Заявление на отпуск — документ, обязательный для оформления очередного оплачиваемого отдыха. Необходимость в нем возникает, когда работник уходит на положенный отдых вне графика (формат Т-7). Типовой формы этого обращения законодательством не предусмотрено.
Тем не менее во многих крупных организациях для этих целей используются собственные разработанные бланки. Также ответственные лица вправе использовать избранные унифицированные либо разработанные образцы бланков на свое усмотрение.
Стандартно работник пишет заявление от руки либо печатает на компьютере в свободной форме, соблюдая общие требования. Отпускник имеет право обратиться за образцом, бланком, а также помощью в составлении заявления к сотруднику кадрового отдела.
Готовый документ заявитель должен подписать у руководителя своего отдела, а затем подать на согласование нанимателю. Делается это заранее, обычно за 10-14 дней до предполагаемого отдыха.
В процедуре оформления, помимо заявления работника, участвуют другие обязательные документы:
- приказ нанимателя (формат Т-6 — на одного сотрудника, Т-6а — на группу отпускников);
- бухгалтерская записка-расчет по отпускным — для определения итоговой суммы к выдаче отпускнику (формат Т-60);
- личная карточка (формат Т-2) для фиксации сведений о предоставленных отпусках.
Только на основании перечисленной документации, оформленной надлежащим образом, работника отпустят отдыхать и выплатят отпускные (Читайте также статью ⇒ Как разделить отпуск на части по ТК РФ).
- Содержание стандартного заявления на очередной оплачиваемый отпуск
- Требования к составлению и подаче заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск
- Распространенные ошибки при оформлении положенного очередного отпуска
- Рекомендации эксперта к вопросу о составлении графика отпусков
- Ответы на часто задаваемые вопросы
Содержание стандартного заявления на очередной оплачиваемый отпуск
Условия предоставления отпуска, заранее оговариваются с начальством и нанимателем. К их числу относятся:
- продолжительность отпускного периода;
- его деление (на 10, 14 дней и т. п.);
- день ухода;
- льготные условия (удлиненный отдых, дополнительные оплачиваемые дни для медиков, учителей, инвалидов и др. льготников);
- возможность предоставления материальной помощи;
- иные дополнительные обстоятельства.
Все предварительно достигнутые договоренности должны отображаться в основной части письменного заявления.
| Типичная структура «отпускного» заявления | Что включает (ключевые особенности оформления) |
|
Шапка |
В порядке очередности указываются:
на чье имя пишется, т. е. адресат (ФИО, должность директора, название организации); сведения о заявителе (ФИО, должность, отдел, где работает); все инициалы записываются в дательном падеже |
|
Заголовок |
Варианты написания:
«Заявление» либо «ЗАЯВЛЕНИЕ»; пишется посередине листа, точка в конце слова не ставится |
|
Содержание основной части |
Включает просьбу работника предоставить отпуск, при этом обязательно указываются:
· что это очередной (ежегодный) оплачиваемый отдых; · с какого числа отпускник собирается отдыхать; · продолжительность отпускного периода; · просьбу оказать материальную помощь (если это предусмотрено) |
| Заключительная часть | Ставится дата написания и подпись заявителя |
Скачать стандартный бланк заявления на очередной отпуск
Перечисленные составляющие структуры являются стандартными и обязательно должны присутствовать в заявлениях подобного рода. Продолжительность отпускного периода на структуру обращения не влияет.
Требования к составлению и подаче заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск
Отдельные нюансы предоставления отпусков организация вправе прописать в локальных актах. К примеру, срок, за который отпускник должен подать заявление. К сведению, категория льготников вправе брать отпуск и подавать заявление тогда, когда им это нужно, без соблюдения прописанных в актах правил. Следует также выделить ряд единых норм, предназначенных для основной категории отпускников.
| Когда надо писать заявление при наличии графика | Оформление неиспользованных отпусков за прошедший период | Ежегодный отпуск с последующим увольнением |
| При изменении указанной в графике даты очередного отпускного периода;
если работник устроился на работу после составления и согласования графика; при отсутствии точных дат начала, окончания ежегодного отпуска |
Остатки прошлогоднего отпуска переносят на текущий год и суммируют; пишется стандартное заявление, при этом период (прошлогодний, настоящий) не указывается | Наниматель обязан его предоставить, если:
увольняемый относится к категории льготников; отдых запланирован в это время по утвержденному графику; работника увольняют не по статье |
Праздники не входят в отпускные дни и не оплачиваются (ТК РФ, ст. 112). Выходные дни в отличие от них учитываются. При подаче заявления нанимателю никакие дополнительные (подтверждающие) документы прилагать не нужно.
