Среднесписочная численность работников

Оглавление: 1. Среднесписочная при закрытии компании 2. Способ и место подачи документа 3. Как посчитать среднесписочную численность 4. Как учитываются отсутствующие на работе?

5. Среднесписочная за неполный квартал/год 6. Как заполнять, если в фирме только директор? 7. Ср. численность и среднесписочная: разница 8. Зачем нужен расчет средней численности?

Ежегодно, не позднее 20 января все организации и ИП, привлекавшие наемных работников (в прошлом отчетном году), должны сдавать в ИФНС сведения о среднесписочной численности. Если 20 января выпадает на выходной день, сведения подаются в ближайший рабочий день.

Численность сотрудников обособленных подразделений учитывается в расчете, составляемом головной организацией, отдельную форму подразделения не сдают.

Если организация только зарегистрирована или была реорганизована, сведения подаются до 20-го числа включительно месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации.

Штраф за непредставление сведений — 200 руб. На руководителя и главного бухгалтера может быть наложена ответственность в виде штрафа от 300 до 500 руб.

Сведения о среднесписочной численности также указываются при заполнении формы 4-ФСС и в некоторых формах статистического наблюдения.

Скачать бланк среднесписочной

Смотреть образец заполнения формы КНД 1110018

Среднесписочная при закрытии компании

Обязанность подачи сведений при ликвидации организации / снятии с учета ИП законодательно не установлена, однако некоторые налоговые инспекции все же могут потребовать предоставить ССЧ в подтверждение увольнения работников.

Также стоит обратить внимание на Письмо Минфина РФ от 30.03.2017 № 03-02-08/18588, в соответствии с которым в отношении обязанности по сдаче среднесписочной численности за прошедший год не предусмотрены исключения в отношении индивидуальных предпринимателей, прекративших деятельность в течение предшествующего календарного года.

Т.е. теоретически от ИП, имевшего наемных работников, могут потребовать сдачи сведений о ССЧ за год, в котором была прекращена его деятельность.

Способ и место подачи документа

Представляют отчет в ИФНС:

• по месту нахождения юридического лица (организация)
• по месту жительства ИП

Если ССЧ превышает 100 человек, данные подают в электронной форме с использованием электронной цифровой подписи через Интернет (оператора эл. документооборота).

Организации / ИП с меньшей численностью вправе подавать форму как в бумажном, так и в электронном виде. Форму в бумажном виде можно отправить по почте с описью вложения или принести в налоговую лично / через представителя.

При личном визите в ИФНС следует представить 2 экземпляра отчета – один сотрудник инспекции заберет себе, второй вернет со штампом о приеме. В некоторых инспекциях просят также принести отчет на флешке, но делать это не обязательно.

Как посчитать среднесписочную численность — инструкция

Расчет показателя производится в соответствии с пп. 78-81 Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения, утвержденных Приказом Росстата от 26.10.2015 № 498.

Включают в среднесписочную численность только работников, для которых данная компания — основное место работы. Внешние совместители и работники по гражданско-правовым договорам при расчете не учитываются.

Показатель за год, квартал и любой другой период больше месяца рассчитывают на основе среднесписочной за каждый месяц этого периода. Так среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12.

Например, если среднесписочная численность в январе — мае — 29 человек, а в июне — декабре — 35. Тогда ССЧ за год составит – 32,5 ((29 чел. x 5 мес. + 35 чел. x 7 мес.) / 12 мес.). Результат округляем до целых — 33 человека.

Расчет среднесписочной численности за месяц

Для расчета складывают ССЧ полностью занятых работников и среднюю численность работающих неполный рабочий день в соответствии с условиями трудовых договоров.

При этом сотрудники, которым сокращенная продолжительность рабочего времени установлена законодательством (например, несовершеннолетние, работники вредных производств, инвалиды I и II групп) и работавшие неполное рабочее время по инициативе работодателя учитываются как целые единицы.

Для расчета за месяц складывают списочную численность за каждый календарный день, включая праздничные/выходные дни, и делят полученную сумму на число дней в месяце. Численность работников за выходные и праздничные дни признается равной численности предыдущего рабочего дня.

