Личная карточка работника, форма и порядок заполнения

Устраиваясь на работу, каждый новый сотрудник должен помнить, что работодатель будет собирать о нем всю необходимую информацию в рамках правового поля. Это обусловлено несколькими факторами: правовыми обязательствами, экономической необходимостью, безопасностью, как сотрудника, так и организации и т.д. Вся эта информация собирается и заносится в специальную карточку сотрудника, в которой в последствие будут отражаться все изменения связанные с его работой и некоторым аспектами личной жизни. В данной статье мы рассмотрим, что такое личная карточка работника (Т-2), особенности ее заполнения и ведения. Читайте также статью ⇒ «Прием на работу граждан Узбекистана 2024″.

Документы, необходимые для оформления личной карточки сотрудника

Трудовым законодательством определен общий порядок приема на работу новых сотрудников, а также документы необходимые для данного процесса, которые предоставляются им. Все данные из этих документов должны быть внесены работником отдела кадров в личную карточку сотрудника. Список документов необходимых для оформления сотрудника на работу выглядит так:

• Документ, подтверждающий личность соискателя. Обычно отдел кадров требует оригинал либо копию паспорта, так как для личной карточки по форме Т-2 сотрудника необходимы будут как первая страница паспорта, так и страница с пропиской (либо регистрацией) и семейным положением. Все эти данные нужны, чтобы завести на нового сотрудника карточку.
• Копия идентификационного налогового номера (ИНН), которая необходима для бухгалтера для выполнения обязательств по налоговым выплатам с заработной платы работника.
• Копия свидетельства пенсионного страхования, номер которого необходим также бухгалтеру для осуществления перечислений в пенсионный фонд.
• Трудовая книжка, если такая имеется у соискателя. Она нужна для подтверждения трудового стажа нового работника. Существует ряд объективных случаев, когда ее может и не быть, тогда работодатель заводит новую. При этом стоимость трудовой книжки либо списывается на расходы организации, либо взыскивается с нового работника.
• Военный билет, предоставляется военнообязанными лицами. В нашей стране к таким лицам относятся мужчины, достигшие 18-летнего возраста.
• Диплом о высшем образовании либо сертификат, подтверждающий профессиональную квалификацию. Для некоторых профессий необходимо проходить переквалификацию ежегодно. Также как и существуют определенные специализации, для которых необходимы специфические навыки: знание принципов работы конкретного технического оборудования, знания специфичного направления в законодательстве и т.д.

Читайте также статью ⇒ «Оформление нового сотрудника: заявление о приеме работе»

Оформление личной карточки сотрудника работником отдела кадров

Все выше перечисленные документы нужны, чтобы заполнить всю необходимую информацию о новом сотруднике по унифицированной форме Т-2. Существует несколько обязательных для исполнения факторов, которые должны быть учтены при оформлении личной карточки сотрудника:

• Карточка может быть заведена только после издания приказа о приеме на работу и подписания его генеральным директором;
• После заполнения всех данных личная карточка должна быть предоставлена работнику для ознакомлена и проверки на возможные ошибки, а затем подписана им в специально отведенных полях;
• При увольнении в карточке должна быть обозначена причина увольнения работника, а затем также должна быть предоставлена сотруднику на подпись.

Содержание личной карточки сотрудника по унифицированной форме Т-2

Унифицированная форма личной карточки сотрудника разработана и установлена на законодательном уровне, поэтому ни одна организация не имеет право вносить изменения в существующую форму. Все данные вносятся последовательно и дополняются по мере необходимости. Карточка из четырех страниц и одиннадцать разделов, самые основные из которых:

• Общие сведения о работнике (самый первый раздел), которые содержат всю основную информацию о человеке, принятом недавно на работу. К таким данным относятся фамилия и имя, дата и место рождения, гражданство, паспортные данные, сведения об образовании, профессии и стаже работы и т.д.
• Следующий раздел – это сведения о воинском учете, который заполняется на основе военного билета. Здесь заполняется звание, состоит ли в запасе и т.д. Читайте также статью ⇒ «Можно ли принять на работу без военного билета«
• В третьем разделе заполняются сведения о должности и подразделении, куда был принят сотрудник. Эти данные заполняются на основе приказа, где должны быть указаны все эти сведения, а также дата, с которой новый сотрудник должен быть принят на работу. Здесь же сотрудник должен поставить свою подпись, тем самым подтверждая, что должность и подразделения верны и были с ним согласованы.
• Остальные разделы посвящены уже трудовой деятельности сотрудника в данной организации. В них вносятся сведения о прошедшей аттестации и переквалификации, если такие были, а также сведения обо всех возможных видах отпусков, которые брал сотрудник.
• Также в личной карточке отражаются все социальные льготы, которые полагаются данному конкретному сотруднику по законодательству и на основе соответствующих правовых документов, предоставленных в отдел кадров.
• Последний раздел личной карточки посвящен причине увольнения сотрудника с занимаемой должности, где указывается причина соответствующая определенной статье трудового законодательства и дата увольнения.

Заполнение личной карточки самим работником не считается правильным, этим должны заниматься только сотрудники отдела кадров либо специально уполномоченное лицо. Работник ставит только свою подпись на каждой странице в подтверждение правдивости внесенных сведений.

Кто не обязан вести личные карточки работников

Надо отметить, что сами по себе карточки работника очень полезны для всех работодателей, они позволяют упорядочить сведения о работниках и сократить поиск необходимой информации, так как все хранится в одном месте. По законодательству все организации обязаны вести личные карточки сотрудника по утвержденной унифицированной форме Т-2. Они могут вестись в электронном виде для упрощения процесса и автоматизации работы отдела кадров, но должны быть распечатаны и хранится также на бумажных носителях.

Для индивидуальных предпринимателей данные карточки не являются обязательными, и ведение их может быть только по личной инициативе работника. Хотя нельзя отрицать их не оспаримую пользу для любого бизнеса.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие прием на работу нового сотрудника