | ФИО, должность, срок назначенного испытания (если таковой имеется). |
| Сведения о работе | Характер деятельности (штатная должность или по совместительству).
Условия приема – перевод, замещение отсутствующего кадрового рабочего, выполнение определенной работы. |
| Регистрация | Присвоение номера и подпись у руководителя. |
Информация строго соответствует данным в трудовом договоре, который заключен с работником.
Оформление распоряжения и виды ответственности
Для грамотного отображения информации необходим трудовой договор со служащим и его заявление о приеме на работу. Бланк приказа заполняется работниками кадровой службы, если предприятие крупное. В маленьких компаниях этим занимается директор или бухгалтер. Оформленный согласно всем требованиям законодательства приказ хранится на предприятии. На его основании заполняют связанные с ним формы. После подписания документа работником об ознакомлении, его подшивают в номенклатурную папку, предварительно зарегистрировав в журнале о приеме на работу. Регистрацию выполняет ответственное лицо на предприятии, назначенное руководителем.
При отсутствии формы Т-1, должностные лица привлекаются к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ «Нарушение законодательства о труде и об охране труда».
Требования о наличии печати на приказе о приеме на работу
Унифицированная форма бланка не содержит места для проставления печати. Необходимость оттиска предусмотрена, когда понадобится заверить его копию. Согласно гражданского законодательства (ч. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208 или п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ), предприятия разной организационно — правовой формы не обязуют применять печать во всех внутренних документах.
Унифицированные формы приказа об увольнении, предоставлении отпуска или приеме на работу не содержат реквизита под названием «Место печати». К ним относится и форма Т-1. Эти бланки утверждены Госкомстатом РФ в Постановлении от 05.01.2004 N 1. В этом же Постановлении утверждены Указания по заполнению форм первичной учетной документации. В документе не предусмотрен факт обязательного проставления печати предприятия при заполнении формы Т-1.
Отсюда истекает вывод, что если в локальном нормативном акте работодателя отсутствует требование о проставлении печати на бланках приказов по личному составу, то это действие обязательным не является (ст. 8 ТК РФ, ст. 7, 9 ФЗ от 06.12.2011 №402-ФЗ, письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Но, наличие печати на документе делает его более соответствующим законодательным актам РФ о труде.
Ошибки должностных лиц при оформлении приказа формы Т-1
Среди совершаемых ошибок, встречаются:
| Ошибка | Законодательный акт, требования которого нарушены |
| Прием на должность не оформлен приказом. | · ст. 68 ТК РФ
|
| Приказ формы Т-1 не был предъявлен работнику для ознакомления в 3-хдневный срок. | · ст. 68 ТК РФ
|
Вопрос №1. Какое наименование документа о приеме на работу считать правильным – «Приказ» или «Распоряжение»?
Если бланк отдают на подпись генеральному директору или президенту корпорации, то в наименовании указывают «Приказ». Для руководителей филиалов, представительств и структурных отделов подготавливают «Распоряжение».
Составление и оформление документа о приеме на работу предусматривает выполнение требований Трудового кодекса РФ. Приказ в обязательном порядке содержит сведения о:
- Предприятии. Это значит, что в шапке бланке указывается наименование, код и адрес организации.
- Работнике. Важные данные – ФИО, профессия, должность, оклад, продолжительность испытательного периода и основной работы.
Затем ставятся подписи кадровика, руководителя и вновь принятого работника. Нумеруются приказы формы Т-1 с начала года и регистрируются в специальном журнале, который оформляется при открытии предприятия. Печать предприятия обязательна для проставления при наличии локального приказа руководителя. Кадровики ставят печать на документах, чтобы предотвратить штрафные санкции при проверках, хотя её присутствие обязательным не является.