Шаг 1 — определяем ССЧ работников на полной занятости

Для этого удобно использовать следующую таблицу (в примере рассмотрен расчет ССЧ за апрель 2018 г.):

Числа месяца	Списочная численность работников	В том числе не включаются в среднесписочную численность	Включаются в среднесписочную численность (гр. 2 минус гр. 3)
1 графа	2 графа	3 графа	4 графа
1 Выходной	30	2	28
2	30	2	28
3	30	2	28
4	30	2	28
5	30	2	28
6	31	1	30
7 Выходной	31	1	30
8 Выходной	31	1	30
9	29	1	28
10	29	1	28
11	29	1	28
12	29	1	28
13	29	1	28
14 Выходной	29	1	28
15 Выходной	29	1	28
16	29	1	28
17	29	1	28
18	29	1	28
19	28	1	27
20	28	1	27
21 Выходной	28	1	27
22 Выходной	28	1	27
23	28	1	27
24	28	1	27
25	28	1	27
26	28	1	27
27	28	1	27
28 Выходной	28	1	27
29 Выходной	28	1	27
30	28	1	27

Во вторую графу таблицы мы вписываем данные по списочному составу за каждый из дней месяца.

Если сотрудник, состоящий в трудовых отношениях, заключил с этой же фирмой гражданско-правовой договор – он учитывается целой единицей 1 раз, его не включают в среднюю численность работников по договорам гражданско-правового характера.

Для расчета среднесписочной суммируем данные из графы 4, получаем 834.

Полученное значение делим на количество календарных дней: 834/30 = 27,8 (результат на данном этапе расчета не округляем).

Кто не учитывается при расчете ССЧ

Есть две категории работающих, которые учитываются в списочной численности, но не включаются в расчёт среднесписочной численности работников. Это:

• сотрудницы в декрете и в отпуске по уходу за ребенком;
• работники, использующие дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения или поступления в учебные заведения.

Их количество отражается в графе 3 представленной выше таблицы.

Шаг 2 — Учет лиц, работавших неполное рабочее время

Сотрудников, работавших неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором, учитывают пропорционально отработанному времени.

1) Определяется количество человеко-дней, которое отработали данные сотрудники.

Для этого: складываем отработанные работником часы и делим на продолжительность рабочего дня. Например, если в штате 2 сотрудника, один из которых работает по 4 часа в день, а другой — по 3, то исходя из количества рабочих дней в апреле (21), получаем:

Отработано 1-м работником – 84 часа	Всего – 147
Отработано 2-м работником – 63 часа

Количество отработанных человеко-часов в отчетном месяце делим на продолжительность рабочего дня, исходя из продолжительности рабочей недели. На 8 (ч) – при 40 часовой рабочей неделе.

Получаем: 147/8 = 18,38 человеко-дней.

2) Определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней в месяце.

Получаем: 18,38/21= 0,88.

Другой вариант: учитывать работника, работающего по 4 часа в день, как 0,5 (4/8) человека в день, а работающего 3 часа в день, как 0,38 (3/8) человека в день.

Если никто из них не увольнялся, мы видим, что среднесписочная численность за месяц увеличится на 0,88 (0,5+ 0,38) человека.

Шаг 3 — складываем численность работающих полный и неполный рабочие дни:

27,8 + 0,88 = 28,68

Округляем до целого числа и получаем среднесписочную работников за июль, равную 29 человек.

Как учитываются отсутствующие на работе сотрудники

В списочной численности работников за каждый день учитываются как фактически вышедшие на работу, так и отсутствующие по каким-либо причинам. Так, целыми единицами включаются:

• находящиеся в командировках, в отпуске (в том числе с последующим увольнением и без сохранения заработной платы) или на больничном;
• работающие на дому;
• выполняющие государственные или общественные обязанности;
• направленные с отрывом от работы в образовательные учреждения при условии сохранения заработной платы, обучающиеся в образовательных учреждениях, аспирантурах, находящиеся в учебном отпуске с сохранением полностью или частично заработной платы;
• направленные на работу из других организаций на определенное время, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы;
• принятые для замещения отсутствующих работников (ввиду болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком);
• находившиеся в простоях по инициативе работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• принимавшие участие в забастовках;
• работавшие вахтовым методом;
• совершившие прогулы;
• находившиеся под следствием до решения суда.

