Реестр помогает обеспечить корректный учет административных документов персонала.
В нем отражаются данные о выданных заказах, что позволяет систематизировать и оптимизировать учетный процесс.
Заказы с разными сроками хранения необходимо разносить отдельно.
Приказы о ежегодном отпуске, его переносе, продлении, досрочном прекращении должны храниться в течение 5 лет, должны фиксироваться в отдельной книге.
- Нужно ли мне вести учет заказов на отдых?
- Как правильно заливать?
- Скачайте форму и заполните образец
- Выводы
Нужно ли вести учет распоряжений о предоставлении отдыха?
Бухгалтерский учет и ввод заказов обычно ведутся в тех организациях, где имеется большое количество сотрудников.
Отражение данных о заказах, оформленных в отдельном сводном реестре, не дает запутаться в оформленной документации, позволяет быстро определить, когда и кто ушел в отпуск, какие изменения были внесены в порядок его предоставления.
Регистрация позволяет наглядно увидеть нумерацию, правильно присвоить номер новому документу.
Кроме того, такая бухгалтерия позволяет быстро найти требуемый документ, помогает в случае судебных и трудовых споров подтвердить факт выполнения работодателем взятых на себя обязательств.
Законодательство не содержит обязанности составлять журнал, так как программа Т-7 выполняет функцию учета запланированных отпусков.
Однако компания вправе вести учет поступивших заказов в самой газете, если это удобно для этого.
Как заполнить правильно?
Форма бухгалтерского и регистрационного журнала не установлена.
Компания может разработать собственный рентабельный модуль, жестких требований не предъявляется, так как этот регистр нужен исключительно для внутренних нужд организации, а надзорные органы никогда не требуются.
Журнал обычно оформляется в виде таблицы, в которой производится проводка очередного заказа.
Оформить распоряжение о предоставлении отпуска — это ввести основную информацию о нем в табличной части журнала.
Обычно книга включает столбцы со следующими заголовками:
- прогрессивный номер записи;
- дата заказа;
- порядковый номер — присваивается на основе нумерации, разработанной в организации;
- ФИО сотрудника, которому предоставляется ежегодный отдых;
- его должность или профессия;
- отдел, в котором он работает;
- тип планового отпуска — заказы на ежегодный оплачиваемый отпуск рекомендуется размещать отдельно от других, имеющих более длительный срок хранения, если журнал предназначен исключительно для учета и учета заказов на ежегодный отпуск, этот столбец можно исключить;
- дату начала и окончания праздника из заказа;
- продолжительность остатка также переносится из заказа;
- документальная основа: заявление или программа сотрудника;
- примечание — любая дополнительная информация.
Это приблизительное содержание графиков, включающее полную информацию о оформленном документе. При желании столбцы можно редактировать, сокращать или интегрировать.
для заказов с разным сроком хранения лучше всего вести журнал отдельно.
Распоряжения о ежегодном отпуске (концессия, перевод, продление) должны храниться в течение 5 лет.
Приказы о предоставлении неоплачиваемого отдыха, декретного отпуска должны храниться 75 лет, их лучше записывать в отдельные книги.
Если журнал выпускается в бумажном виде, рекомендуется прошить его, пронумеровать страницы, поставить печать, то есть оформить по общепринятым правилам ведения книг.
вы можете зарегистрироваться в электронном виде, это упрощает процесс, позволяя вести учет документации без нарушения норм трудового законодательства.
Записи должны храниться 3 года.
Скачать бланк и образец заполнения
Скачать регистр учета и оформления заказов на ежегодный отпуск — образец.
Вот как выглядит образец:
Выводы
По закону организация не обязана вести учет выданных праздничных распоряжений в реестре.
Однако вести такой учет удобно, особенно в крупных компаниях. Поэтому на практике такие регистры широко распространены.
Дневник можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде, ограничений на это нет.
Рекомендуется вести административную документацию на ежегодный отпуск отдельно.
