Взаимоотношения работников и работодателей должно быть в обязательном порядке документированы. В статье рассмотрим, какие предусмотрены бланки и формы первичных документов, отражающих отношения между работодателем и персоналом.
Работой с персоналом занимается, как правило, кадровая служба. На крупных предприятиях она может представлять собой целый отдел, содержащий штат кадровых работников во главе с начальником кадровой службы. Более мелкие предприятия могут иметь и одного кадровика, который занимается всеми вопросами персонала, где-то функции кадровой службы может выполнять административный работник (секретарь, офис-менеджер) или работник бухгалтерии, а может и сам руководитель.
Документы при приеме на работу
Прежде чем принять нового сотрудника, с ним организуется собеседование, которое может проводиться, опираясь на данные анкеты на прием на работу, которую претендент на вакантную должность должен заполнить, либо основываясь на данных его резюме.
Если принято решение о принятии работника в штат организации, то необходимо правильно оформить его прием на работу, который предполагает оформление соответствующих документов:
Оформление приема сотрудника на работу:
- заявление работника: прежде всего, новый работник должен написать заявление о приеме на работу.
- приказ руководителя: на основании заявления работника, от имени руководителя составляется приказ о приеме на работу, здесь можно использовать специально разработанную унифицированную форму Т-1 (для приема одного работника) или Т-1а (для приема группы работников).
- личная карточка: на основе приказа о приеме на работу на нового сотрудника заполняется личная карточка по типовой форме Т-2;
- учетная карточка научного, научно-педагогического работника форма Т-4 – этот документ заполняется на научных и педагогических работников.
Документы при переводе на другую работу
В процессе работы сотрудник может быть переведен на новую должность, в другое структурное подразделение. Оформление перевода начинается с заявление работника с просьбой о переводе на новое место, на основании которого уже составляется приказ о переводе сотрудника на другую работу. Унифицированные формы этого приказа: Т-5 (для одного работника) и Т-5а (для группы работников).
Оформление ухода работника в отпуск
Трудовым законодательством установлено право работника пойти в отпуск:
- ежегодный оплачиваемый: после того, как отработает первые полгода на предприятии, работник может пойти в ежегодный оплачиваемый отпуск, ТК РФ установлена минимальная продолжительность этого отпуска – 28 календарных дней в год;
- отпуск без содержания: по согласованию с работодателем при наличии уважительной причины работник может пойти в отпуск без содержания;
- отпуск по беременности и родам: данный отпуск положен беременной женщине (так называемый, декретный отпуск), его продолжительность 140 дней при одноплодной беременности и 194 дней при многоплодной, подробнее об этом читайте здесь;
- отпуск по уходу за ребенком – после рождения ребенка работник может взять отпуск по его уходу до 1,5 лет или до 3-х лет, об этом виде отпуска и сопутствующих выплатах читайте в этой статье.
Какой бы отпуск не брал работник, его документальное оформление начинается с написания сотрудником заявления на отпуск, в котором он излагает просьбу о предоставлении ему отпуска и указывает его вид. После чего на основании заявления составляется приказ о предоставлении отпуска работнику, его типовая форма Т-6 (для одного сотрудника) и Т-6а (при оформлении отпуска группе сотрудников).
Помимо этого, стоит отметить, что ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику, руководствуясь графиком отпусков форма Т-7, этот документ составляется в конце года на год следующий и включает в себя предполагаемые даты начала отпуска каждого сотрудника предприятия.
Оформление командировки
В процессе работы работник также может быть направлен в командировку – поездку за пределы населенного пункта, где расположен работодатель, с целью выполнения служебных поручений. Документальное оформление командировки включает в себя:
- заявление работника;
- приказ о направлении в командировку Т-9 и Т-9а;
- служебное задание Т-10а, заполняется руководителем и содержит в себе задание, которое работник должен выполнить, находясь в командировке, и отчет сотрудника о проделанной работе;
- командировочное удостоверение форма Т-10, заполняется работником в процессе командировки и содержит сведения, подтверждающие нахождение его по месту назначения;
- авансовый отчет форма АО-1, документ, по которому работник отчитывается за потраченные в процессе командировки суммы.
Поощрения и взыскания
В процессе работы за определенные заслуги работник может быть премирован (поощрен), в качестве поощрения может выступать почетная грамота, денежная премия или материальный подарок, также может быть объявлена благодарность. Прежде чем премировать сотрудника его непосредственный начальник составляет представление к поощрению, на основании которого уже составляется приказ о премировании работника Т-11, образец этого документа можно скачать здесь.
Помимо поощрения к работнику может быть также применено взыскание, например, за нарушения трудового распорядка, невыполнение трудовых обязанностей, кражу, порчу имущества и прочие провинности. Взыскание к работнику применяется на основании приказа о дисциплинарном взыскании.
Расчет и выплата заработной платы
Подробно о расчете и начислении заработной платы мы поговорим в этой статье. Сейчас же остановимся на первичных документах, которые используются для расчета и выплаты зарплаты.
- Форма Т-49 «Платежно-расчетная ведомость» используется для расчета и выплаты заработной платы.
- Форма Т-51 «Расчетная ведомость» используется для расчета и начисления заработной платы».
- Форма Т-53 «Платежная ведомость» предназначена для выплаты зарплаты работникам.
Предприятие для документирования оплаты труда своим работникам может применять либо документ Т-49, либо две формы Т-51 и Т-53.
Оформление документов при увольнении сотрудника
Увольнение сотрудника регламентируется ТК РФ.
Приняв решение об увольнении, работник должен написать заявление на увольнение, на основании которого уже составляется приказ на увольнение форма Т-8 (при увольнении одного работника) и Т-8а (для группы работников). Скачать образец заполнения и бланки этих документов можно здесь.
При увольнении по собственному желанию работник обязан отработать на предприятии две недели (если с работодателем не согласован другой срок), если же сотрудник работает по срочному трудовому договору, то достаточно будет отработать 3 дня. После чего работнику делается расчет, считается компенсация за неиспользованный отпуск, оформляется увольнение и делается соответствующая запись в трудовую книжку с указанием статьи, по которой работник уволен.
Кроме указанных выше бланков и форм к кадровым документам можно также отнести:
Штатное расписание форма Т-3, в котором отражается штатный состав предприятия с указанием должностей, количества штатных единиц для каждой должности, оклада и месячного бюджета на заработную плату.
Отработанные работником дни (часы) отражаются в табеле учета рабочего времени форма Т-12 и Т-13.