Командировки-это неотъемлемая часть работы в некоторых компаниях. Очень часто затраты на оформление командировки можно приравнять к самим командировочным. Чтобы сократить расходы по оформлению и организации командировок, компании переходят на онлайн-решения.
Агентства, помогающие оформить билет, забронировать гостиницу и решить прочие вопросы, связанные с организаций командировки для сотрудника, появились в далекие 90-ые годы. Когда для решения всех возникающих вопрос нужен был посредник.
На сегодняшний день таких проблем нет. Компания может самостоятельно выбрать рейс, оформить билеты, выбрать и забронировать гостиницу. Но это занимает очень много времени, да и зачастую, чтобы выбрать подходящие условия, придется много часов потратить на сравнение разных предложений.
Для помощи сотруднику, занимающемуся оформлением командировки, пришли облачные решения. Эти решения простые, надежные, их можно внедрить во внутренний процесс компании, а это значит, что автоматически будут формироваться бухгалтерские отчеты о затратах в командировке и отправляться сразу в финансовую отчетность. К тому же, компания и командированный сотрудник получат:
- круглосуточную поддержку,
- предложения от компаний перевозчиков по кешбэку,
- все закрывающие документы по счетам.
Как это экономит деньги?
- Во-первых, платформа сравнивает сотни отелей и предложения по билетам. В итоге предлагает лучшую цену по конкретному запросу — на дату, время и срок проживания. В отличие от менеджеров агентств, которым выгоднее продать подороже.
- Во-вторых, полностью прозрачное ценообразование и скорость предоставления информации. Клиенты не будут оплачивать время работы сотрудника агентства, не придется ждать ответа от менеджера.
- В-третьих, интеграция и совместимость с финансовыми инструментами компании. Все отчеты будут передаваться автоматически.
Этим можно снизить затраты на командировки до 15%. А главное, никто из сотрудников не сможет сказать, что не было билетов или отеля дешевле. Для разных сотрудников, часто уезжающих в командировки, можно установить разные условия. Т.е. установить корпоративные правила для командировок.
Если каждый сотрудник самостоятельно оформляет командировку, контроль очень прост. Нужно установить правило «Отправить на согласование» — и все.
