Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в 2024 году

Каждая компания в процессе своей деятельность собирает огромное количество различных документов. Каждый из них необходимо хранить определенное количество времени, после чего документ может быть уничтожен. Однако следует иметь ввиду, что занимаются этим только специально подготовленные сотрудники с соблюдением правовых норм. В статье рассмотрим как проводится уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Срок хранения документов

В течение деятельности любой компании создаются различные дела, каждое из которых имеет определенный срок хранения. Это главный критерий определения возможности уничтожения документов. Устанавливается время хранения дел типовыми и ведомственными документами. Различают определенные группы актов, которые имеют следующие сроки хранения:

• До 10 лет;
• Свыше 10 лет;
• Имеющие постоянный срок хранения.

Рассмотрим документы, которые подлежат уничтожению после 10 лет хранения. В октябре 2010 года вступил в действие Перечень типовых документов, с указанием срока их хранения (Приказ Минкультуры России №558 от 25.08.2010). Все акты, которые формируются кадровыми службами хранятся определенное время, установленное в соответствии с указанным Перечнем. Эти сроки фиксируются в нормативны документах компании.

Порядок исчисления сроков хранения документов

Начало срока хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом их окончания в делопроизводстве. Предположим, срок окончания дела наступил в 2016 году, соответственно с 1 января 2017 года можно отсчитывать срок хранения. Включают в акт дела только в том случае, если их срок хранения уже истек 1 началу года. То есть, законченное в 2016 году дело, срок хранения которого равен 5 лет, в акт включаются только с 1 января 2024 года. Различают также такой срок хранения, как «до минования надобности». В этом случае время ликвидации компания определяет самостоятельно. Но ранее одного она быть не может.

Порядок уничтожения документов

Весь процесс уничтожения документов можно разделить на несколько этапов:

1. Определение актов, у которых истекли сроки хранения;
2. Проведение экспертизы актов;
3. Уничтожение документов путем передачи в специальные организации, занимающиеся переработкой вторсырья.

Важно! Уничтожение документов должно производиться с соблюдением определенного порядка действий, а нарушение этого процесса ведут к наложению на компанию штрафа.

Определение актов с истекшими сроками хранения

Такие документы, срок хранения которых определяется как «до 10 лет включительно», обычно не передаются в архив. Они подлежат хранению в структурных отделах компании, которые самостоятельно выделяют их для уничтожения (Читайте также статью ⇒ Инструктаж по охране труда для ИП в 2024).

Проведение экспертизы

Основное выделение документов для уничтожение – это процесс экспертизы. Проводится экспертиза по итогам года в начале следующего года в структурных подразделениях компании. При этом происходит процесс подготовки дел для передачи их в архив, а часть из них выделяют для ликвидации. Для передачи в архив дела оформляют и составляют на них описи. Для уничтожения дел создается экспертная комиссия. В состав ее включают не менее 3 сотрудников компании из числа самых квалифицированных. Также в состав комиссии может быть включен архивариус окружного архива.

Отбор документов, подлежащих уничтожению, проводится при работнике архива. Комиссия определяет какие документы подлежат уничтожению, но окончательное решение принимает руководитель компании.

Важно! Правила по выделению документов, срок которых уже истек необходимо закрепить в локальных нормативных документах. Таким документом может быть инструкция по делопроизводству.

Уничтожение документов в связи с реорганизацией или ликвидацией

Если организация проходит процедуру ликвидации, это не означает, что документы с не истекшим сроком хранения также подлежат уничтожению. Они должны передаваться в архив со специально составленной описью. Те документы, срок которых уже истек могут быть уничтожены в общем порядке.

В случае реорганизации документы передают компании – правопреемнику. При этом их разбивают по определенным группам, нумеруют, прошивают в папке в хронологическом порядке. На каждую папку наклеивают лист, в котором указывается число листов.

Согласование акта с выделенными к уничтожению документами

Акт по выделению документов, подлежащих уничтожению составляется сразу один по всем документам. Каждое подразделение компании составляет свой акт, после чего они передаются отделу делопроизводства, где формируется общий акт. На общем акте проставляют свою отметку о согласовании экспертная комиссия. В акте указываются дела, подлежащие уничтожению, указывается их количество.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Сведения по уничтожаемым делам должны соответствовать действительности. Все дела, которые включаются в акт от остальных дел отделяют и хранят отдельно. Те дела, которые были отобраны для уничтожения передают на утилизацию в специальные организации, занимающиеся переработкой вторсырья. Оформляют сдачу дел накладной сдачи-приемки, где указывают количество дел, а также их вес. Один экземпляр такой накладной передают в компанию, где он хранится вместе с актом.

Ответственность за нарушение порядка по уничтожению документов

Соблюдение Закона об архивном деле подлежит контролю следующими органами:

• Федеральными органами госвласти;
• Органами госвласти субъектов РФ;
• Органы исполнительной власти по субъектам РФ по архивным делам.

Такими ведомствами производятся проверки по выполнению компаниями требования соблюдения законодательства по архивному делу. В случае нарушения этих требований, компании подлежат следующим видам ответственности:

• Гражданско-правовой;
• Административной;
• Уголовной.

Штрафные санкции при нарушении правил уничтожения определяются статьей 13.20 КоАП РФ. Размеры штрафов предусмотрены следующие:

• 100 – 300 рублей – для граждан;
• 300 – 500 рублей – для должностных лиц.

При этом, даже если компания заплатит штраф, это не освободит ее от устранения нарушений. В случае нарушения сразу нескольких требований, штраф будет накладываться по каждому из них.

Когда штраф не взымается

Компании смогут избежать штрафов, если докажут, что уничтожение документов произошло по причине форс-мажорных ситуаций, например, при пожаре или краже (Читайте также статью ⇒ Инструктаж работников по технике безопасности). В качестве доказательства компании могут предоставить следующие документы:

• Справку из милиции, где указано, что по факту краже возбуждено уголовное дело;
• Акт о пожаре;
• Иные документы.

Важно! Если уничтожение документов произошло в следствии пожара, но в компании не была установлена пожарная сигнализация, то такую ситуацию за форс-мажор не признают.

Законодательная база