Неотъемлемой частью рабочего процесса является отпуск сотрудника. Но деятельность компании не должна прекращаться из-за отсутствия специалиста.
В такие моменты работодатель требует организации замены на период отпуска работника в соответствии с правилами Трудового кодекса.
- Как возложить функции временно отсутствующего работника по ТК РФ?
- Как рассчитать доплату за комбинацию позиций?
- Как оформить записку о постановке задач?
- Скачать образец
- Оформление декларации о согласии на объединение должностей
- Пример
- Полезное видео
- Выводы
Как возложить функции временно отсутствующего работника по ТК РФ?
Действующее законодательство предлагает несколько вариантов выполнения функций временно отсутствующего специалиста в связи с отпуском:
- без освобождения от основной деятельности;
- временный перевод (переезд);
- неполный рабочий день.
При совмещении или расширении круга обязанностей сотрудника используются внутренние ресурсы компании.
Статья 60.2 ТК РФ позволяет выполнять указанную в трудовом договоре работу в течение дня на другой или аналогичной должности за дополнительное материальное вознаграждение.
Срок выполнения дополнительных функций, их содержание определяется работодателем с письменного согласия работника.
В случае отрицательного ответа сотрудника руководитель вправе в одностороннем порядке перевести подчиненного на другую должность на срок не более 30 дней.
Эту возможность необходимо указать в трудовом договоре. Кроме того, без согласия депутата замена допускается в некоторых ситуациях: стихийные бедствия или техногенные катастрофы, промышленные аварии, стихийные бедствия, эпидемии.
На момент заключения договора размер вознаграждения устанавливается в фиксированном размере или в процентах от заработной платы (ст. 151 ТК РФ), а также содержание и объем работ, срок выполнения дополнительных работ.
Если срок замены определить невозможно, то конкретная дата в договоре не прописана, достаточно исправить фразу: «до тех пор, пока отсутствующий специалист не уйдет из отпуска по работе».
Информация о временной замене на период ежегодного отпуска в трудовую книжку не включается.
Подписанный документ является основанием для выдачи приказа о временном исполнении функций. Единой формы документа нет, он оформляется в произвольной форме.
Иногда пакет документов на замену дополняется договором полной ответственности.
Как рассчитать доплату за совмещение должностей?
Нет ограничений по начислению минимальной или максимальной доплаты по совокупности Трудового кодекса.
На каждый индивидуальный случай подписывается договор с учетом пожеланий работодателя и подчиненного. Если планируется установить фиксированную доплату, руководитель предприятия может руководствоваться положениями своих локальных актов.
Работник, оформленный на неполный рабочий день на период отпуска, может настоять на неполной смене или одном рабочем дне (ст. 93 ТК РФ).
В этом случае надбавка рассчитывается исходя из фактически отработанных часов.
Как правило, за выполнение дополнительных функций временно отсутствующему сотруднику заработная плата указывается в виде процента от должностного оклада замещаемой должности.
Также взимается плата за производство: количество произведенной продукции, товар. При определении размера заработной платы работодатель руководствуется экономической выгодой.
Не стоит рассчитывать на 100% от основной или дополнительной заработной платы, в этой ситуации желательно нанять нового специалиста.
Для расчета надбавки за комбинации установленный процент умножается на заработную плату, следовательно, на количество отработанных дней (смен).
Письмо Минздравсоцразвития от 12 марта н. 22-2-897, поясняет, что в некоторые моменты выполнение рабочих обязанностей отсутствующего специалиста может быть бесплатным.
Это допустимо, если должностными инструкциями сотрудников определенных категорий предусмотрены случаи выполнения функций отсутствующего сотрудника с аналогичной должностной функцией.
В этом случае совмещение является частью трудовых функций, которые дополнительно не оплачиваются.
Как оформить служебную записку о возложении обязанностей?
Документ оформляется в произвольной форме на имя руководителя предприятия. Составителем записки является руководитель структурного подразделения.
Чтобы придать форме официальный тон, необходимо руководствоваться положениями стандартов ГОСТ Р 6.30-2003.
В записке необходимо указать название учреждения, получателя и автора письма, дату и подробное описание ситуации, в которой необходимо заменить, перераспределить обязанности между коллегами за отсутствие на праздники, подпись кандидат.
Свое решение глава компании ставит на заметку.
Количество мест, подлежащих заполнению, законом не ограничено. Есть только ограничения, запрещающие замену определенных категорий должностей: главного бухгалтера банка и руководителя предприятия.
Скачать образец
Скачать напоминание о домашнем задании — образец.
Вот как выглядит образец:
Оформление заявления о согласии на совмещение должностей
Согласие — это заявление в свободной форме, если у компании нет утвержденного образца такого документа.
В форме указываются получатель (название компании и ее руководителя) и заявитель (сотрудник).
После слова «кандидатура» указывается, когда и кем была предложена возможность агрегирования, знание программы работы и дополнительное вознаграждение.
требуется согласие соискателя с изменением условий работы, проставляется его личная подпись и дата.
Пример
Скачать декларацию о согласии на выполнение дополнительных заданий во время отпуска — образец.
Вот как выглядит образец:
Полезное видео
Особенности записи временной замены отсутствующего сотрудника — вы можете узнать из этого видео:
Выводы
Специалист вправе заранее отказаться от временного занятия должности лица, отсутствующего в связи с отпуском, так же как работодатель может отменить его назначение для выполнения своих функций.
Обо всех изменениях другая сторона сделки должна быть уведомлена в письменной форме не позднее, чем за 3 рабочих дня. Такой порядок определен ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ.
При смене профессий устное соглашение не запрещено, что позволяет избежать многих формальностей. Руководителю компании не нужно тратить время на бумажную работу.
Но для сотрудника такая схема действий менее безопасна. При этом меняется должностная инструкция, увеличивается нагрузка на сотрудника, одновременно закрываются две кадровые единицы, доплата не выплачивается.