Подотчетные лица — это те сотрудники организации, которые имеют право получать денежные средства организации на произведение расходов на нужды этой организации. Их перечень определяется приказом по предприятию, который утверждается руководителем организации.
В приказе должно быть четко перечислены те лица, которые могут брать деньги в подотчет, при необходимости прописываются размеры предельных сумм. Подотчетные деньги могут расходоваться только в интересах организации — расходы на командировку, представительские, на закупку расходных материалов, закуп основных средств и товарных ценностей.
Для того чтобы получить денежные средства в подотчет подотчетному лицу следует написать заявление, в котором в свободной форме будет изложена просьба о выдаче определенной суммы для произведения расходов в интересах организации.
Заявление должно получить одобрение руководства. Прежде всего, бухгалтер должен проверить, что за заявителем не числятся задолженности по ранее выданным авансам, то есть подотчетное лицо отчиталось по ранее полученным суммам с помощью авансового отчета. Если задолженности отсутствуют, то бухгалтер подтверждает это записью в заявлении.
Далее заявление должно попасть к руководителю организации, который своей подписью одобряет выдачу денег в подотчет и указывает сумму к выдаче.
Заявление с одобрительной резолюцией руководства служит основанием для кассира для выдачи денег. Образец заявления на выдачу денег в подотчет предлагаем скачать внизу статьи.
Как написать правильно?
В заявлении подотчетное лицо должно указать фамилию, имя и отчество руководителя организации, именно ему адресуется документ. Ниже пишутся фамилия, имя и отчество заявителя.
В тексте обозначается фраза с просьбой о выдаче под отчет денежной суммы, которая пишется прописью и в скобках указывается цифрами. Также следует указать цель расходования средств.
Необходимо обосновать, почему необходима денежная сумма именно в таком размере. Если нужно, приводится расчет суммы с учетом всех планируемых расходов. Это актуально для командировочных, представительских расходов.
Заявителю нужно указать дату, к которой нужны деньги. Написанное таким образом заявление подписывается и датируется.
Запись об отсутствии долгов по ранее выданным сумма под отчет бухгалтер делает ниже на бланке заявления. Если долги имеются, то заявителю будет отказано в выдаче денег.
Решение руководителя пишется также на бланке заявления, заверяется подписью.
Кассир, получивший заявление, также должен поставить свою подпись на бланке заявления и выдать подотчетному лицу указанную сумму денег в подотчет. Пример оформления заявления предлагаем скачать ниже.
Скачать образец
Заявление на выдачу денег в подотчет образец — скачать.