Исключение — беременные женщины. Им оплачиваемый ежегодный отдых предоставляется до грядущего отпуска по беременности и родам независимо от графика, стажа. Но вкупе с заявлением им нужно будет представить медицинское заключение либо справку, подтверждающую беременность.
Распространенные ошибки при оформлении положенного очередного отпуска
Перечень ошибок при оформлении очередного отпускного периода, совершаемых как работниками, так и нанимателями, достаточно широк. К примеру, неправильное написание инициалов, дат, сроков — типичные ошибки заявителей.
Более серьезные погрешности, приравненные к нарушениям, как правило, совершают наниматели. Например: не предоставление очередного отпуска, перенос его на следующий год без согласия работника и др.
| Примеры ошибок | Правильный вариант |
|
Отпускник при написании заявления ошибочно указал день окончания отпускного периода, тем самым уменьшив его на три дня |
В тексте заявления обязательно прописываются:
длительность ежегодного отпускного периода, дата его начала; Дата его окончания, т. е. когда отпускник вновь приступил к работе, не записывается. Оставшиеся дни отдыха работник может отгулять позже |
| Наниматель не уведомил работника о начале очередного отпуска, предусмотренного по графику | Это пробел нанимателя. Сообразно ст. 123 ТК РФ он обязан за 2 недели до начала отпускного периода под роспись письменно предупредить работника о его очереди уходить в отпуск |
|
Ошибочное разделение отпускного периода (28 дней) |
Правильные варианты деления отпускного периода
(ст. 125 ТК РФ): 1. На две части:14 и 14 дней. 2. На три части:14, 7 и 7 дней Из этого следует, что одна часть отпускного периода должна быть не менее 14 дней; деление должно согласовываться между нанимателем и работником обязательным порядком |
Собственно отсутствие самого графика отпусков также можно рассматривать как ошибочное действие нанимателя. Между тем подобное действие считается нарушением, т. к. ТК РФ, ст. 123 обязывает каждый год не позднее, чем за 2 недели до следующего года, составлять график и согласовывать его с профсоюзом.
Рекомендации эксперта к вопросу о составлении графика отпусков
Мнение Минтруда о порядке составления нанимателями отпускных графиков представлено в письме № 14-2/ООГ-9399 от 8.12.2017. В сообщении обращается внимание на то, что график — обязательный документ, который утверждается нанимателем. При этом им обязательно должна учитываться позиция профсоюза (сообразно ст. 372 ТК РФ), который призван представлять интересы большинства работников.
Крайний срок завершающего этапа процедуры согласования с нанимателем — за 2 недели до грядущего года. На основании одобренного графика далее будут предоставляться в порядке очередности ежегодные отпуска работникам.
На примере 2017 года можно рассмотреть порядок переноса крайнего срока. Так, крайним днем утверждения графика в текущем году является 17 декабря — воскресный, нерабочий, день. С учетом общих правил переноса (ст. 14 ТК РФ), согласно пояснениям Минтруда, последним днем срока будет следующий за воскресеньем день, точнее, 18 декабря. В то же время наниматель вправе утвердить график раньше, т. к. ограничений по этой части законодательством не предусмотрено.
Составителем настоящего письма является замдиректора Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Т. В. Маленко.
Пример 1. Образец заявления на очередной отпуск с последующим увольнением
Сотрудник ООО «Мост» М. А. Валерьянов увольняется по соглашению сторон в декабре 2017 года. К этому моменту у него имеется неиспользованный очередной отдых (17 дней), который он вправе отгулять по графику. Работник собирается уйти в отпуск с последующим увольнением. Оснований для отказа у нанимателя не имеется.
М. А. Валерьянов пишет одно заявление, где просит предоставить ему ежегодный отпуск (17 дней) с 1.12.2017 с последующим увольнением. День увольнения — последний день отпуска работника.
Пример заявления на очередной отпуск с последующим увольнением
Пример 2. Заявление на плановый отпуск при переносе сроков
Согласно графику работник ООО «Мост» М. А. Валерьянов должен уйти на положенный отдых (28 дней) в начале ноября. По согласованию с руководством (по уважительным причинам) дата начала отпускного периода перенесена на более поздний срок — 1 декабря.
Отпуск оформляется общим порядком. Отпускник пишет стандартное заявление с указанием даты ухода и длительности отдыха.
Пример заявления на очередной отпуск
Далее издается приказ, за 3 дня до ухода работнику выплачивают деньги.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1: Когда заявление для ухода в очередной оплачиваемый отпуск писать не обязательно?
Если в организации ежегодные отпуска сотрудникам предоставляются согласно действующему графику, то писать заявление не надо. В этом случае наниматель уведомляет каждого сотрудника о приближении отпуска за 2 недели до его начала (ТК РФ, ст. 123).