Грамотно организованный документооборот на предприятии предполагаем регистрацию всех документов в специальных книгах и журналах. В частности, командировочные удостоверения регистрируются в журнале регистрации командировочных удостоверений. В статье вы можете скачать образец оформления данного журнала.
Напомню, что командировочное удостоверение – это документ, с помощью которых работник отчитывается о своей служебной поездке и местах, в которых он побывал. Образец его заполнения можно скачать в этой статье.
Образец заполнения журнала
Бланк журнала заполняет кадровый работник, который назначен ответственным за его ведение. Другие должностные лица могут иметь доступ к журналу только в присутствии ответственного лица.
Как и все подобные документы, журнал имеет обложку и табличную часть.
На обложке пишется название организации, день, месяц и год начала ведения журнала регистрации.
Кроме того, имеется графа для указания даты окончания ведения журнала, которая будет заполнена тогда, когда бланк будет полностью использован.
Табличную часть можно оформить так, как это удобно организации, предназначен этот документ исключительно для внутреннего использования.
Записи в таблицу вносятся на основании сданного работник командировочного удостоверения, для каждого отдельного документа заполняется отдельная строка.
Как правило, табличная часть включает в себя информацию следующего характера:
- Порядковый номер записи;
- ФИО работника, который сдает командировочное удостоверение;
- Должность, которую он занимает;
- Место командировки – населенный пункт, в котором находился командируемый в процессе служебной поездки;
№ командировочного удостоверения; - ФИО лица, подписавшего удостоверение;
- Дата отъезда работника в командировку;
- Дата прибытия в место расположения работодателя;
- Подпись лица, сдавшего удостоверение.
Последняя подпись необходима для того, чтобы подтвердить, что работник со сделанной записью ознакомлен и согласен.
Срок хранения журнала регистрации командировочных удостоверений составляет 5 лет.
Скачать образец
Скачать журнал регистрации командировочных удостоверений – ссылка.