Правильное документальное оформление поступления основных средств с образцами документов для скачивания

Поступление основных средств на предприятии приводит к необходимости ведения бухгалтерского учета этих объектов. Любая проводка в бухгалтерском учете производится только на основании документа, включающего необходимую документацию при получении операционной системы.

Список необходимых ценных бумаг варьируется в зависимости от источника покупки актива. В статье мы разберем, какие документы нужно составлять при взаимодействии с объектами операционной системы.

1. Зачем нужно оформлять документы при приеме операционной системы к бухгалтерии?
2. Что вам понадобится при покупке?
3. Список при строительстве
4. Какие ценные бумаги используются для регистрации бесплатного сбора актива
5. Причины получения объекта в качестве вклада в уставный капитал
6. Срок хранения
7. Ответственность за несоблюдение сроков

Зачем нужно оформлять документы при принятии к учету ОС?

Документация подтверждает проводки, сделанные на счетах. Суммы, отраженные в бухгалтерском учете, соответствуют данным документов, на основании которых проводились проводки.

Важно! Если бухгалтер учитывает основные средства, полученные без наличия документа, учитывает затраты на приобретение без первоисточника, в дальнейшем будет невозможно доказать наличие сумм на счетах.

Учет принятия объекта основных средств к бухгалтерскому учету состоит из сбора всех затрат на приобретение на едином счете. Что входит в стоимость получения основных средств? Каждая сумма затрат проводится на основе документа. Кроме того, он архивируется для архивирования в папке и, при необходимости, изымается для представления для обоснования операций, выполненных со счетами.

Затраты не могут быть учтены в расходах по налогообложению при отсутствии документальной основы — одного из условий признания расхода в налоговой базе по налогу на прибыль или доход ГНС за вычетом расходов.

Список документов, которые необходимо заполнить, зависит от того, как объект получает компания. Доступны следующие методы:

• покупка — покупка за наличный расчет;
• получить бесплатный подарок;
• получать в качестве взноса в уставный капитал;
• строительство экономичным способом (собственными силами);
• подрядное строительство (с привлечением подрядчиков).
• Какие документы необходимо подготовить для различных способов приобретения внеоборотных активов, обсуждается ниже.

Какие нужны при покупке?

Список документов при платной покупке актива:

• договор поставки (если продавец — организация или индивидуальный предприниматель) или купли-продажи (если продавец — физическое лицо);
• накладная — если приобретаемое за вознаграждение основное средство новое (можно использовать ТОРГ-12), то ее оформляет продавец в двух экземплярах;
• акт сдачи-приемки — если объект был в эксплуатации, как правило, заполняются типовые формы ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, оформляются продавцом и покупателем в двух экземплярах, то оформляется акт сдачи-приемки ОС-14 оформляется на объект, подлежащий дальнейшей установке, в активе передается монтажной организации согласно акту ОС-15;
• счет-фактура — документ оформляется поставщиком, если в цену актива включен НДС, который покупатель может принять к вычету, достаточно выдать копию покупателю;
• коносамент — если купленный актив был доставлен транспортной компанией, перевозчик должен заполнить столько копий, сколько есть минимум двух заинтересованных лиц;
• накладная — если покупатель сам перевез операционную систему к месту назначения, она оформляется организацией, купившей объект, в экземпляре;
• трудовой договор, акт выполненных работ — если актив будет приведен в состояние, готовое к эксплуатации. Акт составляет подрядчик, выполнивший монтажные, монтажные и испытательные работы;
• счета-фактуры на выдачу материалов, расчетные листы, банковские выписки, если оборудование собирает покупатель;
• таможенная декларация — если актив ввозится, оборудование приобретается и требуется оплата пошлины и сбор на таможне;
• авансовый отчет — необходим в некоторых случаях, если сотрудника отправляют в командировку для приобретения операционной системы, оформляется бухгалтером и сотрудником в копии.

Перечень при строительстве

Если актив создается, а не приобретается, документация по приобретению будет немного отличаться. Будут добавлены документы, учитывающие специфику самостоятельного строительства или подрядного строительства.

