Вкладыш в трудовую книжку

Если в трудовой книжке работника в любом из разделов (титульный лист, сведения о работе, сведения о награждениях) закончились пустые поля и внести новые данные не представляется возможным, кадровая служба работодателя должна оформить вкладыш.

Правильно заполненный вкладыш в трудовую книжку становится ее неотъемлемой частью, как самостоятельный документ он недействителен.

После оформления вкладыша все последующие записи заносятся уже только в него, заполнять далее саму трудовую не следует, даже если в ней остались чистые страницы.

Количество вкладышей, которое может быть заведено в качестве продолжения труд. книжки работника, законодательно не регламентируется. Главное, чтобы они были оформлены и вшиты в установленном порядке, а на первом развороте трудовой книжки стояли соответствующие штампы (записи, содержащие реквизиты вклад.).

Обратите внимание:

1) Если в трудовой не осталось свободного места в разделе «Сведения о работе», категорически запрещается исправлять наименование следующего раздела «Сведения о награждениях» и вести в нем записи о трудоустройстве, переводе и увольнении.

2) Если в каком-либо разделе трудовой книжки закончились страницы, не допускается:

• заводить вместо вкладыша новый бланк трудовой;
• вшивать или вклеивать в документ обычные разлинованные листы бумаги или отдельные листы из чистого формуляра трудовой книжки.

Приобретение бланков вкладышей

Порядок обеспечения работодателей бланками вкладышей в трудовую книжку утвержден приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н.

Покупка бланков является обязанностью работодателя, заставлять работника приобретать чистый формуляр вкладыша самостоятельно запрещено.

При этом работодатель имеет право при оформлении вкладыша потребовать с сотрудника возмещения затрат на его приобретение. На основании письменного заявления сотрудника стоимость бланка можно удержать из заработной платы.

Обратите внимание: внести запись о вступлении работника в должность работодатель обязан в течение 5 дней, поэтому, чтобы не нарушать установленные сроки, организациям (ИП) рекомендуется иметь в запасе хотя бы один чистый формуляр вкладыша к трудовой книжке.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Обратите внимание: вкладыш является унифицированным бланком строгой отчетности, поэтому категорически не допускается при вшивке документа в трудовую удалять фабричную картонную обложку.

Вкладыш заполняется в том же порядке, который предусмотрен для оформления трудовых книжек, поэтому рассмотрим только отдельные нюансы, возникающие в процессе заполнения:

1) Для начала кадровый сотрудник должен заполнить титульный лист вкладыша.

Информация на титульном листе должна соответствовать сведениям о работнике, указанным в трудовой книжке, но при этом содержать только актуальные данные.

Таким образом, если у сотрудника менялась фамилия, и на титульном листе труд. книжки внесены соответствующие изменения, подкрепленные сведениями о подтверждающем документе, то во вкладыш записывается только новая фамилия.

Примечание: если впоследствии после вшивки вкладыша фамилия сотрудника поменяется, изменения нужно будет отразить и на титульном листе трудовой, и на титульном листе вклад.

В таком же порядке заполняются сведения об образовании и специальности.

Затем ставится дата заполнения вкладыша. Записывается именно та дата, на которую был заведен вкладыш, а не дата заполнения трудовой книжки.

Ниже в общем порядке проставляются подписи самого работника и ответственного должностного лица, а также печать работодателя (при наличии).

2) Затем на первом развороте самой трудовой книжки ставится специальный штамп (при наличии) или делается запись от руки: «Выдан вкладыш серия ___ № ____».

Законодательство не регламентирует, в каком месте первого разворота трудовой нужно делать данную пометку (ставить штамп), чаще всего запись указывается в правом верхнем углу титульного листа, но вполне допустимо разместить данную пометку и на обороте обложки.

Обратите внимание: если при заполнении титульного листа вкладыша допущена ошибка (например: неправильно записано имя работника), испорченный бланк аннулируется и заводится новый.

Именно поэтому рекомендуется сначала полностью оформить титульный лист, а уже потом проставить реквизиты вкладыша в трудовой книжке.

3) Далее в обычном порядке вносятся сведения о работе и награждениях. При этом нужно продолжать сквозную нумерацию записей из соответствующих разделов трудовой.

Примечание: если кадровый работник видит, что новая запись на последней странице раздела труд. книжки уже не поместится, допускается два варианта действий:

• оставить строки пустыми и внести новую запись уже в соответствующий раздел вкладыша;
• начать вносить запись в трудовой книжке, а закончить уже во вкладыше.

4) Реквизиты оформленного вкладыша в общем порядке заносятся в книгу учета движения трудовых книжек.

Как правильно вшить вкладыш

Нормативные акты не регламентируют, в какое место должен быть вшит вкладыш: в начало, середину или в конец трудовой книжки. Чаще всего вкладыш крепится либо в самом конце книжки, либо перед разделом «Сведения о награждениях», если в нем отсутствуют какие-либо записи.

Процедура проводится следующим образом:

1. В самом вкладыше (на центральном развороте) и в трудовой книжке (на развороте, где планируется закрепить вклад.) по месту сгиба прокалывается шилом несколько отверстий.
2. Документы сшиваются с помощью иглы суровыми нитками (на некоторых предприятиях используются специальные швейные машинки для документов, применение таких устройств в данном случае разрешено).

Не допускается:

• прикалывать вкладыш при помощи степлера;
• использовать клей;
• просто вкладывать документ в трудовую книжку без прошивки.

Примечание: вкладыш должен составлять с трудовой книжкой единое целое. Если документ просто вложен в книжку или прикреплен к ней обычной скрепкой, он считается недействительным.