Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.
Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий. Читайте также статью ⇒ Прием работника на постоянную работу.
Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу
Руководство организации может принять решение о ведении личных дел на всех работников, должности которых включены в штатное расписание, — от уборщика служебных помещений до генерального директора. Наиболее оптимальным представляется ведение личных дел на работников трех категорий:
- на руководящий состав предприятия (директор, заместитель директора);
- на работников, для которых устанавливается материальная ответственность (главный бухгалтер, заместитель бухгалтера)
Многие компании личные дела ведут на всех сотрудников. Это чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.
Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.
Документы, которые входят в состав личного дела
Список документов, которые необходимо включить в личное дело сотрудника, утвержден только для государственных служащих. Несмотря на это, компании, которые не связаны с государственной службой, также могут использовать этот перечень и определить, какие бумаги им нужны для формирования персонального пакета работника.
- Документация, которая предоставляется работником в момент приема на работу:
- копия паспорта или иного документа;
- Копия документа об образовании;
- Копия СНИЛС;
- Копия военного билета;
- копия свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в государственный фискальный орган;
- справка об итогах предварительного медицинского осмотра
- справка о наличии/отсутствии судимости
- Документы, которые появляются в ходе трудовой деятельности сотрудников:
- копия свидетельства о браке/разводе, свидетельства о рождении детей, водительское удостоверение;
- копия договора о материальной ответственности;
- должностные инструкции; дополнительные соглашения к трудовому договору;
- копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении и т. д.;
- справки об итогах периодических медицинских осмотров/обследований;
- копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности;
- соглашение о неразглашении конфиденциальных сведений (если сотрудник имеет доступ к таким данным);
- аттестационные листы;
- докладные, объяснительные и служебные записки, заявления о предоставлении отпуска работнику;
- различные акты и уведомления;
- копии документов о повышении квалификации и т. п.
- Документы о прекращении трудовой деятельности:
- заявление сотрудника об увольнении;
- копия приказа об освобождении от должности.
Еще в личное дело можно включить копию трудовой книжки. Оригиналы трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся как документы строгой отчетности в сейфах, в специально оборудованном помещении, где их утеря и порча невозможна. Выдаются только должностному лицу, который несет ответственность за их введение и только по его заявлению. Читайте также статью ⇒Уведомление о приеме на работу бывшего госслужащего в 2024
Оформление личного дела
| Титульный лист | Наименование организации;
наименование структурного подразделения, в котором заведено дело; индекс (номер) личного дела; заголовок личного дела — указываются ФИО работника в именительном падеже; Начало и окончание; Количество листов; Срок хранения. |
| Формирование папки | В состав личного дела сотрудника документы включены только те, которые имеют наибольшую важность, а также бумаги компании длительного периода хранения – не менее 75 лет. |
| Заполнение документов. | Проставляется нумерация, производится опись, вносятся любые корректировки, закрывать и сдавать в архив может только тот специалист кадров, который по приказу компании несет за них ответственность. |
| Составление описи | Все документы в личном деле сотрудника должны быть разложены в хронологическом порядке, также их полагается пронумеровать, описать и прошить. |
Хранение и учет личного дела
Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве.
Для защиты персональных данных, личные дела должны храниться в сейфах или железных шкафах, для ограничения доступа к ним третья лицам. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.
Право доступа к делам имеет лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов. Классификация личных дел работников может осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые соответствуют названиям отделов компании. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Сроки хранения различных документов с персональными данными работников определены в ряде законодательных и нормативных правовых актов, а именно:
| Не менее 5 лет | Приказы, распоряжения, документы по учету кадров, рабочему времени и заработной платы |
| Постоянно хранятся в архиве | Дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени. |
| 75 лет | Личные дела сотрудников, которые не относятся к постоянному хранению. |
Важно!!! Отметка «ЭПК» на личном деле означает, что часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения.
Ответственность за ведение и хранение личных дел сотрудников организации
Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования соответствующего закона.
В КоАП РФ предусмотрено наказание за несоблюдение требований к процессу хранения и использования персональных сведений работников.
В ст. 13.11 упомянутого кодекса за такое нарушение выписываются штрафы:
- должностному лицу – от 500 до 1 000 руб.;
- компании – от 5 000 до 10 000 руб.
Если были обнаружены злоупотребления полномочиями со стороны сотрудника, который имеет доступ к базе персональных данных, к нему может быть применена ст. 137 УК РФ, которая подразумевает наказание в виде штрафных санкций и исправительных работ.