Оформление первичных документов бухгалтерского учета. в 2024 году

Каждая хозяйственная операция на предприятии сопровождается заполнением первичных бухгалтерских документов, которые впоследствии будут являться бланками, подтверждающими факт совершения операции. Эти документы по-другому еще можно назвать оправдательными.

Также на предприятии присутствует и другая группа документов – это распорядительные: всевозможные приказы, распоряжения руководителей.

К оформлению первичных учетных бухгалтерских документов нужно относиться очень внимательно. Для того чтобы в будущем избежать проблем с проверяющими органами, нужно следить за тем, чтобы все бланки, формы были правильно составлены, необходимые строки заполнены, в нужных местах стояли подписи и печати.

Бланки могут иметь свободную форму, а могут иметь и типовую. Типовые формы первичных учетных документов разработаны Госкомстатом России, это, так называемые, унифицированные формы.

Унифицированные формы имеют обязательный набор реквизитов, изменять состав которых не разрешается. Если все же вам нужно что-то изменить в типовой форме, то эти изменения утверждаются приказом или распоряжением руководителя. Причем удалять уже существующие строки и реквизиты нельзя, можно лишь их добавить.

Как правило, если для какой-то хозяйственной операции существует типовая форма, то она и используется для оформления. Если же унифицированная форма не утверждена, то организация самостоятельно разрабатывает необходимый бланк. Свободная форма не значит, что вы можете оформлять документ, как вздумается. Любой бланк должен содержать обязательный набор реквизитов, без которых он становится  не действительным.

Обязательные реквизиты первичных документов

В числе обязательных реквизитов первичных документов значатся

• наименование;
• наименование и необходимые реквизиты организации;
• дата составления;
• номер;
• наименование хозяйственной операции, ее содержание:
• денежные и натуральные измерители, количественные показатели;
• подписи и печати сторон.

Исправление

Заполнять первичные документы в бухгалтерском учете нужно внимательно, если вдруг допущена какая-то ошибка, то ее можно исправить, аккуратно зачеркнув и написав верную информацию, рядом нужно написать «исправлено и согласовано с лицами, составившими бланк», указать дату изменений и поставить свою подпись.

Некоторые формы вообще нельзя исправлять, это, в первую очередь, относится к денежным документам: кассовые и банковские бланки, чеки.

Если, например, в приходном кассовом ордере при приеме наличных средств допущена ошибка, то никаких исправлений вносить не нужно, берется новый бланк приходника и заполняется заново.

Видео: как правильно исправлять

Как правильно исправить документ, можно узнать из следующего видео:

Право подписи

Говоря о первичных бухгалтерских документах, стоит отметить, что подписывать их может только определенный круг лиц. Прежде всего, это руководитель организации, кроме этого правом подписи могут обладать работники предприятия, на которых составлена доверенность на право подписи.

Круглая печать организации может ставиться только на подпись руководителя, если документ подписывает иное лицо, то указывается номер и дата доверенности, на основании которой он имеет право заверить данный бланк.

Обработка

Когда к вам в руки поступают документ, первое, что нужно сделать – это проверить правильность его оформления. Посмотреть, все ли строки заполнены, имеются ли в наличии все обязательные реквизиты, правильно ли посчитаны суммы, есть ли подписи ответственных лиц, стоит ли печать.

Вторым шагом будет регистрация бланка в журнале регистрации этих документов. Например, если это расходный кассовый ордер, то сведения о нем заносятся в журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров форма КО-3, образец которого можно посмотреть здесь.

Затем документ подшивается в подходящую папку, в которой он будет храниться до того момента, пока не отправится в архив.

Срок хранения первичных документов на предприятии регламентируется архивным законодательством, в частности Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

В процессе разбора той или иной темы мы будем встречать различные бланки первичных документов бухгалтерского учета и на конкретных примерах будем разбирать их заполнение.

Далее будем разбираться с бланками строгой отчетности — что это, для чего и где их брать — читать далее.