Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Даже если свободного места в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки уже нет, это не означает, что нужно заводить новую книжку. В этом случае потребуется заполнить вкладыш. В статье рассмотрим как заполнить вкладыш в трудовую книжку.

Как оформить вкладыш в трудовую

Бланк «Трудовая книжка» вкладыш к ней утверждены одним постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003. Два таких документа в одинаковой степени могут подтвердить стаж гражданина. Бланки этих документов – это документы строгой отчетности, поэтому просто так покупать их в свободной продаже нельзя. Они должны храниться у работодателей. Даже когда требуется оформить дубликат трудовой, нельзя просить сотрудника купить и принести новый бланк книжки. Работодатель должен заключить договор с объединением «ГОСЗНАК», либо к каким-либо аккредитованным поставщиком. Такие организации поставляют бланки трудовых, а при выдаче их работнику, с него удерживаться стоимость книжки. Если бланк книжки был испорчен, то удержание денег производить нельзя. Также не удерживаются деньги и в том случае, если по вине работодателя произошла массовая утеря трудовых книжек. На такой случай можно предусмотреть специальное условие на выдачу бланков бесплатно в коллективном договоре. Затраты при этом полностью компенсирует работодатель (Читайте также статью ⇒ Дубликат трудовой книжки).

Сообщение работнику

Если места свободного в книжке уже нет, то специалист, обнаруживший этот факт должен сообщить об этом работнику. Сделать это можно как в письменной форме, так и в устной. После этого работник самостоятельно пишет заявление с просьбой предоставить ему вкладыш для трудовой. Форма такого заявления свободная, но в организации могут быть разработаны специальные бланки. После этого издают приказ, основанием приказа является заявление работника. Как и в случае с трудовыми книжками, при выдаче вкладыша также необходимо поставить отметку в Книге учета движения трудовых. Работодатель должен надлежащим образом следить за такой книгой. Хранится она, как правило, в отделе кадров, страницы книги прошиты, пронумерованы, скреплены подписью директора и печатью компании. Концы прошивки должны быть опломбированы и скреплены печатью.

Как заполнить вкладыш в трудовую

Правила заполнения вкладыша схожи с правилами заполнения самой книжки, так как он является его продолжением. Существуют только несколько особенностей:

• Вкладыш выдает и заполняет тот работодатель, у которого при трудоустройстве обнаружилось, что нужные страницы полностью заполнены;
• Титульный лист должен содержать дату заполнения вкладыша, а не дату заведения трудовой;
• По работнику указываются данные, которые актуальны к моменту выдачи;
• Титульный лист следует заверить подписью сотрудника, ответственного за заполнение трудовых, а также печатью компании (если она есть);
• Заполнять вкладышей можно неограниченное количество.

Вкладыш подшивают к основной книжке, после чего на первой странице ставится штамп и указываются реквизиты вкладыша, включая дату выдачи, его серию и номер.

Важно! Сам по себе вкладыш без трудовой книжки не имеет юридической силы.

 Нумерация записей

Вкладыш – это продолжение трудовой книжки, поэтому нумерация в этих листах продолжается, а не начинается заново. Нумерация продолжается по записям о работе, то есть, если в трудовой последняя запись была под номером 15, то во вкладыше запись будет по номером 16.

Ошибки во вкладыше

Иногда сотрудники кадровой службы ошибаются и заносят сведения в иные разделы, не заводя при этом вкладыш. Например, раздел «Сведения о работе» закончился и кадровик занес запись о переводе в «Сведения о награждениях».

Это довольно распространенная ошибка, исправляется она следующим образом. Зачеркивать такую запись нельзя, а заносится новая запись под следующим номером, где указывается, что информация является недействительной. После чего вносятся достоверные сведения.

Если обнаружилось, что в разделе «Сведения о работе» стоит неверная информация, то просто зачеркнуть ее нельзя. Все исправления должны вноситься следующим образом: под новым порядковым номером заносится запись, в которой указывается «запись № ___ считать недействительной», а ниже заносится верная информация.

Все исправления должен производить специалист той организации, которой была допущена ошибка, либо это может сделать специалист текущей организации-работодателя, на основании надлежаще оформленной справки (Читайте также статью ⇒ Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу 2024).

Указанным способом исправляются все ошибки трудовых и вкладышей к ней, при этом не имеет значение дата, когда ошибочная запись была сделана.

Если испорчен вкладыш в трудовую книжку

Любой, даже опытный специалист может допускать ошибки. Если, заполняя новый вкладыш была допущена ошибка, то такой бланк нужно уничтожить. Но просто порвать и выбросить его нельзя. Об этом нужно составить акт, которые затем будет храниться в материальных отчетах компании. Вместо испорченного составляют новый документ. Чтобы избежать дополнительных исправлений, заполнять вкладыш лучше до того, как он будет прикреплен к трудовой книжке. В том случае, если вкладыш будет потерян, выдается его дубликат. При этом потеряться может только вкладыш или вся книжка целиком. Теряется только вкладыш в тех случаях, когда он не закреплен надлежащим образом к трудовой.

Как прикрепить вкладыш в трудовую книжку

Для того, чтобы избежать риск потери документа, вкладыш необходимо должным образом прикрепить к книжке. Как именно это сделать в законодательных актах не указывается, но для удобства сделать это лучше в конце книжки. Кроме того, при таком прикреплении соблюдается и хронологический порядок записей. Самый надежный способ – это вшивание документа в книжку. Для этого рекомендуется использовать суровую нитку и делать 3-5 проколов.

Такие требования не являются обязательными, работодатель самостоятельно определяет как скрепляются документы.

Если выдали вкладыш ошибочно

При ошибочно выданном вкладыше, его необходимо изъять из книжки, а затем внести исправления в трудовую. Так как зачеркивать в трудовой записи нельзя, исправить можно только внося пояснительную отметку. Если вкладыш оформлен был ошибочно, то нужно отметить именно это. На титульном листе сделать это е получится, так как нет достаточно места. Поэтому нужно эту отметку сделать на внутренней стороне обложки трудовой. Запись заверяется подписью сотрудника, вносящего изменения, а также указывается дата. Исправления также нужно внести и в книгу учета движения трудовых.

Законодательная база