Бумажная трудовая книжка — это основной документ трудящегося, доказывающий наличие у него трудового стажа. Бланки и формы трудовой книжки типовые, установленные на законодательном уровне. На протяжении последних лет бумажные документы стали переводить в электронный формат. Министерство труда и социальной защиты в настоящее время работает над проектом учета занятости россиян в электронном виде — предполагается, что сведения из трудовых книжек будут перенесены в базы данных. Из данной статьи вы узнаете, что такое электронная трудовая книжка, какие существуют сходства и отличия между бумажной и электронной книжкой, для чего власти хотят оцифровать данные, какие плюсы и минусы перевода книжки в электронную форму, с какими проблемами столкнулся Минтруд.
- Что представляет собой электронная трудовая книжка
- Для чего понадобилась электронная трудовая книжка
- Чем электронная трудовая книжка отличается от бумажной
- Какие преимущества и недостатки имеет электронная трудовая книжка
- Экспертное мнение
- Законодательные акты по теме
- Типичные ошибки
- Ответы на распространенные вопросы
Что представляет собой электронная трудовая книжка
Работодатели, согласно действующему трудовому законодательству, обязаны заполнять личные трудовые книжки сотрудников, руководствуясь утвержденным порядком их оформления, и хранить их в отделе кадров в течение всего периода работы подчиненного в данной компании. В документе в обязательном порядке указывается информация о:
- зачислении сотрудника в штат предприятия;
- основаниях для увольнения работника с фирмы;
- переводе подчиненного на иную должность;
- полученных сотрудником вознаграждениях.
Записи вносятся в трудовую книжку от руки чернилами. Дополнительные вкладыши подшиваются иглой с нитью в строго регламентируемых законом случаях. Каждый раз, как сотрудник отдела кадров по поручению начальства вносит записи в трудовую книжку, работник расписывается в личной карточке в знак осведомленности. Если допущена ошибка при заполнении документа, перечеркивать запись запрещено — необходимо написать верные сведения и сделать надпись о недостоверности предшествующей записи.
Все перечисленные выше требования говорят о том, что применить правила ведения и хранения документа в отношении электронных трудовых книжек невозможно. Однако, бумажный документ изнашивается, утрачивается, намеренно портится сотрудниками — проделать это с электронным документом не представляется возможным. В то же время, электронная книжка имеет следующие преимущества:
- сведения будут автоматически доступны Министерству социального развития, Пенсионному фонду, ФСС, Центру занятости и т.д.;
- сведения о работе сотрудника будут защищены, книжку невозможно будет потерять, посторонний человек не сможет получить к ней доступ;
- осуществлять поиск по базам данных будет удобно;
- вся кадровая информация будет храниться в единой базе данных.
Читайте также статью ⇒ «Исправление в трудовой книжке в 2024 году».
Для чего понадобилась электронная трудовая книжка
Российские власти посчитали, что в плане ведения трудовых книжек Россия отстает от передовых стран — за рубежом подобный документ отменили, сохранились лишь БД Пенсионных Фондов и рекомендательные письма от работодателей.
Вопрос о полной отмене трудовых книжек даже не рассматривался властями — ни работодатели, ни подчиненные не готовы к таким резким переменам. Но электронная трудовая книжка стала бы достойным вариантом, поскольку:
- Заполнение бумажных трудовых книжек от руки, заверение ксерокопий и их подготовка приносят компании дополнительные затраты на кадровое делопроизводство.
- Необходимость организации отдельного помещения, стеллажей, хранилищ для сохранения трудовых книжек увеличивает расходы компаний с большим штатом рабочих.
- Участились случаи подделки трудовых книжек, продажи образцов.
- С бумажной версией документа всегда существует риск потери или порчи бланка.
- В случае утраты или порчи документа приходится долго его восстанавливать, что связана с различными сложностями.
Читайте также статью ⇒ «Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный Фонд России».
Чем электронная трудовая книжка отличается от бумажной
Как минимум в 4 аспектах будут наблюдаться явные различия между электронным и бумажным вариантами трудовых книжек:
| Сравнительная характеристика | Бумажный вариант | Электронный вариант |
| Заполнение документа | От руки чернилами | На электронном устройстве |
| Ведение учета данных | В бумажной форме | В электронном виде (отсутствует привязка к физическому носителю) |
| Автоматизация ведения документа | Невозможна | Возможна (автозаполнение, сканирование, распознавание внесенных сведений) |
| Прозрачность для государственных служб | Нет | Да |
Какие преимущества и недостатки имеет электронная трудовая книжка
В Правительстве единогласно не одобрили идею с внедрением электронного документа — существуют сторонники и противники нововведения.
| Аргументы «за» | Аргументы «против» |
| Электронная книжка не будет удержана недобросовестным нанимателем после ухода с работы сотрудника;
кадровое делопроизводство будет существенно упрощено; электронный документ не потеряется, сведения не будут утрачены; бумажные книжки перестанут подделывать; не придется исправлять случайно допущенные ошибки; появится возможность совершенствования процесса ведения электронных документов. |
Трудящиеся из отсталых регионов РФ не смогут пользоваться электронным документом из-за отсутствия доступа к интернету;
электронная система может быть повреждена вирусом; может произойти сбой программного обеспечения; придется переносить в базу данных слишком много сведений из бумажных книжек; властям придется понести большие расходы на разработку базы данных, поддержку ее работы, защиту от взлома. |
Экспертное мнение
В настоящее время электронная трудовая книжка не была введена в оборот, хотя предполагался запуск системы еще в 2017 году. Причины для отлагательств обозначены следующие:
- По-прежнему не разработана схема действий для непредвиденных ситуаций (при проникновении в систему, при сбоях, при обнаружении вируса).
- Не решен вопрос прав доступа к базам данных со стороны всех заинтересованных лиц и государственных служб.
- Не была разработана база данных.
Читайте также статью ⇒ «Заверение копии трудовой книжки для банка».
Законодательные акты по теме
| ст. 66 ТК РФ | О порядке ведения трудовой книжки |
| Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 | Утверждение формы бланка трудовой книжки |
Типичные ошибки
Ошибка: Трудящиеся ожидают появление электронных трудовых книжек в 2024 году.
Комментарий: В настоящее время рано говорить о внедрении электронных версий трудовых книжек — не решены технические и практические вопросы ее использования.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Были ли отражены инициативы по внедрению электронных трудовых книжек в каких-либо официальных документах?
Ответ: Да, инициатива по внедрению электронных трудовых книжек была отражена в Проекте развития стратегии пенсионной системы до 2030 года.