Среднесписочная за неполный квартал/год

Если фирма проработала неполный квартал, то для расчета ССЧ суммируют показатели среднесписочной численности за месяцы работы в отчетном квартале и делят полученную сумму на 3.

Например, организация создана в конце мая. Среднесписочная за май составила 2 человека, за июнь – 10. Среднесписочная за второй квартал составит: (0+2+10)/3 = 4 человека.

Аналогично рассчитывается ССЧ за неполный рабочий год (например, если организация создана в середине года): складывают среднесписочную численность работников за все месяцы работы и делят на 12.

Как заполнять форму, если в организации только директор

Если деятельность в фирме как таковая не ведется (директор заработную плату не получает) – в показателе среднесписочной численности проставляют «0»;

Если производится оплата труда директора — проставляют «1».

Средняя численность работников и среднесписочная — разница

Средняя численность отличается от среднесписочной тем, что включает внешних совместителей и работников по гражданско-правовым договорам.

Т.е. средняя численность = ССЧ + средняя численность внешних совместителей + средняя численность работников по договорам ГПХ.

Чтобы посчитать среднюю численность внешних совместителей за какой-то период более 1 месяца, нужно сложить данные за все месяцы периода и разделить на количество месяцев (на 12 при расчете за год, на 3 при расчете за квартал).

Порядок расчета средней численности внешних совместителей за месяц

Алгоритм такой же, как и при расчете среднесписочной численности работников, трудящихся неполное рабочее время.

Например, если у нас есть внешний совместитель, отработавший по 2 часа в день весь июль, при расчете средней численности мы его учитываем как 0,25 работника. Т.е. делим рабочее время работника на продолжительность рабочего дня (2/8 = 0,25).

Если совместитель уволился в середине месяца (допустим, он отработал 10 рабочих дней по 2 часа), то:

• Определяем количество человеко-дней, которое он отработал — складываем отработанные часы и делим на продолжительность рабочего дня:10*2/8 = 2,5 дня.
• Полученное значение делим на число рабочих дней: 2,5/21 = 0,12 человека.

Т.е. в данном случае уволившегося совместителя следует учесть в общем расчете как 0,12 работника.

Порядок расчета средней численности работающих по договорам ГПХ

Работники по договорам выполнения работ/оказания услуг учитываются как целые единицы за каждый календарный день действия договора с ними. За нерабочий (праздничный, выходной) день учитывается численность работников за предшествующий рабочий день.

Т.е. если мы заключили договор подряда на выполнение работ с 9 по 20 апреля с одним работником и на период с 16 по 18 апреля с другим, расчет будет следующим:

День месяца	Работников по договорам ГПХ
09	1
10	1
11	1
12	1
13	1
14 Выходной	1
15 Выходной	1
16	2
17	2
18	2
19	1
20	1

Для получения показателя за месяц складываем данные по дням и делим на количество календарных дней в месяце: 15/30 = 0,5

Чтобы посчитать среднюю численность работников по договорам ГПХ за какой-то период более 1 месяца, нужно сложить данные за все месяцы периода и разделить на количество месяцев (на 12 — при расчете за год, на 3 — при расчете за квартал).

Как упоминалось выше, если гражданско-правовой договор заключен с сотрудником, который состоит с этой же фирмой в трудовых отношениях, его не включают в расчет средней численности работников по договорам гражданско-правового характера.

В каких случаях требуется расчет средней численности

1. При анализе возможности перехода на режимы налогообложения УСН, ЕНВД и патентную систему, а также для анализа соблюдения критериев по численности для продолжения работы на данных режимах.

2. Средняя численность за каждый месяц квартала применяется в расчете ЕНВД для фирм и ИП, оказывающих: услуги автосервиса или общепита (без зала обслуживания), ветеринарные, бытовые услуги.

3. При заполнении форм статистического наблюдения:

• в форме П-4, которую заполняют юридические лица (кроме малого предпринимательства), указываются среднесписочная и средняя численности работников за период;
• форма ПМ для малых предприятий содержит сведения о средней численности;
• формы 1-ИП или 1-ИП (торговля), заполняемые ИП, которые попали в статистическую выборку, содержат показатель «средняя численность».