Новое в предназначении трудовой книжки в 2024 году

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим, что сотрудник официально работал на предприятии. При  первичном трудоустройстве, работодатель обязан завести трудовую книжку. В ней указывается на первом листе фамилия, имя, отчество сотрудника, его квалификация.

Так же в организации в обязательном порядке должен вестись журнал учета движения трудовых книжек, в котором кадровик отмечает данные сотрудника, серию, номер трудовой книжки, дату принятия на работу и дату увольнения, напротив которой работник расписывается.

Когда делаются записи в трудовую книжку

• Обязательно делается запись при поступлении на работу и увольнении
• Когда предприятие прошло перерегистрацию
• В случае перевода сотрудника на другую должность, в новое структурное подразделение
• Так же, когда сотрудник награждается премией или ему присваивается другой квалификационный разряд

Каковы правила заполнения трудовой книжки

1.На первой странице указываются данные работника, его фамилия, имя, отчество, образование, документ удостоверяющий личность, например паспорт.

2.Запись об образовании в обязательном порядке вносится только с самого документа, подтверждающего данный факт

3.После даты заполнения, сотрудник ставит свою подпись, соглашаясь с правильностью заполнения

4.Чтобы внести изменения в фамилию на первом листе – предоставьте документ, на основании которого она поменялась, тогда кадровик зачеркнет прежнюю, а сверху укажет новую и сошлется на подтверждающий документ

5.Записи дат  во всех разделах должны быть исключительно арабскими цифрами

6.Заполнять книжку необходимо аккуратно, синий или черной ручкой ,зачеркивать запрещается записи, внесенные ранее

7.В случае необходимости внести корректировочную запись ,например в графе сведений, неверная строчка не перечеркивается, а строчкой ниже вносится запись о том, что «Запись с таким-то номером недействительная» и ниже уже верная.

8.При ошибках, допущенных при увольнении, редактирование записи происходит таким же образом

Образец заполнения в различных ситуациях

• Наименование организации в обязательном порядке указывается как полностью так и сокращенное, если предусмотрено Уставом предприятия.
• Далее идет порядковый номер записи, дата принятия на работу, в сведениях пишем кем принят на работу, с указанием должности, в четвертой графе номер приказа, согласно которого человек принят на работу и дата.

Заполнение книжки при переименовании организации:

Часто в жизни мы сталкиваемся с ситуацией, когда предприятию приходится сменить свое название, например по причине того, что налоговая инспекция прислала требование о том, что название ООО «Сиброснефть» имеет в своем составе «Рос», как символику государства, что недопустимо. И тогда организации ничего не остается, как сменить наименование и соответственно внести изменения во все кадровые и уставные документы.

Запись будет выглядеть следующим образом в графе сведений:

Общество с ограниченной ответственностью «Сиброснефть» с 16.04.2017 г. переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Баррель», а в графе 4 указывается  основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Читайте также статью ⇒ Исправление даты увольнения в трудовой книжке.

Внесение записи в трудовую книжку при увольнении, сокращении

Бухгалтер         Каранчева И.В.

Работник         Смирнов О.П.

При сокращении штата так же в обязательном порядке вносится запись в трудовую книжку :

«Уволен  в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Читайте также статью ⇒ Как сделать запись в трудовой об увольнении в 2024.

Ответственность за заполнение трудовой книжки

Согласно Трудового законодательства ответственность за хранение и выдачу трудовых книжек лежит на работодателе, однако в крупных учреждениях существует отдельная кадровая служба. Работник данной службы назначается на должность, с ним заключается трудовой договор, в котором и прописывается ответственность, а сохранность и правильность ведения книжек.

В случае, когда сотрудник взял для личных целей трудовую книжку, ответственность лежит не на нем, а на кадровике .Чтобы подстраховаться, возьмите с работника заявление о том, что он просит выдать ее на руки для каких целей и на какой срок.

Штрафные санкции, которые грозят руководителю и кадровому работнику:

• для кадровика– за нарушение Законодательства штраф в размере от тысячи до пяти тысяч рублей
• для руководителя– взыскание в сумме от 30 000-50 000 или прекращение деятельности д о трех месяцев

Ответы на распространенные вопросы

1.Вопрос №1:

Я работаю экономистом в организации на полную ставку, хочу устроиться по совместительству в другое место, как правильно поступить с трудовой книжкой?

Ответ:

Трудовая книжка должна находиться по месту основной деятельности, для того, чтобы вам внесли запись о совместительстве, обратитесь в отдел кадров вашего предприятия с заявлением на выдачу трудовой и передачи ее на новое место. После получения книжки на руки, вы несете ее на работ, где будете совместителем, кадровик делает запись о приеме и возвращает ее вам обратно, так же и в случае увольнения- самостоятельно обращаетесь на предприятие, где являетесь совместителем

2.Вопрос №2:

На предприятии произошел неприятный инцидент, погиб работник, как заполнить трудовую книжку в случае смерти работника?

Ответ:

Когда вам стало известно о смерти сотрудника, необходимо, чтобы родственники предоставили свидетельство о смерти или справку. Далее оформляется приказ о прекращении трудового договора  тем числом, когда выдан документ о смерти, а сам трудовой договор и увольнение с работы наступает днем смерти.

В первой графе ставим порядковый номер записи, следующей по порядку, далее дата увольнения, в сведениях пишем о том, что Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, в 4 графе по общим правилам номер и дата приказа.

Выдать трудовую книжку кадровик обязан при увольнении, в случае с умершим она выдается близким родственникам либо членам семьи. При обращении снимите ксерокопию с их паспорта и подтверждения родства, например свидетельство о браке, если это супруг или супруга. Трудовая книжка выдается под расписку либо по заявлению отправляется по почте заказным письмом с уведомлением. В книге движения трудовых расписывается родственник в получении.