Расчетные листки по заработной плате своим сотрудникам выдает далеко не каждая организация, считающая себя вполне законопослушной, ссылаясь на то, что вся начисленная оплата труда отражена в учете официально, выплачена коллективу вовремя. Или некоторые работодатели намеренно избегают выдавать расчетные листки, чтобы сотрудники не задавали «неудобных» вопросов – почему премии уменьшились или почему оплатили меньшее количество дней больничного.
Между тем, в Трудовом законодательстве четко прописано, что при выплате работнику заработка за расчетный месяц работодатель в обязательном порядке должен сообщить письменно каждому своему сотруднику такие данные:
- составляющие его зарплаты за истекший период;
- начисленные отпускные;
- выплаты при увольнении;
- иные суммы, начисленные сотруднику;
- размеры и основания произведенных удержаний;
- общая сумма к выплате.
И поскольку эта обязанность предусмотрена законодательством, за ее несоблюдение, то есть невыдачу расчетных листков сотрудникам, трудовая инспекция при проверке может привлечь работодателя к административной ответственности. Штраф за невыдачу расчетного листка предъявляется от одной до пяти тысяч рублей директору, от тридцати до пятидесяти тысяч — организации. Если руководителя уличат в этом нарушении повторно в течение года, то его ждет дисквалификация.
Но проверки трудовой инспекции с наложением административного штрафа – это еще не самое неприятное, что грозит организации за невыдачу расчетных листков.
Сотрудник, недовольный работодателем, может пойти судиться с ним, посчитав, что ему недоплатили.
Все дело в том, что сроки обращения в суд, установленные трудовым законодательством, очень короткие — гражданин своего на работодателя может подать исковое заявление в суд:
- если считает, что его незаконно уволили, то может обжаловать такое решение в течение одного месяца со дня выдачи трудовой книжки или ознакомления с приказом об увольнении;
- по другим трудовым спорам — в течение трех месяцев с момента, когда сотрудник, уже бывший, узнал о нарушении своего права.
Если работник не укладывается в эти сроки с подачей искового заявления, то его работодатель автоматически заявляет в суде о пропуске срока для реализации своего права на обращение в суд и таким образом дальнейшие разбирательства прекращаются.
Сложившаяся судебная практика показывает, что суды при решении этого вопроса считают, что сотрудник мог не знать о нарушении своих трудовых прав, связанных с начислением и выплатой причитающейся ему заработной платы, если расчетный листок не выдавался. В этом случае судьи начинают считать пресекательный срок для обращения не с даты невыплаты сотруднику оспариваемого заработка, а с даты, когда он из других источников, возможно, бывших коллег, узнал о том, что его «обидели».
Можно сделать исходя из этого следующие схемы действий для сотрудника и работодателя:
- если расчетный листок выдается, у сотрудника есть только три месяца после даты его выдачи, чтобы судиться с работодателем по выплате зарплаты. В случае опоздания работодатель может заявить в суде о пропуске срока подачи заявления, и тогда иск не рассматривается по существу;
- если расчетный листок не выдается, время для обращения сотрудника в суд никакими сроками не ограничено. Он в качестве доказательств может привести в суде любой достоверный источник, из которого узнал о нарушении работодателем своих трудовых прав, и работодателю будет сложно это опровергнуть.
Расчетный листок – важный документ для сотрудника
Работодатель обязан представлять работникам расчетные листки, чтобы обеспечить им возможность получения достоверной информации о своей заработной плате. Цель выдачи расчетного листка – информирование сотрудника о том, из каких выплат складывается полученная им сумма зарплаты. Ведь общую величину сотрудник узнает при получении денег у кассира или когда они зачислятся на карту.
Правила оформления расчетных листков
Форма расчетного листка не утверждена, работодатель должен утвердить применяемую форму, потому что применение неутвержденной формы документа — это тоже основание для взыскания административного штрафа за нарушение трудового законодательства.
Форма расчетного листка также должна быть согласована с профсоюзом.