Если объект построен экономично (самостоятельно), то список документов, которые необходимо оформить, будет следующим:

• счета-фактуры на перемещение материалов между подразделениями: могут использоваться стандартные формы М-8, М-11 (при ограниченных запасах), счета-фактуры выписываются в двух вариантах для обеих сторон (склад и приемное подразделение);
• заработная плата: позволяет учесть затраты на оплату труда ваших рабочих, которым поручено строительство;
• бухгалтерские справки — являются основанием для учета обязательной страховой защиты работников, занятых в строительстве;
• счет-фактура — для возмещения НДС, начисленного в связи со строительством объекта для собственного потребления, данная операция подлежит налогообложению, достаточно оформить версию документа в конце квартала.

Если объект основных средств строится договорным способом, то оформляемые документы будут разными:

• трудовой договор — подписывается заказчиком и подрядчиком и определяет условия построения действующей системы;
• акт выполненных работ (формы КС-2 и КС-3 на строительство) — приложение к договору, подтверждает завершение определенного этапа работ по созданию объекта;
• счета-фактуры на получение строительных материалов;
• сметная документация.

Какими бумагами оформляют безвозмездное получение актива

Если основные средства переданы в дар организации, то необходимо оформить следующие документы:

• договор дарения с условием безвозмездной передачи и приема основных средств для бухгалтерского учета;
• акт приема-передачи, если основное средство находилось в эксплуатации;
• накладная, если операционная система новая;
• документы, подтверждающие оказание экспертных услуг, если по ним была определена среднерыночная стоимость подаренного имущества;
• транспортная накладная или накладная для подтверждения стоимости доставки;
• документы, подтверждающие сборку и установку, если есть.

Основания при получении объекта в качестве взноса в уставный капитал

Другой возможный способ — регистрация основных средств в результате поступлений в виде взноса в УК компании со стороны учредителя. В этом случае документация для бухгалтерского учета включает:

• документы об оценке основных средств экспертом;
• монтажно-монтажная и испытательная документация — все зависит от того, кем выполняются эти работы — подрядчиком или самостоятельно;
• если требуется доставка предмета, то требуется коносамент или накладная.

Сроки хранения

Компания должна обеспечить сохранность полученной документации в отношении регистрации основных средств. Эти документы являются первичными и подтверждают сформированную первоначальную стоимость имущества, подлежащего дальнейшей амортизации.

При определении сроков хранения следует руководствоваться следующим списком правил:

Важно! Срок хранения для налоговых и бухгалтерских целей разный. Важно рассматривать и архивировать документы, в основном рассчитывая на более длительный период.

В налоговом учете срок хранения этих документов определяется ст. 23 НК РФ и составляет 4 года. Срок должен исчисляться с момента завершения амортизации для целей налогообложения.

В бухгалтерском учете период составляет 5 лет после года принятия объекта основных средств к бухгалтерскому учету (ввод в эксплуатацию).

Отдельно оформляются документы, подтверждающие правильность расчета амортизации (различные платежные ведомости, протоколы, заключения по амортизации). Такая документация должна храниться постоянно, конкретные сроки для нее не ограничены законом.

На практике мы сталкиваемся с ситуацией, когда разными нормативными актами устанавливаются не совпадающие по времени сроки хранения одного и того же документа. В этом случае следует уделять больше внимания более длительным срокам, чтобы не было нарушения положений какого-либо закона или порядка.

Ответственность за несоблюдение периодов

Для бизнеса собственника основными способами нарушения сроков хранения документов являются ответственность:

• административный;
• налог.

Несоблюдение сроков является серьезным нарушением Налогового кодекса РФ, которое приводит к:

• штраф в размере 10 тр или 30 тр., первый констатируется при совершении нарушения в течение одного года, второй — более года (при условии, что это не привело к занижению налоговой базы);
• при занижении базы штраф рассчитывается в процентах от суммы неуплаченного налога — 20% с минимальной границей 40 руб.

Компания обязана предоставить документы по запросу ФНС, если этого не произойдет, то за каждую неотправленную форму придется заплатить 200 рублей.

Что касается административной ответственности за несоблюдение сроков консервации, то она возложена на руководителя предприятия: размер штрафа может составлять от 2000 до 3000 рублей.

Компания обязана оформить все документы, необходимые для грамотного оформления объекта полученного товара. Отсутствие документов не позволит обосновать понесенные расходы перед Агентством по доходам. Заполненные документы необходимо хранить в течение определенного периода, в противном случае компания несет ответственность в виде штрафов.