Оформление командировки в 2024 году пошаговая инструкция

С точки зрения закона, командировочная поездка является обычным исполнением трудовых обязательств и поручений работодателя сотрудником, направленным на другое предприятие вне основного места работы. Поездка оплачивается за счет фирмы. Сотрудник может быть направлен на принимающую фирму в пределах России или за границу. В любом случае, служебные поездки должны оформляться в соответствии с требованиями трудового законодательства, чтобы гарантировать подчиненному соблюдение его прав, и чтобы наниматель мог снизить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму командировочных выплат. Давайте рассмотрим, как осуществляется оформление командировок сотрудников.

Грамотное оформление командировок сотрудников

Процедура оформления служебных поездок имеет некоторые особенности. Сотрудник, перед тем как отправиться в командировку, должен ознакомиться с приказом о направлении его в другую местность и получить аванс для покупки проездного билета и компенсации своих расходов, связанных с поездкой. Поскольку, если подчиненный будет направлен в командировку без соответствующего постановления и должного оформления документов, он не сможет гарантировать себе зарплату и возмещение командировочных затрат по возвращении на постоянное место работы.

Прежде чем оформлять документы для поездки в командировку, работодатель обязан убедиться в том, что сотрудник может быть направлен в поездку без его согласия, иначе сперва придется заручиться его письменным согласием.

Трудовой кодекс предписывает руководителям оформлять командировочные поездки сотрудников в следующем порядке:

  1. В первую очередь нужно оповестить работника о предстоящей поездке.
  2. Нужно удостовериться, что выбранный для исполнения поручения сотрудник не принадлежит к числу подчиненных, которых направлять в командировку запрещено.
  3. Также, если работник относится к особой категории служащих, нужно заручиться его письменным согласием на поездку.
  4. Если предполагается, что днем отъезда будет выходной, письменное согласие берется с любого работника, вне зависимости от факта его принадлежности к гражданам, которые пользуются особой социальной защитой.
  5. Если работник просит не направлять его в командировку и приводит веские доводы, нужно изучить ситуацию и решить, принимать ли причины его отказа за уважительные основания для направления в служебную поездку другого работника.
  6. Необходимо оформить служебное задание для сотрудника, в котором говорилось бы о месте прибытия, дате начала и окончания командировке, целях поездки, поставленных задачах.
  7. Затем нужно издать приказ о направлении работника. Первый экземпляр приказа подписывается сотрудником и остается у нанимателя. Второй выдается на руки подчиненному.
  8. Работодатель также оформляет работнику командировочное удостоверение в качестве подтверждения того, что в оговоренные сроки он будет находиться в поездке по служебным делам (на сегодняшний день оформление данного документа не является обязательным).

Читайте также статью ⇒ «Командировка за счет принимающей стороны в 2024».

Оформление командировок сотрудников: особенности

Оформление командировок сотрудников имеет свои особенности, несмотря на то, что направление в поездку считается обычным исполнением трудовых обязательств, но не по основному месту работы:

  • работника разрешается направить сразу в несколько зарубежных государств в рамках одной поездки, рассчитав суточные на основании стоимости проезда, питания, жилья и услуг связи в каждой отдельной стране;
  • работник, заболевший или получивший травму в период пребывания в служебной командировке, должен получить помимо суточных и оплату больничного листа по приезду на предприятие (для этого он должен оформить больничный лист);
  • если сотрудник направляется в командировку за рубеж, командировочное удостоверение ему не выдается;
  • если работа подчиненного имеет разъездной характер, каждая поездка не оформляется как командировка;
  • какой бы по продолжительности не была командировка, за сотрудником сохраняется его должность, оклад и рабочее место;
  • документальное оформление командировочной поездки возможно только после официального трудоустройства и подписания трудового договора.

Читайте также статью ⇒ «Можно ли отказаться от командировки».

Оформление командировок сотрудников при поездке за границу

Основное отличие между оформлением областной и заграничной поездки — выплата суточных. При командировании в пределах России суточные составят 700 рублей, а при поездке за рубеж — 2500 рублей.

Наниматель обязан возместить работнику все затраты, которые тот понес на этапе оформления командировки, нахождения в пути и в период самой поездки:

  1. Если у работника нет оформленного заграничного паспорта, руководитель оплачивает его получение.
  2. Если направление в командировку предполагает въезд в визовые страны, стоимость оформления виз также сотруднику компенсируется. Оплачиваются и дополнительные расходы — на страховку, например.
  3. Покупка проездных билетов на поезд или самолет также оплачивается из средств работодателя, тоже касается и аэродромных сборов, доплат за провоз багажа. В период поездки сотрудник должен собирать квитанции и чеки на оплату всех проездных билетов на автобусы, такси, поезда.
  4. Аренда жилого помещения или оплата гостиничного номера тоже компенсируется работодателем.
  5. По договоренности с нанимателем сотруднику могут быть возмещены и иные затраты, например, услуги телефонной связи, интернет.

Законодательные акты по теме (ТК РФ)

ст. 166 ТК РФ Определение командировки
ст. 116 ТК РФ О праве работодателя на направление работников в любые служебные поездки в пределах России и за рубеж

Типичные ошибки

Ошибка: Работодатель поручил бухгалтеру выплатить командированному сотруднику аванс в качестве компенсации расходов, связанных с поездкой за границу, в рублях.

Комментарий: Суточные должны начисляться работнику в валюте той страны, в которую он был направлен. Неиспользованные деньги также возвращаются сотрудником в кассу предприятия в валюте.

Ошибка: Работодатель направил работника в командировку в выходной день, не попросив предоставить письменное согласие.

Комментарий: Любая работа в выходной день, включая командировку и нахождение в пути, требует предварительного согласия сотрудника.

Ответы на распространенные вопросы про оформление командировок сотрудников

Вопрос №1: Может ли работник отказаться от поездки в командировку, если о возможных служебных поездках не было сказано в трудовом договоре при приеме на работу?

Ответ: Командировка — обычная трудовая деятельности, только не по основному месту работы. А потому отказаться от поездки может только работник, принадлежащий к особым категориям сотрудников, или имеющий уважительные причины для отказа.

Вопрос №2: Как отразиться на работодателе выплата суточных командированному сотруднику сверх положенной нормы?

Ответ: Работодатель вправе самостоятельно определять размер суточных к выплате, но при превышении установленных законом сумм (700 рублей в сутки для поездок по России и 2500 рублей в сутки при поездке за рубеж) придется удерживать НДФЛ.

Оцените статью
Права пенсионеров и инвалидов
Добавить комментарий

Adblock
detector