Наиболее часто используется форма, предлагаемая бухгалтерскими учетными продуктами.
В левой части листка перечисляются виды начисленных сумм с указанием отработанного периода, периода отпуска или болезни. В правой части указываются виды и суммы удержаний, документы, на основании которых произведены выплаты и соответствующие выплатам документы.
В итоге выводится сумма задолженности работодателя перед сотрудником по заработной плате за текущий месяц.
Расчетный листок выдается всем работникам при выплате заработной платы, в том числе при перечислении ее на банковские карты. Это связано с тем, что трудовое законодательство не содержит каких-либо исключений в отношении представления работникам расчетных листков в зависимости от способа выплаты заработной платы.
На практике обычно не ставят подписи ответственного лица и печати работодателя. Но если работник обратился с просьбой заверить расчетный листок, отказать организация ему не вправе. И, если расчетный листок используется как доказательство в суде, лучше заверить этот документ подобным образом — были случаи, когда суды не принимали в ходе рассмотрения дела расчетные листки, возражая, что без печати нельзя определить, выдан ли документ этим работодателем.
Когда нужно выдавать расчетный листок
Расчетный листок обязательно выдается при выплате зарплаты, а зарплата в соответствии с трудовым законодательством должна выплачиваться сотрудникам не реже двух раз в месяц.
Обычно работодатели выдают расчетные листки при начислении и выплате заработка за вторую половину месяца, когда известны все его составляющие – и начисления, и удержания, то есть только тогда листок содержит всю исчерпывающую информацию о заработной плате за месяц (Читайте также статью ⇒ Как произвести удержание из заработной платы).
Расчетный листок оформляется и выдается в обязательном порядке при увольнении сотрудника, ведь в этом случае делается окончательный расчет, и работнику выплачиваются оставшаяся зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск. Соответственно, в таком случае листок выдается в момент увольнения.
Если зарплата выплачивается через кассу, то расчетные листки обычно выдаются кассиром одновременно с деньгами, чтобы бухгалтеру по зарплате не бегать за работниками. Если зарплата в организации перечисляется на карточки, этот нюанс работодатель прописывает в нормативном локальном акте.
В любом случае работодателю при выборе порядка выдачи расчетных листков своим сотрудникам нужно помнить, что он содержит персональные данные работника, разглашение которых Законом о защите персональных данных не допускается – начисленную зарплату. Поэтому нужно исключить возможность доступа к этой информации кого-либо, кроме самого сотрудника, кассира и бухгалтера. Нельзя просто оставлять расчетные листки на рабочем столе сотрудника, нельзя передавать через третьих лиц. Поступая таким образом, работодатель нарушает Закон о персональных данных, и может быть привлечен к административному штрафу.
В трудовом или коллективном договоре можно закрепить условие о том, что расчетные листки направляются сотруднику по электронной почте.
Если все работники организации имеют свои адреса рабочей (корпоративной) электронной почты, то расчетные листки можно высылать для ознакомления на них.
Проще и правильней всего разрешить все вопросы, касающиеся расчетных листков, например, в положении об оплате труда, где утверждается форма листка, сроки выдачи, способ передачи сотруднику с учетом конфиденциальности. В этом случае и бухгалтеру будет спокойнее, и сотрудники будут в курсе, ведь с положением об оплате организации они ознакомлены под роспись.
Как подтвердить факт выдачи расчетных листков
Бывает еще распространенный вариант — работодатель выдает расчетные листки своим сотрудникам, но доказать этот факт им нечем.
Если работодатель не сможет подтвердить факт выдачи документально, то трудовая инспекция при проверке может оштрафовать.
Поэтому нужно предусмотреть способ подтверждения. Например, в разных источниках предлагается:
- оформить журнал выдачи, где сотрудники будут расписываться за полученный расчетный листок;
- дополнить платежную ведомость отдельным столбцом, в котором сотрудники могут расписываться в получении расчетного листка.
- сделать форму расчетного листка из двух частей, чтобы вторая часть с подписью сотрудника оставалась у работодателя, как квитанция.